Tutorial: Gruppen in Circula verwalten

In diesem Artikel wird beschrieben, wie die Admins User Gruppen in der Circula Web-App verwalten kann.

Was sind Gruppen?


Gruppen erlauben Ihnen, Freigabe- und Prüfprozesse für die Organisationseinheiten Ihres Unternehmens festzulegen. Innerhalb von Gruppen können Sie Genehmiger und Buchhalter für spezifische Mitarbeiter bestimmen, was Ihnen eine effizientere Nutzung von Circula erlaubt.

Zudem können Sie aus jeder Gruppe eine Kostenstelle hinzufügen. Kostenstellen legen Sie  in den Einstellungen in dem Tab "Kostelle" an. Weiteres erfahren Sie hier.

Was bedeutet “User außerhalb der Gruppen”?

Bevor Sie Ihre erste Gruppe erstellen, werden Sie im Tab Gruppen eine Kachel mit dem Namen User außerhalb der Gruppen finden. Wenn Sie die Kachel anklicken, sehen Sie: 

  • User die noch keiner Gruppe als Mitarbeiter zugeordnet wurden. Ihre Ausgaben werden außerhalb der Gruppen eingereicht.
  • User mit Genehmiger- und Buchhalterrechten für das gesamte Unternehmen. Genehmiger- und Buchhalter können alle Ausgaben sehen, die innerhalb und außerhalb der Gruppen eingereicht werden. 

Unter Genehmiger & Buchhalter können Sie festlegen, welche User hierarchisch übergeordnete Rollen für das gesamte Unternehmen und somit alle Gruppen übernehmen.

Unter Mitarbeiter finden Sie alle User, die Ihre Ausgaben in keiner spezifischen Gruppe einreichen, weil Sie keiner hinzugefügt worden sind. Die Ausgaben dieser User werden ausschließlich in den Todos der Genehmiger und Buchhalter erscheinen, die ebenso außerhalb der Gruppen stehen.

Wie kann ich eine Gruppe erstellen?

User mit der Rolle Admin können Gruppen erstellen und editieren (mehr zu den Userrollen erfahren Sie hier). Sie gelangen zu den Gruppen, wenn Sie im Bereich User Management auf den Tab Gruppen klicken.

Um eine Gruppe zu erstellen, klicken Sie einfach auf den grünen Button rechts unten auf Ihrem Bildschirm. Gehen Sie im Formular, dass sich nun auf der rechten Seite Ihres Bildschirms öffnet, folgendermaßen vor:

  1. Geben Sie der neu erstellten Gruppe einen Namen
  2. Wählen Sie einen Genehmiger und Buchhalter, sowie die Mitarbeitern, deren Ausgaben innerhalb dieser Gruppe geprüft und freigegeben werden sollen, aus. 
  3. Sie können eine Kostenstelle für diese Gruppe aus der Liste der aktiven Kostenstellen auswählen, die beim Öffnen der Dropdown-Komponente angezeigt werden. Alle Ausgaben, die von einem User dieser Gruppe eingereicht werden, erhalten diese spezifische Kostenstelle. Kostenstellen können hier angelegt werden.


📝 Hinweis: bitte beachten Sie: 

  • Sie können User in Gruppen einteilen, wenn deren Einladung noch ausstehend ist. Auf diese Art können Sie User einladen und sich direkt im Anschluss um die korrekte Zuordnung im Unternehmen kümmern.
  • Ein Mitarbeiter kann nur zu einer Gruppe hinzugefügt werden. Auf diese Art wird eine höhere Validität garantiert und Redundanzen vermieden.
  • Wenn Genehmiger oder Buchhalter innerhalb einer Gruppe ihre eigenen Ausgaben prüfen bzw. freigeben möchten, müssen sie innerhalb der Gruppe auch als Mitarbeiter hinzugefügt werden.
  • Je früher Sie sich um die Einteilung Ihrer User in Gruppen kümmern, desto besser. Die Gruppenlogik greift nur auf neue Ausgaben.

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