Tagespauschalen sind Vergütungen, die ein Unternehmen zur Verfügung stellen kann, wenn ein Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden außerhalb seines primären Arbeitsplatzes oder seiner Wohnadresse arbeitet.

Dieser Artikel beschreibt die Berechnunglogik für Verpflegungsmehraufwände und Übernachtungspauschalen gemäß der Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen

Circula berechnet automatisch Pauschalen, die diesen Regeln folgen. Sie basieren auf den Informationen, die Sie in die App eingeben (siehe dazu Artikel über Reisen).

Tagespauschalen-Regelung, wenn Sie in Deutschland reisen

Wenn Sie während Ihrer Reise in Deutschland bleiben, erhalten Sie:

  • Eine Halbtagesentschädigung (12 Euro) für Ihren ersten Reisetag.
  • Eine Halbtagesentschädigung (12 Euro) für Reisen, die weniger als 24 Stunden dauern, vorausgesetzt, dass: a) Sie mehr als 8 Stunden auf der Reise verbracht haben - genau 8 Stunden werden nicht kompensiert - und b) die Reise zwischen 0:00 Uhr und 16:00 Uhr beginnt.
  • Eine Ganztagsentschädigung (24 Euro) für eine Reise, die 24 Stunden dauerte und / oder für jeden vollen Tag zwischen dem ersten und letzten Tag der Reise.
  • Einen Zuschuss (20 Euro) für jede Übernachtung während der Reise, wenn keine Unterkunft vom Unternehmen zur Verfügung gestellt oder bezahlt wurde.

Ihre Tagespauschale wird:

  • Bei bereitgestelltem Frühstück um 20% reduziert.
  • Bei bereitgestelltem Mittag- oder Abendessen um 40% reduziert.
  • Vollständig reduziert, wenn alle 3 Mahlzeiten bereitgestellt oder separat verbucht werden.

❕Wichtig: Bitte beachten Sie, dass der Ermäßigungsbetrag immer auf den Gesamtbetrag einer Ganztagesentschädigung berechnet wird, selbst wenn es sich um den Anreise- bzw. Abreisetag handelt. Wenn in diesem Fall die kombinierten Ermäßigungen mehr als das Tagegeld betragen, wird die Pauschale für diesen Tag auf 0 Euro gesetzt.

📝Hinweis:

  • Eine Geschäftsreise beginnt, wenn der reisende Mitarbeiter den Arbeitsplatz/Wohnort verlässt und endet bei der Rückkehr zu diesen. 
  • Es können maximal drei Monate für eine einzelne Reise zurückerstattet werden.

Beispiel

Nehmen wir an, ein Mitarbeiter tritt eine dreitägige Geschäftsreise in Deutschland an. Am ersten Tag verlässt er um 18:30 Uhr das Haus. Er verbringt den zweiten Tag bei einem Kundenworkshop, bei dem das Frühstück vom Arbeitgeber bezahlt wurde. Am dritten und letzten Tag wird das Frühstück und das Mittagessen vom Arbeitgeber bezahlt und er reist dann nach 18:00 Uhr wieder nach Hause.

Unser Reisender erhält dann:

  • Für Tag 1: eine Halbtagesentschädigung von 12,00 Euro = 12,00 Euro
  • Für Tag 2: eine Ganztagesentschädigung von 24,00 Euro reduziert um 20% (4,80 Euro), da das Frühstück bereits abgedeckt war = 19,20 Euro
  • Für Tag 3: eine Halbtagesentschädigung von 12,00 Euro reduziert um 60% (14,40 Euro), da Frühstück und Mittagessen bereits abgedeckt waren = 0 Euro

Gesamtvergütung: €12,00 + €19,20 + €0 =  31.20 Euro

Tagespauschalen-Regelung, wenn Sie ins Ausland reisen

Für Auslandsreisen gelten die gleichen Regeln wie oben beschrieben, jedoch mit unterschiedlichen Vergütungssätzen in Abhängigkeit von Land und Stadt:

  • Bei Reisen von Deutschland ins Ausland oder aus dem Ausland in ein anderes Ausland
  • Bei Reisen, bei denen Sie Ihr Zielland vor 00:00 Uhr Ortszeit erreichen, wenn Sie am gleichen Tag an mehrere Orte reisen

Beispiel

Nehmen wir an, eine Mitarbeiterin unternimmt eine zweitägige Geschäftsreise nach Frankreich. Am ersten Tag startet sie um 9:00 Uhr und landet um 11:30 Uhr in Paris, in der sie den Rest des Tages auf einer Konferenz verbringt. Am zweiten Tag fliegt sie wieder nach Deutschland zurück und landet um 13:00 Uhr. Zudem wurde ihr keine Unterkunft vom Arbeitgeber gestellt, weshalb sie Anspruch auf die zusätzliche Übernachtungspauschale hat.

Die Mitarbeiterin erhält dann:

  • Für Tag 1: eine Halbtagesentschädigung von 39,00 Euro (Pauschale für Paris) sowie den Zuschlag von 135,00 Euro (Übernachtungspauschale für Paris) = 174,00 Euro
  • Für Tag 2: eine Halbtagesentschädigung von 39,00 Euro (Pauschale für Paris) = 39,00 Euro

Gesamtvergütung: 174,00 Euro + 39,00 Euro = 213,00 Euro

Entschädigungsregeln, wenn sie mehrere Destination in einer Reise besuchen

Oftmals besuchen Mitarbeiter mehrere Destinationen während einer Reise. Dies muss nicht zwangsläufig die Berechnung der Tagespauschalen beeinflussen, tut dies allerdings, wenn die einzelnen Städte oder Länder unterschiedliche Tagessätze haben.

Die korrekte berechneten Tagespauschalen belaufen sich jeweils auf die der Destination, an welcher der Reisende an dem Tag vor Mitternacht eintraf.

Beispiel

Destination: Paris
Start: 03. Januar, 11 Uhr
Ende: 05. Januar, 18:00 Uhr (= Ankunftszeit am Zielort)
Destination: London
Ende: 07. Januar, 18:00 Uhr (= Ankunftszeit am Heimatort)

Korrekte Berechnung:

  • 03. Jan: Tagessatz für einen halben Tag Paris = 39€
  • 04. Jan: Tagessatz für einen ganzen Tag Paris = 58€
  • 05. Jan: Tagessatz für einen ganzen Tag London = 62€
  • 06. Jan: Tagessatz für einen ganzen Tag London = 62€
  • 07. Jan: Tagessatz für einen halben Tag London = 41€


Gesamtvergütung: 39 € + 58 € + 62 € + 62 € + 41 € = 262 €

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