Der automatisierte Belegabgleich ist eine Funktion, welche automatisch passende Belege in der Belegablage identifiziert und sie der entsprechenden Kreditkartenausgabe zuordnet.

Dies gilt nur für Ausgaben, die mit einer Circula Kreditkarte getätigt wurden.

Kauft also ein Circula Kreditkartennutzer etwas mit dieser Kreditkarte, wird automatisch ein Ausgabenentwurf erstellt. Das System sucht nun automatisch in der Ablage nach passenden Belegen und fügt diese der Ausgabe hinzu, ohne dass der Einreichende etwas dafür tun muss. User haben natürlich die Möglichkeit, diese Belege zu prüfen und bei Bedarf zu ersetzen oder zu entfernen. User müssen diese Ausgabe nun nur noch ergänzen und einreichen. Ausgaben werden niemals automatisiert eingereicht, ohne dass der Nutzende zugestimmt hat.

Immer wenn ein User einen Ausgabenentwurf öffnet, der noch keinen Beleg enthält, sucht unser System automatisch nach passenden Belegen in der Ablage und ordnet sie, falls vorhanden, automatisch der Ausgabe hinzu. Diese Ausgaben werden nicht automatisch eingereicht.

Der Abgleich erfolgt anhand von drei Kriterien:

Sobald ein Beleg einer Ausgabe automatisch hinzugefügt wurde, erscheint eine Benachrichtigung direkt in der Ausgabe, dass dieser Beleg aus der Ablage zugeordnet werden konnte. Überprüfen Sie, ob dieser Beleg korrekt zugeordnet wurde und wenn ja, können Sie diese Ausgabe nun einreichen.

Web App

Sollte ein Beleg einer Ausgabe fälschlicherweise zugeordnet werden, so können Nutzende diesen ganz einfach entfernen, indem Sie in der Ausgabe rechts unter dem Beleg auf "Optionen" klicken und auf anschließend auf "entfernen".

Mobile App

Sollte ein Beleg in der mobilen App fälschlicherweise einer Ausgabe zugeordnet werden, so können Nutzende diesen ganz einfach entfernen, indem Sie in der Ausgabe auf den Beleg klicken und nun unten rechts auf "Austauschen". Wählen Sie nun den korrekten Beleg aus der Ablage aus oder fügen diesen manuell hinzu.