Auf einen Blick
Die Struktur Ihrer Rechnung hängt von den gebuchten Modulen ab. Grundsätzlich wird jedes Modul als eigene Rechnungszeile dargestellt.
Fest vereinbarte Lizenzen werden im Voraus berechnet – abhängig vom vereinbarten Zahlungsrhythmus.
Mehrverbräuche werden monatlich auf Basis der aktiven User abgerechnet.
Ihre Rechnungs- und Zahlungsinformationen können Sie in den Rechnungseinstellungen Ihres Circula-Accounts einsehen und teilweise anpassen.
📌 Überblick
Ihre Circula-Rechnung enthält Informationen zu den gebuchten Modulen, dem Leistungszeitraum, dem Zahlungsziel, der Fälligkeit sowie gegebenenfalls Rabatten, Mehrverbräuchen und Gutscheinabrechnungen.
Die genaue Darstellung auf der Rechnung kann je nach gebuchten Modulen und Abrechnungsmodell variieren.
🧾 Struktur der Rechnung
Die Struktur der Rechnung ist abhängig von den gebuchten Modulen. Grundsätzlich wird jedes Modul als eine eigene Rechnungszeile dargestellt.
Ein Beispiel mit drei Modulen:
📆 Leistungszeitraum
Sofern alle abgerechneten Rechnungszeilen denselben Leistungszeitraum umfassen, wird dieser im Kopfteil der Rechnung angezeigt. Dort finden Sie auch Informationen zum Zahlungsziel und zur Fälligkeit.
❗️Wichtig
Das Feld „Nächstes Rechnungsdatum“ bezieht sich immer auf den kleinsten auf der Rechnung enthaltenen Abrechnungszyklus. Wenn ein monatlicher Posten enthalten ist, zum Beispiel durch Mehrverbrauch, verweist das nächste Rechnungsdatum auf den nächsten Monat – auch bei Jahresverträgen.
Wenn unterschiedliche Leistungszeiträume je Rechnungszeile gelten, wird der jeweilige Leistungszeitraum direkt in der Rechnungszeile angegeben.
📝 Hinweis
Fest vereinbarte Lizenzen werden stets im Voraus berechnet. Der Zeitraum richtet sich nach dem vereinbarten Zahlungsrhythmus.
🏷️ Rabatte
Wenn Ihr Vertrag einen Rabatt auf eine bestimmte Position enthält, wird dieser direkt vom jeweiligen Rechnungsposten abgezogen. Zusätzliche Informationen dazu enthält ein Hinweis im unteren Bereich der Rechnung.
Wenn sich der Rabatt auf die gesamte Rechnungssumme bezieht, erfolgt der Abzug im Summenbereich der Rechnung.
📈 Mehrverbrauchsrechnungen
Circula erlaubt die flexible Nutzung von Lizenzen und limitiert diese nicht anhand der fix vereinbarten Lizenzen. So können Nutzerspitzen flexibel abgebildet werden.
Etwaige Mehrverbräuche, basierend auf den aktiven Usern über den fest vereinbarten Lizenzen, werden monatlich abgerechnet.
📝 Hinweis
Ein User gilt als „aktiv“, wenn er in den letzten 30 Tagen eine der folgenden Aktionen durchgeführt hat:
Eine Ausgabe eingereicht
Eine Ausgabe genehmigt oder abgelehnt
Eine Ausgabe geprüft
Einen Report erstellt hat.
Zum monatlichen Abrechnungsstichtag werden alle aktiven User berücksichtigt. Der Abrechnungsstichtag ist derselbe Monatstag, an dem auch die jährliche Vertragsverlängerung liegt.
Auf der Rechnung werden jedoch nur die Lizenzen abgerechnet, die über die fest vereinbarten Lizenzen hinausgehen.
Beispiel:
Fest vereinbarte Lizenzen: 15
Gesamtnutzung: 18 Lizenzen
Abgerechneter Mehrverbrauch: 3 Lizenzen zum flexiblen Preis
🎁 Abrechnung von Sachbezugsgutscheinen
Gutscheinverbräuche, die im Rahmen des Sachbezug-Moduls entstehen, werden monatlich abgerechnet.
Die Abrechnung erfolgt als Vorauszahlung für den folgenden Monat. Grundlage dafür sind der zurückliegende Verbrauch und das vereinbarte Gutscheinvolumen.
Die Abrechnung findet immer zwischen dem 21. und 30. Kalendertag eines Monats statt und kann nicht geändert werden.
In der Hinweissektion der Rechnung finden Sie Informationen dazu, wie sich der Vorauszahlungsbetrag zusammensetzt.
