Exporte erstellen

So erstellen und exportieren Sie Ausgaben-Reports mit der Circula Web App.

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Verfasst von Eileen Rohlfs
Gestern aktualisiert

User mit der Rolle Buchhalter können Ausgaben, die angenommen wurden, unter "Prüfung und Freigabe" finden. Diese Ausgaben sind in den Tabs FiBu-Export oder LoBu-Export zu finden und bereit, als manuelle Export-Datei heruntergeladen oder direkt zu DATEV übertragen zu werden.

FiBu Exporte

  1. Wählen Sie die linken Kontrollkästchen aus, um die Ausgaben für den FiBu Export auszuwählen.

  2. Klicken Sie auf Exportieren, um die Exportoptionen zu öffnen.

  3. Wählen Sie Ihre gewünschten Exportformate.

  4. Klicken Sie auf Exportieren, um den Vorgang abzuschließen.

Die ausgewählten Ausgaben werden exportiert und unter dem Menü-Punkt "Reports" gespeichert, wo sie erneut heruntergeladen werden können. Folgende Formate können exportiert werden:

  • CSV-Datei. Diese Datei beinhaltet alle ausgewählten Ausgaben mit der Gesamtheit der verfügbaren Daten. Zusätzlich finden Sie für jede Auslage einen Link, der zum jeweiligen Beleg führt. Gesplittete Auslagen werden getrennt voneinander ausgewiesen.

  • PDF-Datei. Reports im PDF Format werden pro Mitarbeiter:in und pro Reise erstellt. 

  • ZIP-Datei inklusive der digitalisierten Belege, entweder im Originalformat oder als PDF.

  • DATEV-Format. Dies ist das ursprüngliche DATEV-Format, mit welchem Daten von Ausgaben zu DATEV Kanzleirechnungswesen (ReWe) OHNE Belege- und Bilddateien importiert werden können.

  • DATEV-XML-Datei. Mit diesem Standard-Export lassen sich Buchungsdetails zusammen mit den jeweiligen Belegen einfach zu DATEV UO importieren.

  • SEPA-XML-Datei. Hier wird ein XML erstellt, welches Sie verwenden können, um die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter zu erstatten.

Sie können für den Übertrag der Ausgaben zu DATEV Kanzlei Rechnungswesen entweder das DATEV Format wählen (manueller Ex- und Import, ohne Belege) oder Sie wählen zunächst den direkten Transfer zu DATEV Unternehmen online und übertragen Kosten von dort zu ReWe.


LoBu Exporte

  1. Wählen Sie die linken Kontrollkästchen aus, um die Ausgaben für den LoBu Export auszuwählen.

  2. Klicken Sie auf Exportieren, um die Exportoptionen zu öffnen.

  3. Wählen Sie Ihre gewünschten Exportformate.

  4. Klicken Sie auf Exportieren, um den Vorgang abzuschließen.

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Erfahren Sie mehr zu den Lohnbuchhaltungsexporten:


Reports

Sobald ein Export erstmalig durchgeführt wurde, bleibt der Datensatz als Report festgeschrieben und kann dort erneut heruntergeladen werden. Nur die direkte Übertragung zu DATEV funktioniert immer einmalig.

Nur User mit der Rolle "Buchhalter außerhalb der Gruppen" können den Menüpunkt "Reports" sehen.

Unter dem Navigationspunkt "Reports" finden Sie alle bereits generierten Reports.

Tipp: Benutzen Sie vor dem Export die Filter- und Suchfunktion, um Ausgaben zu gruppieren. Um beispielsweise nach den Ausgaben einer Person zu suchen, klicken Sie auf die Suchfunktion in der Ecke oben rechts in der Web App und geben Sie den Namen ein.

Die Reiter "FiBu Export" bzw. "LoBu Export" ermöglichen es Buchhaltenden, Exporte zu erstellen, die anschließend unter "Reports" auftauchen.

Der "Alle" Tab beinhaltet alle Ausgaben, ungeachtet ihres jeweiligen Status. Hier finden Sie eingereichte, genehmigte, geprüfte und abgelehnte Ausgaben. Wenn Sie in diesem Tab Übersicht exportieren, wird kein Report erstellt.


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