Durch das Anlegen von Kostenträgern und Kostenstellen können Unternehmen Ihre finanzielle Struktur flexibel in Circula abbilden.

Konfigurationen für Admins: Erstellen, bearbeiten und deaktivieren 

Kostenträger und Kostenstellen können von Administratoren in den Einstellungen unter den jeweiligen Tabs angelegt, bearbeitet und deaktiviert werden.

  • Zum Anlegen klicken Sie einfach auf den grünen Plus-Button rechts unten in Ihrem Browser. In dem Formular, das nun erscheint, können Sie jetzt den Namen und den Code des Kostenträgers, bzw. der Kostenstelle hinzufügen. 
  • Um Kostenträger oder Kostenstellen zu deaktivieren, klicken Sie in der Liste einfach auf Deaktivieren. Ihre Auswahl wird dadurch nicht gelöscht, sondern ausgegraut und am Ende der Liste angezeigt. 
  • Zum reaktivieren, klicken Sie in der Liste auf Aktivieren.

Anwendung von Kostenträgern 

Sobald zumindest ein Kostenträger aktiv ist, werden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen beim Einreichen von Ausgaben danach gefragt, welchem Projekt die Ausgabe zuzuordnen ist. In der Liste der Kostenträger, die für Mitarbeiter-innen als „Projekte“ angezeigt werden, gibt es auch die Option „Kein Projekt“ auszuwählen. 

Falls erforderlich, können Buchalter-innen die Auswahl des Kostenträgers nach dem Einreichen ändern. Hierzu finden sie in den Ausgabendetails ein Drop-Down-Element, das beim Anklicken alle aktiven Kostenträger zur Auswahl anzeigt. 

Anwendung von Kostenstellen

Ausgaben werden automatisch mit den Kostenstellen eingereicht, die den Gruppe der einreichenden Mitarbeiter-innen entspricht. Um eine Kostenstelle einer Gruppe zuzuordnen, wählen Sie einfach in den Gruppendetails die entsprechende Kostenstelle aus:

Beispiel: Eine Mitarbeiterin der Tech-Abteilung reicht einen Bewirtungsbeleg ein. Die Ausgabe wird somit automatisch mit der für die Tech-Gruppe hinterlegten Kostenstelle versehen. 

Bei mindestens einer aktiven Kostenstelle, erscheint ein weiteres Drop-Down-Element in den für Buchhalter-innen sichtbare Ausgabendetails. Sie sind somit in der Lage, die Kostenstellen für die einzelne Ausgaben anzupassen.

Beispiel: Der von der Tech-Mitarbeiterin eingereichte Bewirtungsbeleg entstand bei einem Abteilungsleiter-übergreifenden Event. Die Kostenstelle ist somit nicht „Tech“, sondern „General“. Die Buchhaltung kann Änderungen wie diese nun in der Web-App vornehmen. 

War diese Antwort hilfreich für dich?