Dieser Artikel gibt Einblicke in die Funktionen, die für die Prüfung von einzelnen Ausgaben relevant sind. Das Prüfen von ganzen Reisen wird in folgendem Artikel näher beschrieben.

User, die über eine Buchhalter-Rolle verfügen, können Ausgaben in ihrer To-Do Liste prüfen. Falls Sie sowohl über die Buchhalter-, als auch die Genehmiger-Rolle verfügen, finden Sie alle Ausgaben, die geprüft werden müssen, in der Liste “Offene Prüfung”. Um die Ansicht mit den Ausgabendetails zu öffnen, klicken Sie einfach auf die gewünscht Ausgabe. 

Klicken Sie auf eine Ausgabe, um die Ausgabendetails zu öffnen.

  1. Ausgabendetails: Hier finden Sie alle Daten, die von den einreichenden Mitarbeiter*innen eingegeben wurden, als auch zusätzliche Eingabefelder für Details, die relevant für den Buchungsprozess sind (siehe Abschnitt “Ausgabendetails bearbeiten”).
  2. Protokoll: zeigt die Änderungshistorie einer Ausgabe.
  3. Aktionsleiste: Hier könne Sie aus einer Reihe an Aktionen wählen:
  • Prüfung bestätigen: Sie können die Prüfung abschließen, indem Sie diese mit einem Klick auf den grünen Button bestätigen. Alle Änderungen, die vorgenommen wurden, werden bei dieser, als auch bei allen anderen Aktionen, gespeichert.
  • Ablehnen: Falls Ihnen bei einer Ausgabe relevante Informationen fehlen, die von der einreichenden Person ergänzt werden müssen, können Sie diese mit der Angabe eines Grundes, ablehnen. Mitarbeiter erhalten anschließend eine Benachrichtigung und haben die Möglichkeit die Ausgabe zu bearbeiten und erneut einzureichen. 

Sekundäre Aktionen:

  • Speichern: Änderungen speichern, ohne dabei eine Status-verändernde Aktion durchführen zu müssen. Dies kann sich als nützlich erweisen, wenn Ihr Unternehmen eine Vier-Augen-Politik hat.
  •  Ausgabe löschen: Falls Sie nicht wollen, dass eine Ausgabe nach dem Ablehnen erneut eingereicht wird, können Sie diese löschen. Mitarbeiter werden über das Löschen benachrichtigt. Hier haben Sie ebenfalls die Möglichkeit einen Grund für das Löschen anzugeben. Nach dem Löschen wird die Ausgabe aus allen Listen entfernt. 

In der Aktionsleiste entscheiden Sie wie Sie den Prüfprozess abschließen wollen.

Ausgabendetails bearbeiten

Ausgaben bereit für die Buchung machen

Die meisten Informationen in den Ausgabebdetails werden von den einreichenden Mitarbeiter*innen bereitgestellt. Sie können die übermittelten Daten nun ggf. ändern.

Einige Daten, welche etwas mehr buchhalterische Expertise verlangen, werden bei dem Einreichprozess nicht abgefragt und sollten daher bei der Prüfung ergänzt werden:

  • MwSt.-Satz
  • Rechnungsnummer
  • Das Splitten von Beträgen

Standardmäßig wird die Kostenstelle ausgewählt, die der Gruppe der einreichenden Person zugewiesen wurde. Dies kann jedoch bei Bedarf angepasst werden. Hier erfahren Sie, wie Sie Kostenstellen einrichten und optimal nutzen können.

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