Auf einen Blick
Durch das Anlegen von Kostenstellen können Unternehmen einen Teil Ihrer finanziellen Struktur flexibel in Circula abbilden.
Kostenstellen können von Admins hinzugefügt und bearbeitet werden.
Kostenstellen können User-Gruppen zugeordnet werden.
Mit den Kostenstellen können Unternehmen ihre finanzielle Struktur flexibel in Circula abbilden. Kostenstellen können in den Einstellungen erstellt, bearbeitet und deaktiviert werden.
Wie erstelle ich eine neue Kostenstelle?
Klicken Sie in der Web-App auf den Menüpunkt "Einstellungen" und danach auf den Reiter "Kostenstellen".
Ansicht der Kostenstellen in der Web-App
Klicken Sie auf das gelbe Plus um eine neue Kostenstelle hinzuzufügen.
Neue Kostenstelle erstellen
Geben Sie den Namen der Kostenstelle und die Kostenstellen-Nummer ein und klicken Sie auf "Erstellen".
Neue Kostenstelle erstellen
Die neue Kostenstelle wird zu dem Reiter "Kostenstellen" hinzugefügt.
Neu erstellte Kostenstelle
Wie bearbeite ich eine Kostenstelle?
Klicken Sie in der Web-App auf den Menüpunkt "Einstellungen" und danach auf den Reiter "Kostenstellen".
Ansicht der Kostenstellen in der Web-App
Klicken Sie auf die Zeile der Kostenstelle, die Sie bearbeiten möchten.
Kostenstelle für die Bearbeitung auswählen
Nachdem Sie den Namen oder die Nummer der Kostenstelle bearbeitet haben, klicken Sie auf "Speichern".
Bearbeitung einer Kostenstelle
Wie deaktiviere ich eine Kostenstelle?
Hinweis
Kostenstellen können nicht gelöscht, sondern lediglich deaktiviert werden.
Klicken Sie in der Web-App auf den Menüpunkt "Einstellungen" und danach auf den Reiter "Kostenstellen".
Ansicht der Kostenstellen in der Web-App
Klicken Sie auf die drei Punkte in der Zeile der Kostenstelle, die Sie deaktivieren möchten.
Klicken Sie auf "Deaktivieren".
Deaktivierung einer Kostenstelle
Die deaktivierten Kostenstellen finden Sie unter dem Tab "Inaktiv".
Deaktivierte Kostenstellen
Tipp
Deaktivierte Kostenstellen können jederzeit erneut aktiviert werden, indem Sie auf die drei Punkte in der jeweiligen Zeile der deaktivierten Kostenstelle und im Anschluss auf "Aktivieren" klicken.
Anwendung von Kostenstellen
Ausgaben werden automatisch mit den Kostenstellen eingereicht, die der Gruppe der einreichenden User entspricht. Um eine Kostenstelle einer Gruppe zuzuordnen, wählen Sie einfach in den Gruppendetails die entsprechende Kostenstelle aus:
Beispiel: Eine Mitarbeiterin der Tech-Abteilung reicht einen Bewirtungsbeleg ein. Die Ausgabe wird somit automatisch mit der für die Tech-Gruppe hinterlegten Kostenstelle versehen.
Für Buchhaltende:
Bei mindestens einer aktiven Kostenstelle erscheint ein weiteres Drop-Down-Element in den für Buchhaltende sichtbare Ausgabendetails. Sie sind somit in der Lage, die Kostenstellen für die einzelnen Ausgaben anzupassen.
Beispiel: Der von der Tech-Mitarbeiterin eingereichte Bewirtungsbeleg entstand bei einem Abteilungsleiter-übergreifenden Event. Die Kostenstelle ist somit nicht „Tech“, sondern „General“. Die Buchhaltung kann Änderungen wie diese nun in der Web-App vornehmen.
Kostenstellen auf Mitarbeiterebene
Admins können dem Profil eines einzelnen Users eine bestimmte Kostenstelle zuweisen. Dieser Ansatz bietet eine größere Flexibilität und Transparenz in Ihrem Circula Setup.
Diese Einstellung überschreibt die Standardkostenstelle, die der Ausgabengruppe des Users zugewiesen ist.
Zuweisung einer Kostenstelle auf Mitarbeiterebene
Navigieren Sie zum Reiter "User Management".
Klicken Sie auf den Namen des jeweiligen Users, um die Detailansicht des Profils zu öffnen.
Im Feld "Kostenstelle für Mitarbeiter" können Sie dem User eine Kostenstelle zuweisen.
Wenn diesem User bereits eine bestimmte Kostenstelle zugewiesen ist, wird sie in diesem Feld angezeigt.
Wenn das Feld leer ist, wurde keine Kostenstelle auf Mitarbeiterebene zugewiesen.
Hier können Sie dem User eine neue Kostenstelle zuweisen, oder die bestehende ändern. Danach klicken Sie auf "Speichern".
Kostenstellen für Mitarbeiter in der Web-App
Die Genehmigungspriorität der zugewiesenen Kostenstellen
Wenn eine Ausgabe eingereicht wird, prüft Circula in der folgenden Reihenfolge, ob eine Kostenstelle vorhanden ist:
Kostenstelle auf Mitarbeiterebene: Das System prüft zunächst das Feld „Kostenstelle für Mitarbeiter“ des Users. Wenn hier eine Kostenstelle zugewiesen ist, wird diese verwendet. Diese Zuordnung hat Vorrang vor allen anderen.
Kostenstelle der Ausgabengruppe (Fallback): Wenn das Feld „Kostenstelle für Mitarbeiter“ im Profil des Users leer ist, greift das System automatisch auf die Kostenstelle zurück, die der Ausgabengruppe des Users zugeordnet ist.
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