Einem User können eine oder mehrere Rollen zugewiesen werden. Rollen werden von Admin-Usern im Bereich User Management der Web-App verwaltet, wie in diesem Artikel erläutert. Zu jeder Rolle gehören spezifische Zugriffs- und Verwendungsrechte.

Circula unterscheidet zwischen vier Userrollen:

  • Mitarbeiter
  • Genehmiger
  • Buchhalter
  • Administrator

📝 Hinweis: Der User, der den Unternehmensaccount angelegt hat, erhält automatisch alle Userrollen und hat somit Zugriff auf alle Bereiche der Web-App.

Mitarbeiter

Diese Rolle wird standardmäßig jedem User zugewiesen. Mitarbeiter:

  • Haben vollen Zugriff auf die Funktionen der mobilen App, von denen sie Ausgaben einreichen können.
  • Können die Web-App verwenden, um Ausgaben einzureichen und den Status eingereichte Ausgaben einzusehen.

Buchhalter

Buchhalter haben Zugriff auf zusätzliche Funktionen in der Web-App. Sie können:

  • Eingereichte Ausgaben von von Usern sehen, wenn sich diese als Mitarbeter in Gruppen befinden, denen sie als Buchhalter zugeordnet wurden. 
  • Ausgabendetails bearbeiten, wenn falsche Informationen übermittelt wurden
  • Ausgaben ablehnen oder löschen. Beim Ablehnen wird der Mitarbeiter per Push-Benachrichtigung und E-Mail benachrichtigt.
  • Ausgaben als kontrolliert markieren und somit den buchhalterischen Prüfschritt abschließen.
  • Ausgaben im Bereich Offene Exporte als Reports exportieren und diese Reports bei Bedarf im Bereich Reports erneut herunterladen. Hier finden Sie eine detaillierte Beschreibung des Prozesses. 

Genehmiger

Genehmiger haben ebenfalls Zugriff auf zusätzliche Funktionen in der Web-App. Sie können:

  • Eingereichte Ausgaben von von Usern sehen, wenn sich diese als Mitarbeter in Gruppen befinden, denen sie als Genehmiger zugeordnet wurden. 
  • Ausgaben ablehnen. Beim Ablehnen wird der Mitarbeiter per Push-Benachrichtigung und E-Mail benachrichtigt.
  • Ausgaben freigeben.

📝 Hinweis: Genehmiger haben keine Schreibrechte und können eingreichte Ausgaben nicht bearbeiten, wenn falsche Informationen übermittelt wurden. Diese Befugnis haben nur Buchhalter.

Administrator

Administratoren haben Verwaltungsrechte in der Web-App. Sie können:

  • Gruppen, User und Userrollen im Bereich User Management anlegen und verwalten.
  • Einstellungen verwalten. Dies umfasst unter anderem: Kategorien (Sachkonten), Kostenstellen, Kostenträger oder Billing-einstellungen des Unternehmens.

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