Auf einen Blick
Circula unterscheidet zwischen erstattungsfähigen und nicht erstattungsfähigen Ausgaben.
User können eingereichte Ausgaben dementsprechend einreichen.
Bevor ein User eine Ausgabe einreicht, muss diese entweder als "erstattungsfähig" oder "nicht erstattungsfähig" gekennzeichnet werden. Dies kann man sowohl in der mobilen App als auch in der Web-App kennzeichnen.
Erstattungsfähige Ausgaben in der mobilen App kennzeichnen
Bei der Erstellung einer Ausgabe in der mobilen App, werden User im letzten Schritt gefragt, ob die Ausgabe erstattungsfähig ist.
Erstattungsfähige Ausgaben in der mobilen App kennzeichnen
User können dies jederzeit in der Zusammenfassung der Ausgabe ändern, indem sie auf "Erstattungsfähig" tippen, bevor sie die jeweilige Ausgabe einreichen.
Zusammenfassung einer Ausgabe in der mobilen App
Erstattungsfähige Ausgaben in der Web-App kennzeichnen
Auch bei der Erstellung einer Ausgabe in der Web-App haben User die Möglichkeit, die Ausgabe als erstattungsfähig zu kennzeichnen. Der Schieber muss hierfür auf der rechten Seite stehen, bei einer nicht erstattungsfähigen Ausgabe muss der Schieber nach links geschoben werden.
Erstattungsfähige Ausgabe in der Web-App
Nicht erstattungsfähige Ausgabe in der Web-App
Hinweis
Buchhalter können während der Prüfung die Auswahl zur Erstattungsfähigkeit einer Ausgabe bearbeiten und ggf. korrigieren.
Wichtig für Buchhalter
Bitte beachten Sie vor dem Export der Ausgaben aus Circula in die Finanzbuchhaltung, dass für nicht erstattungsfähige Ausgaben im User Management bei allen Usern eine zweite Kreditorennummer gesetzt sein sollte. Alle User müssen eine eigene Kreditorennummer für erstattungsfähige Ausgaben zugewiesen bekommen, damit das richtige Kreditorenkonto in der Finanzbuchhaltung angesprochen wird. Die zweite Kreditorennummer hingegen kann für alle User dieselbe sein und dient dazu, Beträge zu erfassen, die nicht erstattet werden müssen.
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