Kostenstellen

Wie man Kostenstellen in Circula angibt und nutzt.

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Verfasst von Eileen Rohlfs
Vor über einer Woche aktualisiert

Durch das Anlegen von Kostenstellen können Unternehmen einen Teil Ihrer finanziellen Struktur flexibel in Circula abbilden.

Konfigurationen für Admins: Erstellen, bearbeiten und deaktivieren 

Kostenstellen können von Administratoren in den Einstellungen unter dem jeweiligen Tab angelegt, bearbeitet und deaktiviert werden.

  • Zum Anlegen klicken Sie einfach auf den gelben Plus-Button rechts unten in Ihrem Browser. In dem Formular, das nun erscheint, können Sie jetzt den Namen und den Code des Kostenträgers, bzw. der Kostenstelle hinzufügen. 

  • Um Kostenträger oder Kostenstellen zu deaktivieren, klicken Sie in der Liste einfach auf Deaktivieren. Ihre Auswahl wird dadurch nicht gelöscht, sondern ausgegraut und im Reiter "Inaktiv" angezeigt.

  • Zum reaktivieren, klicken Sie in der Liste auf Aktivieren.

Anwendung von Kostenstellen

Ausgaben werden automatisch mit den Kostenstellen eingereicht, die der Gruppe der einreichenden Mitarbeiter/innen entspricht. Um eine Kostenstelle einer Gruppe zuzuordnen, wählen Sie einfach in den Gruppendetails die entsprechende Kostenstelle aus:

Beispiel: Eine Mitarbeiterin der Tech-Abteilung reicht einen Bewirtungsbeleg ein. Die Ausgabe wird somit automatisch mit der für die Tech-Gruppe hinterlegten Kostenstelle versehen. 

Bei mindestens einer aktiven Kostenstelle erscheint ein weiteres Drop-Down-Element in den für Buchhalter/innen sichtbare Ausgabendetails. Sie sind somit in der Lage, die Kostenstellen für die einzelnen Ausgaben anzupassen.

Beispiel: Der von der Tech-Mitarbeiterin eingereichte Bewirtungsbeleg entstand bei einem Abteilungsleiter-übergreifenden Event. Die Kostenstelle ist somit nicht „Tech“, sondern „General“. Die Buchhaltung kann Änderungen wie diese nun in der Web-App vornehmen. 

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