Tutorial: Gestión de grupos en Circula
Este artículo describe cómo los usuarios administradores pueden gestionar los grupos de usuarios en la aplicación web de Circula.
¿Qué son los grupos?
Los grupos permiten crear flujos de aprobación y control dentro de unidades específicas de la empresa. Puedes asignar supervisores y contables específicos a empleados concretos, lo que permite tener un mayor control de las responsabilidades en la empresa y da lugar a procesos de gestión más eficientes. Además, puedes añadir a los grupos información relevante a efectos de contabilidad.
¿Qué significa "Usuarios Fuera de Grupos"?
El objetivo de los Usuarios Fuera de Grupos es permitir a los Administradores que vean lo siguiente:
Los usuarios que no han sido asignados a ningún grupo como empleados.
Los usuarios que tienen roles de supervisor y contable en toda la empresa.
En la pestaña Supervisores y Contables puedes elegir qué usuarios tendrán privilegios de supervisor y/o contable en toda la empresa.
Además, en la pestaña Empleados, puedes ver a los empleados que no han sido asignados a ningún grupo específico todavía. Los gastos de los empleados no asignados aparecerán en las listas de Tareas pendientes de los supervisores y/o contables de toda la empresa.
¿Cómo añado un nuevo grupo?
Como administrador, puedes crear grupos nuevos desde la pestaña Grupos en la sección Gestión de usuarios. Haz clic aquí para conocer más información sobre las diferentes funciones de usuario.
Simplemente haz clic en el botón amarillo con símbolo "más" en la esquina inferior derecha y se abrirá una nueva pestaña lateral. A continuación, añade la información del grupo.
Añade un nombre para el grupo.
Selecciona los supervisores y contables que se encargarán de aprobar y controlar los gastos.
Agrega los empleados cuyos gastos revisarán los supervisores y contables.
Puedes elegir un centro de costes predeterminado para este grupo de la lista de centros de costes activos, al que tendrás acceso al abrir el componente desplegable. Todos los gastos que presente un usuario de este grupo se asignarán a este centro de costes de manera predeterminada. Los centros de costes se pueden crear aquí.
📝 Notas:
No se puede agregar un empleados a más de un grupo. De esta manera, existe una mayor precisión y hay menos flujos de trabajo repetidos.
Si un supervisor o un contable quiere aprobar sus propios gastos, debe añadirse como empleados al grupo específico del que ya es supervisor o contable.
Los usuarios pendientes también aparecerán en la pestaña Grupos para que puedas organizar a los usuarios en grupos sin tener que esperar a que activen sus cuentas.
Cuanto antes se asignen los nuevos usuarios a sus grupos concretos, mejor será la experiencia con Circula. Los cambios realizados en la pestaña Grupos se aplicarán únicamente a los gastos nuevos que se creen a partir de ese momento. Los gastos existentes no se volverán a clasificar.
¿Cómo desactivo un grupo?
Para deshabilitar un grupo, haz clic en "Gestión de usuarios", selecciona la pestaña "Grupos" y haz clic en los tres puntos del extremo derecho del grupo que necesitas deshabilitar.
Ahora haz clic en "Desactivar". A partir de ahora, este grupo se encontrará en la pestaña "Inactivo" dentro de "Grupos". Por tanto, no se elimina por completo y se puede reactivar en cualquier momento.
Importante:
Para desactivar un grupo, todos los gastos de ese grupo deben haber sido previamente exportados, eliminados o ser un borrador. De esta manera, los gastos que ya han sido presentados no pueden perderse.
Tan pronto como desactives un grupo, todos los usuarios, supervisores y contables anteriormente asignados a este grupo se eliminan automáticamente. Si estos usuarios no están asignados a ningún otro grupo, ahora se encuentran en "Usuarios fuera de grupos", dentro de la pestaña de "Grupos". Ahora puedes añadir estos usuarios al grupo adecuado, para que continúen enviando gastos con éxito.
Reactivar un grupo
Si ahora quieres reactivar un grupo desactivado, selecciona "Gestión de usuarios", y en "Grupos" haz clic en "Inactivo". Aquí encontrarás todos los grupos deshabilitados.Ahora haz clic en los tres puntos del extremo derecho del grupo que te gustaría reactivar y haz clic en "Activar". El grupo ahora aparece en "Activo", pero aún no tiene asignados usuarios, supervisores ni contables. Agrega nuevamente los usuarios para completar este grupo.
Tareas pendientes
Si se realizan cambios en la configuración del grupo, puede suceder que un envío no se muestre como tarea pendiente para la persona que lo aprueba o el contador. Siempre se aplica la configuración que existía en el momento de presentar un gasto o viaje, por lo que si posteriormente se cambia la responsabilidad, esta no se actualizará. En este caso tienes tres opciones:
El empleado puede eliminar el gasto (si ya se ha comprobado o revocarlo (si aún no ha sido procesado) y volver a enviarlo.
Podrás añadir los supervisores y/o contadores que desees al grupo de gastos "Usuarios fuera de los grupos" para que puedan ver el gasto y aprobarlo y/o comprobarlo. Luego podrás eliminarlos nuevamente del grupo "Usuarios fuera de los grupos".
La tercera opción es que el administrador o contador del grupo "Usuarios fuera de grupos" compruebe y apruebe los gastos.
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