Auf einen Blick
Sie können Tickets oder Belege von verschiedensten Transportmitteln in der Circula Mobile- oder Web-App einreichen, um diese für Ihr Mobilitätsbudget anrechnen lassen.
Belege können nur innerhalb des Monats ihrer Ausstellung eingereicht werden, das Belegdatum ist die Grundlage für die Berechnung des Mobilitätsbudgets.
Bei der Einreichung sind einige Vorgaben zu beachten.
Nach erfolgreicher Prüfung durch Circula berechnen wir automatisch den maximalen Erstattungsbetrag aus allen korrekten Einreichungen.
Vorgaben
Die Art der Fahrt muss korrekt eingegeben werden. Privatfahrten und Pendelverkehr können eingereicht werden, Dienstreisen sind nicht Teil des Mobilitätsbudgets!
Die Mobilitätsart (öffentlicher Personennahverkehr, öffentlicher Personenfernverkehr, Individualverkehr) muss korrekt eingegeben werden.
Sie können auch internationale Fahrkarten für den öffentlichen Nahverkehr einreichen. Der Punkt "Reise außerhalb Deutschlands" muss hierbei korrekt ausgewählt werden.
Anforderungen an das Ticket / den Beleg
Damit eine Quittung akzeptiert wird, müssen die folgenden Informationen sichtbar sein: Transportmittel, Datum der Zahlung und der Ticketbetrag.
Für mehr Kontext zum Rechtlichen Hintergrund des Essenszuschuss, besuchen Sie gerne unseren Artikel "Mobilitätsbudget I Juristischer Kontext".
Wichtig
Circula prüft jede einzelne Einreichung. Nur Belege welche die oben genannten Vorgaben erfüllen können akzeptiert werden und fließen in die Berechnung mit ein.
Belege einreichen
Sie können Belege stets innerhalb des Monats ihrer Ausstellung in der Circula Mobile- oder Web-App einreichen, um diese für Ihr Mobilitätsbudget anrechnen lassen.
Folgende Angaben müssen für eine erfolgreiche Prüfung sichtbar sein: Transportmittel, Datum der Zahlung und der Ticketbetrag.
Das Deutschlandticket
Das 49€ Ticket kann bei jedem ÖPNV-Unternehmen in Deutschland gebucht werden. Der Buchungsprozess, die Ticketform oder die Rechnungsstellung kann sich hier von ÖPNV zu ÖPNV unterscheiden. In unserem Artikel "Das 49€ Ticket" erfahren Sie alle Details zur Einreichung.
Mobile App
Am bequemsten können Sie Belege mit der Circula mobile App einreichen, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:
Gehen Sie zu "Benefits" in der mobile App.
Klicken Sie auf den gelben Plus Button, und wählen "Mobilität".
Scannen Sie Ihren Beleg. (Alternativ: Wählen Sie einen Beleg aus der Ablage oder aus Ihren internen Gerätespeicher.)
Wählen Sie die korrekte Mobilitätsart (Öffentlicher Nahverkehr, Öffentlicher Fernverkehr oder Individualverkehr)
(Nur bei Öffentlicher Fernverkehr: Wählen Sie ob es sich um eine Privatfahrt oder Fahrt zum Arbeitsplatz handelt.)
Zusammenfassung: Überprüfen Sie Ihre Angaben und wählen Sie, ob Ihre Reise außerhalb Deutschlands stattgefunden hat.
Klicken Sie "Einreichen".
Im Tab "Benefits" können Sie Ihre Einreichungen überprüfen. (Jede Einreichung hat einen Status, genehmigte Quittungen zeigen den berechneten Erstattungsbetrag).
Web App
In der Circula Web App können Sie ebenfalls Belege einreichen, befolgen Sie hierzu die folgenden Schritte:
Klicken Sie auf "Benefits" in der Web App
Klicken Sie auf den gelben Plus Button, und wählen "Mobilität".
Laden Sie einen Beleg hoch oder wählen Sie einen Beleg aus der Ablage.
Wählen Sie das korrekte Mobilitätsart (Öffentlicher Nahverkehr, Öffentlicher Fernverkehr oder Individualverkehr)
(Nur bei Öffentlicher Fernverkehr: Wählen Sie ob es sich um eine Privatfahrt oder Fahrt zum Arbeitsplatz handelt.)
Wählen Sie, ob Ihre Reise außerhalb Deutschlands stattgefunden hat.
Klicken Sie auf "Einreichen"
Im Tab "Benefits" können Sie Ihre Einreichungen überprüfen. (Jede Einreichung hat einen Status, genehmigte Quittungen zeigen den berechneten Erstattungsbetrag).
