Tutorial: Gruppen in Circula verwalten
In diesem Artikel wird beschrieben, wie Admins User-Gruppen in der Circula Web-App verwalten können.
Was sind Gruppen?
Gruppen erlauben Ihnen, Freigabe- und Prüfprozesse für die Organisationseinheiten Ihres Unternehmens festzulegen. Innerhalb von Gruppen können Sie Genehmiger und Buchhalter für spezifische Mitarbeiter/innen bestimmen, was Ihnen eine effizientere Nutzung von Circula erlaubt.
Zudem können Sie jeder Gruppe eine Kostenstelle zuweisen. Kostenstellen legen Sie unter Einstellungen im Tab "Kostenstelle" an. Weiteres erfahren Sie hier.
Was bedeutet “User außerhalb der Gruppen”?
Bevor Sie Ihre erste Gruppe erstellen, werden Sie im Tab Gruppen eine Kachel mit dem Namen User außerhalb der Gruppen finden. Wenn Sie diese Kachel anklicken, sehen Sie
User (Mitarbeiter) welche noch keiner Gruppe zugeordnet wurden. Ihre Ausgaben werden außerhalb der Gruppen eingereicht.
User mit Genehmiger- und/oder Buchhalterrechten für das gesamte Unternehmen. Genehmiger und Buchhalter können alle Ausgaben sehen, welche innerhalb und außerhalb der Gruppen eingereicht werden.
Unter Genehmiger und Buchhalter können Sie festlegen, welche User hierarchisch übergeordnete Rollen für das gesamte Unternehmen und somit alle Gruppen übernehmen.
Unter Mitarbeiter finden Sie alle User, die ihre Ausgaben in keiner spezifischen Gruppe einreichen, weil sie keiner hinzugefügt worden sind. Die Ausgaben dieser User werden ausschließlich in den To-Dos der Genehmiger und Buchhalter erscheinen, die ebenso außerhalb der Gruppen stehen.
Wie kann ich eine Gruppe erstellen?
User mit der Rolle Admin können Gruppen erstellen und editieren (mehr zu den User-Rollen erfahren Sie hier). Sie gelangen zu den Gruppen, wenn Sie im Bereich User Management auf den Tab Gruppen klicken.
Um eine Gruppe zu erstellen, klicken Sie einfach auf den gelben Button rechts unten auf Ihrem Bildschirm. Gehen Sie im Formular, dass sich nun auf der rechten Seite Ihres Bildschirms öffnet, folgendermaßen vor:
Geben Sie der neu erstellten Gruppe einen Namen
Wählen Sie einen Genehmiger und Buchhalter, sowie die Mitarbeiter/innen, deren Ausgaben innerhalb dieser Gruppe geprüft und freigegeben werden sollen, aus
Sie können eine Kostenstelle für diese Gruppe aus der Liste der aktiven Kostenstellen auswählen, welche beim Öffnen des Dropdown-Menüs angezeigt werden. Alle Ausgaben, die von einem User dieser Gruppe eingereicht werden, werden dieses spezifischen Kostenstelle zugeordnet. Kostenstellen können hier angelegt werden
📝 Hinweis, bitte beachten Sie:
Sie können User gleich bei der Einladung in Gruppen einteilen, aber auch zu einem späteren Zeitpunkt. Wenn Sie die Einladung noch ausstehend ist, sind die Nutzer in Ausstehende Einladungen gelistet. Wenn sie den Account bereits aktiviert haben, finden Sie sie in Aktive User. Auf diese Art können Sie Mitarbeiter einladen und sich zu jedem Zeitpunkt um die korrekte Zuordnung kümmern. Wir empfehlen, die Zuordnung gleich bei der Einladung vorzunehmen.
Ein Mitarbeiter kann nur zu einer Gruppe zugeordnet werden. Auf diese Art wird eine höhere Validität garantiert und Redundanzen vermieden.
Wenn Genehmiger oder Buchhalter innerhalb einer Gruppe ihre eigenen Ausgaben prüfen bzw. freigeben möchten, müssen sie innerhalb der Gruppe auch als Mitarbeiter hinzugefügt werden.
Je früher Sie sich um die Einteilung Ihrer User in Gruppen kümmern, desto besser. Die Gruppenlogik greift nur auf neu eingereichte Ausgaben und kann nicht rückwirkend angewandt werden.
Wie deaktiviere ich eine Gruppe?
Um eine Gruppe zu deaktivieren, gehen Sie zu "User Management", klicken Sie auf den Reiter "Ausgaben-Gruppen" und klicken Sie ganz rechts bei der Gruppe, welche Sie gern deaktivieren würden auf die drei Punkte.
Hier klicken Sie nun auf "Deaktivieren". Diese Gruppe wird von nun an unter dem Reiter "Inaktiv" in Ihren Ausgaben-Gruppen zu finden sein. Sie ist somit nicht vollständig gelöscht und kann jederzeit reaktiviert werden.
Wichtig:
Um eine Gruppe deaktivieren zu können, müssen alle Ausgaben exportiert, gelöscht oder ein Entwurf sein. Somit können keine bereits bearbeiteten und eingereichten Ausgaben verloren gehen.
Sobald Sie eine Gruppe deaktivieren, werden alle Einreicher, Genehmiger und Buchhalter, die zuvor dieser Gruppe zugeordnet waren, automatisch entfernt. Sollten diese User noch keinen anderen Gruppen zugeordnet sein, so befinden sie sich nun unter "Ausgaben-Gruppen" in "User außerhalb der Gruppen". Fügen Sie diese Nutzer nun einer passenden Gruppe hinzu, damit diese weiterhin erfolgreich Ausgaben einreichen können.
Eine Gruppe Reaktivieren
Wenn Sie eine Gruppe reaktivieren möchten, gehen Sie unter User Management und Ausgaben-Gruppen zum Reiter Inaktiv. Hier finden Sie alle deaktivierten Gruppen.
Klicken Sie nun ganz rechts auf die drei Punkte der Gruppe, welche Sie gern reaktivieren würden und klicken Sie auf "Aktivieren". Die Gruppe erscheint nun unter "Aktiv", ist aber weiterhin ohne zugeordnete Einreichende, Genehmiger und Buchhalter. Fügen Sie diese bitte nun erneut hinzu, um die Gruppe zu vervollständigen.
"Unsichtbare" To Dos
Wenn etwas an der Gruppen-Konfiguration verändert wird, kann es dazu kommen, dass eine Einreichung der genehmigenden Person oder dem/der Buchhalter:in nicht als To Dos angezeigt wird. Es werden immer die Einstellungen übernommen, die zum Zeitpunkt des Einreichens einer Ausgabe oder Reise vorlagen, wird also nachträglich die Zuständigkeit geändert, aktualisiert sich diese nicht.
In diesem Fall haben Sie drei Möglichkeiten:
Der/ die Mitarbeitende kann die Ausgabe löschen (wenn sie bereits geprüft wurde) oder sie widerrufen (wenn sie noch nicht bearbeitet wurde) und erneut einreichen.
Sie können die gewünschten Vorgesetzten und/oder Buchhaltenden in der Ausgaben-Gruppe “User außerhalb der Gruppen" hinzufügen, sodass diese die Ausgaben sehen und sie genehmigen und/oder kontrollieren können. Danach können Sie sie wieder aus der Gruppe “User außerhalb der Gruppen" entfernen.
Die dritte Möglichkeit ist, dass die/der Vorgesetzte bzw. Buchhalter:in in der Gruppe “User außerhalb der Gruppen" die Ausgaben kontrollieren und genehmigen.
Haben Sie noch Fragen?
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