Die Lesart ist wie folgt:
Vereinbartes Vorauszahlungsvolumen – Vorauszahlungssaldo zum Ende des Vormonats + Gutscheinverbrauch des Monats bis zum Abrechnungstag = Vorauszahlungsbetrag der Rechnung
Im Beispiel:
500 – 450 + 400 = 450
📝 Hinweis
Technisch bedingt kann es aufgrund der Gutscheinzustellungszeiten auch nach Bestellschluss am 20. des Monats zu Verbräuchen zwischen dem 21. und 30. des Monats kommen. Diese werden fortlaufend in jeder neuen Rechnung berücksichtigt.
🧮 Umsatzsteuer
Grundsätzlich erbringt Circula umsatzsteuerpflichtige Leistungen, die dem aktuell gültigen deutschen Umsatzsteuersatz unterliegen.
Die angewandten Steuersätze sind an den jeweiligen Rechnungsposten ersichtlich.
Im Rahmen des Sachbezug-Benefits abgerechnete Gutscheinbeträge werden als nicht steuerbar nach § 3 Abs. 15 UStG ohne Umsatzsteuer berechnet.
🔎 Gebuchte Module und aktuelle Nutzung einsehen
Admins können im Circula-Account die gebuchten Module sowie die stichtagsbezogene Anzahl der für den aktuellen Zeitraum genutzten Lizenzen überprüfen.
Gehen Sie dafür zu:
„Einstellungen“ > „Billing“ > „Ihr Abonnement“ > „Your subscriptions“
Weitere Informationen dazu, wie aktive User bei monatlichen Mehrverbrauchspositionen berechnet werden, finden Sie im Abschnitt „Mehrverbrauchsrechnungen“.
✉️ Rechnungsdaten ändern
Rechnungen werden an die E-Mail-Adresse gesendet, die in den Rechnungseinstellungen hinterlegt ist.
Sie können diese E-Mail-Adresse im Circula-Account ändern:
„Einstellungen“ > „Billing“ > „Abrechnungsinformationen“ > „Abrechnungs-E-Mail ändern“
📬 Erhalt der Rechnung
Sie können das Datum der nächsten fälligen Zahlung in Ihrem Circula-Account einsehen:
„Einstellungen“ > „Billing“ > „Ihr Abonnement“ > „Your Subscriptions“
Wenn Sie das Rechnungsdatum ändern möchten, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team per E-Mail an support@circula.com oder über den Chat in Ihrem Circula-Account.
Jahresabonnement
Bei einem Jahresabonnement wird die Rechnung jedes Jahr am gleichen Tag wie Ihre erste Rechnung erstellt. Das ist das Datum, an dem Ihr Konto ursprünglich aktiviert wurde und Sie Ihre erste Rechnung erhalten haben.
Monatsabonnement
Bei einem Monatsabonnement erhalten Sie Ihre Rechnung monatlich am selben Kalendertag, an dem Ihr Konto aktiviert wurde und Sie Ihre erste Rechnung erhalten haben.
❗️Wichtig
Auch bei einem Jahresabonnement kann es zu zusätzlichen monatlichen Rechnungen kommen, wenn die tatsächlichen aktiven User den gebuchten Umfang übersteigen. Mehr dazu finden Sie im Abschnitt „Mehrverbrauchsrechnungen“.
❓ Häufig gestellte Fragen
Warum erhalte ich auch monatliche Rechnungen, wenn ich ein Jahresabonnement habe?
Wenn Sie monatliche Zusatzrechnungen erhalten, liegt das daran, dass Sie mehr aktive User eingesetzt haben, als im Rahmen Ihrer Festlizenzen vorgesehen sind.
Circula stellt Ihnen dafür pro aktivem User und Monat eine festgelegte Gebühr in Rechnung.
Wie kann ich mir Rechnungen erneut zuschicken lassen?
Für den Erhalt früherer Rechnungen wenden Sie sich per E-Mail an support@circula.com oder nutzen Sie den Chat in Ihrem Circula-Account.
Kann ich die Rechnungsdaten für frühere Rechnungen ändern lassen?
Für Änderungen an Rechnungsdaten wenden Sie sich per E-Mail an support@circula.com oder nutzen Sie den Chat in Ihrem Circula-Account.
Welche Zahlungsmethoden gibt es für die Bezahlung meiner Rechnungen?
Akzeptierte Zahlungsmethoden sind:
Kreditkarte
SEPA-Lastschrift
Wie kann ich meine Zahlungsmethode aktualisieren?
Kreditkarte
Gehen Sie zu:
„Circula Account“ > „Einstellungen“ > „Billing“ > „Ihre Zahlungsmethode“ > „Karte hinzufügen“
SEPA-Lastschrifteinzug
Kontaktieren Sie unser Support-Team um ein SEPA-Mandat zu erhalten
Sie erreichen unser Support-Team per E-Mail an support@circula.com oder über den Chat:
Auf der Website: Klicken Sie auf das Chat-Symbol unten rechts.
In der App: Gehen Sie zu Einstellungen > Hilfe & Support, um den Chat zu öffnen.
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