Datum des Benefits
Bei Zeitkarten wie z.B. dem Deutschlandticket nutzt Circula den Beginn des Gültigkeitszeitraum als Datum, alle anderen Tickets werden mit dem Rechnungsdatums genehmigt.
Zeitkarten
Für Abo-Tickets des öffentlichen Nahverkehrs ist es möglich, diese in der Circula App monatlich mit nur wenigen Klicks erneut einzureichen.
In unserem Artikel "Jahreskarten erneut einreichen" erfahren Sie alle Details zur einfachen Einreichung von Zeitkarten.
Der Lunch Benefit ist nicht freigeschalten?
Sollte Circula Lunch für Ihren Account bislang nicht freigeschalten sein, wenden Sie sich bitte an Ihre Personalabteilung.
Fragen und Antworten
Bis wann müssen meine Belege eingereicht werden?
Zu bezuschussende Belege eines Monats müssen immer innerhalb des Monats der Ausstellung eingereicht werden, um bei der Berechnung des Zuschusses wirksam zu werden.
Bitte beachten Sie:
Für etwaige Korrekturen erweitern wir dieses Zeitfenster auf den 01. bis 03. des Folgemonats. In diesem Zeitrahmen eingereichte Benefits sollten korrekt sein und allen Vorgaben entsprechen, da ab dem 04. keine Nachreichungen mehr möglich sind.
❗️ Bitte reichen Sie also alle Belege zeitnah und korrekt ein, um Ihr Budget auszuschöpfen.
Müssen Nutzer die Belege aufbewahren?
Circula speichert Belege revisionssicher. Falls Ihr Unternehmen keine anderen Vorgaben äußert, müssen Belege nicht aufbewahrt werden. Wir raten aber, die Belege aufzuheben, bis die Prüfung in Circula erfolgt ist.
Welche Verkehrsmittel können Mitarbeitende mit dem Mobilitätsbudget nutzen?
Alle Verkehrsmittel sind erlaubt. Von S-Bahn, Bus, ICE, über Fahrrad, E-Scooter oder Carsharing.
Gilt das Mobilitätsbudget nur für berufsbedingte Fahrten?
Nein, Mitarbeitende können frei entscheiden, für welche Reisen sie ihr Budget verwenden – ob privat oder zur ersten Tätigkeitsstätte spielt keine Rolle.
Was gilt als erste Tätigkeitsstätte?
Die Definition der ersten Tätigkeitsstätte ist abhängig von intern festgelegten Bestimmungen des Unternehmens. Als Orientierung dient § 9 Absatz 4 Satz 1 EStG des BMF-Schreibens.
Können Mitarbeitende Fahrten mit ihrem Privatwagen einreichen?
Ja, Mitarbeitende können Kraftstoffkosten in der Kategorie "Individualverkehr" geltend machen – auch für Privatfahrten. Beachten Sie, dass diese Kosten versteuert werden müssen.
Wird das Trinkgeld vom bewilligten Betrag ausgenommen?
Wenn Sie einem Fahrer oder einer Fahrerin Trinkgeld geben, so wird dieser Betrag aus dem für Sie verfügbaren Mobilitätsbudget ausgeklammert. Haben Sie also beispielsweise 15,00 € bezahlt und geben 3,00 € Trinkgeld, werden nur 15,00 € der Einreichung als Mobilitätszuschuss bewilligt.
Ich bekomme keine Rechnung für meine Jahreskarte?
Bei einigen Chipkarten (z.B.: der BVG-Jahreskarte (Berlin)) handelt es sich nicht um einen klassischen Fahrausweis, sondern um eine Chipkarte, auf der nur die Kartennummer, aber kein Name und keine Zeiträume gespeichert sind. Jede Inhabende Person einer Jahreskarte kann bei Kundencentern eine Umsatzsteuerrechnung anfordern. Diese wird per Post zugestellt. Diese Rechnung enthält alle wesentlichen Informationen über den Inhaber der Jahreskarte.
Werden die Daten gespeichert, wenn ich mein Smartphone wechsle?
Ja! Alle Daten werden in der Circula App gespeichert. Sie können sich mit Ihrem neuen Smartphone einloggen.
Werden meine Daten vertraulich behandelt?
Ja! Circula sorgt dafür, dass Ihre Daten sicher sind. Alle Informationen zum Datenschutz bei Circula finden Sie hier.
Haben Sie noch Fragen?
💬 Chat Support
📞+49 30 588 491 01
✉️️ support@circula.com