Tutorial: Gruppen in Circula verwalten

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Admins, User Gruppen in der Circula Web-App verwalten können.

Was sind Gruppen?

Gruppen erlauben Ihnen, Freigabe- und Prüfprozesse für die Organisationseinheiten Ihres Unternehmens festzulegen. Innerhalb von Gruppen können Sie Genehmiger und Buchhalter für spezifische Mitarbeiter bestimmen, was Ihnen eine effizientere Nutzung von Circula erlaubt.

Zudem können Sie jeder Gruppe eine Kostenstelle zuweisen. Kostenstellen legen Sie  unter Einstellungen im Tab "Kostenstelle" an. Weiteres erfahren Sie hier.

Was bedeutet “User außerhalb der Gruppen”?

Bevor Sie Ihre erste Gruppe erstellen, werden Sie im Tab Gruppen eine Kachel mit dem Namen User außerhalb der Gruppen finden. Wenn Sie diese Kachel anklicken, sehen Sie: 

  • User (Mitarbeiter) welche noch keiner Gruppe zugeordnet wurden. Ihre Ausgaben werden außerhalb der Gruppen eingereicht.
  • User mit Genehmiger- und/oder Buchhalterrechten für das gesamte Unternehmen. Genehmiger und Buchhalter können alle Ausgaben sehen, welche innerhalb und außerhalb der Gruppen eingereicht werden. 

Unter Genehmiger und Buchhalter können Sie festlegen, welche User hierarchisch übergeordnete Rollen für das gesamte Unternehmen und somit alle Gruppen übernehmen.

Unter Mitarbeiter finden Sie alle User, die Ihre Ausgaben in keiner spezifischen Gruppe einreichen, weil Sie keiner hinzugefügt worden sind. Die Ausgaben dieser User werden ausschließlich in den To Dos der Genehmiger und Buchhalter erscheinen, die ebenso außerhalb der Gruppen stehen.

Wie kann ich eine Gruppe erstellen?

User mit der Rolle Admin können Gruppen erstellen und editieren (mehr zu den User Rollen erfahren Sie hier). Sie gelangen zu den Gruppen, wenn Sie im Bereich User Management auf den Tab Gruppen klicken.

Um eine Gruppe zu erstellen, klicken Sie einfach auf den grünen Button rechts unten auf Ihrem Bildschirm. Gehen Sie im Formular, dass sich nun auf der rechten Seite Ihres Bildschirms öffnet, folgendermaßen vor:

  1. Geben Sie der neu erstellten Gruppe einen Namen
  2. Wählen Sie einen Genehmiger und Buchhalter, sowie die Mitarbeiter, deren Ausgaben innerhalb dieser Gruppe geprüft und freigegeben werden sollen, aus 
  3. Sie können eine Kostenstelle für diese Gruppe aus der Liste der aktiven Kostenstellen auswählen, welche beim Öffnen des Dropdown-Menüs angezeigt werden. Alle Ausgaben, die von einem User dieser Gruppe eingereicht werden, werden dieses spezifischen Kostenstelle zugeordnet. Kostenstellen können hier angelegt werden


📝 Hinweis, bitte beachten Sie: 

  • Sie können User auch in Gruppen einteilen, wenn deren Einladung noch ausstehend ist. Auf diese Art können Sie User einladen und sich direkt im Anschluss um die korrekte Zuordnung im Unternehmen kümmern.
  • Ein Mitarbeiter kann nur zu einer Gruppe zugeordnet werden. Auf diese Art wird eine höhere Validität garantiert und Redundanzen vermieden.
  • Wenn Genehmiger oder Buchhalter innerhalb einer Gruppe ihre eigenen Ausgaben prüfen bzw. freigeben möchten, müssen sie innerhalb der Gruppe auch als Mitarbeiter hinzugefügt werden.
  • Je früher Sie sich um die Einteilung Ihrer User in Gruppen kümmern, desto besser. Die Gruppenlogik greift nur auf neu eingereichte Ausgaben und kann nicht rückwirkend angewandt werden.

Haben Sie noch Fragen?

💬 Chat Support
📞+49 30 588 491 01
support@circula.com

War diese Antwort hilfreich für dich?