Wichtig!
Dieser Text ersetzt keine rechtliche Beratung durch eine:n Steuerberater:in. Er dient lediglich als unterstützende Information. Wir empfehlen Ihnen, bei der Durchführung Ihrer Steuererklärung rechtliche Unterstützung einzuholen.
Auf einen Blick
Die Exportfunktion ermöglicht es Usern, ihre eingereichten Reisen gebündelt, als PDF herunterzuladen.
Das Exportdokument enthält eine Übersicht aller Reisen, steuerfreie Verpflegungsmehraufwand-Grenzwerte sowie die Summe der vom Arbeitgeber erstatteten Verpflegungsmehraufwände.
Der Export dient als Unterstützung für die Steuererklärung und bietet eine Übersicht der erstatteten und nicht erstatteten Beträge.
Wozu dient dieser Export?
Wenn Arbeitnehmende über acht Stunden beruflich unterwegs sind, können unter bestimmten Umständen nicht erstattete Verpflegungsmehraufwände als Werbungskosten in der privaten Steuererklärung geltend gemacht werden. Das gilt sowohl, wenn keine als auch nur ein Teil der steuerfreien Verpflegungsmehraufwand-Grenzwerte vom Arbeitgeber erstattet wurden. Dieser Export hilft mit einer Übersicht über erstattete und nicht erstattete Beträge.
Warum enthält der Export nur Reisen, aber keine Fahrtkosten oder sonstige Auslagen?
Nicht erstattete Fahrtkosten mit einem privaten Fahrzeug können unter bestimmten Bedingungen als Werbungskosten abgesetzt werden. Diese Fahrten werden jedoch nicht in Circula eingereicht und verarbeitet. Die Fahrtkosten-Funktionalität von Circula dient der Erstattung von Fahrtkosten und der Dokumentation nicht erstattungsfähiger Fahrten mit dem Dienstwagen.
Allgemeine Auslagen, die in Circula verarbeitet werden, sind in der Regel für die Werbungskosten in der privaten Steuererklärung irrelevant.
Wo erhalte ich weitere Informationen zu meiner privaten Steuererklärung?
Nur Steuerberater:innen mit entsprechender Qualifikation sind berechtigt, eine Einschätzung zu steuerlichen Fragen zu geben.
Wie erstelle ich meinen Export?
Klicken Sie auf Ihren Namen in der linken unteren Ecke und im Anschluss auf "Account Einstellungen".
Ihre Account-Einstellungen in der Web-App
Öffnen Sie den Tab "Steuer-Export".
Der Steuer-Export Tab in der Web-App
Wählen Sie das gewünschte Jahr für den Export aus.
Jahr für den Steuer-Export auswählen
Klicken Sie auf "Herunterladen".
Steuer-Export herunterladen
Wie ist der Export aufgebaut?
Allgemeine Informationen
Steuerzahler:innen müssen in ihrer Steuererklärung folgende Angaben machen:
Welche Verpflegungsmehraufwände ihnen nach steuerfreien Grundsätzen zugestanden hätten.
Welche Kürzungen aufgrund von Mahlzeitenerstattungen erfolgen.
Wie hoch die tatsächliche Erstattung durch den Arbeitgeber war.
Die Struktur des Exports folgt dem Eingabeformular von ELSTER, dem Online-Formular zur Steuererklärung.
Die Werte werden entsprechend der ELSTER-Darstellung aufgelistet.
Die genannten Sätze werden pro Destination gebündelt angegeben.
Für Reisen innerhalb Deutschlands sind die Pauschalbeträge hinterlegt, für Reisen ins Ausland müssen die Werte von den Usern manuell ergänzt werden.
Reisen innerhalb Deutschlands
Hier werden alle Reisetage gebündelt, die innerhalb Deutschlands stattfinden. D.h. es können auch nur Reiseabschnitte sein, wenn sie zu einem anderen Teil im Ausland waren. Die Tagessätze sind in ELSTER hinterlegt und deswegen nicht im Export.
Tagesreisen über 8 Stunden: Summierung aller eintägigen Reisen mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit (aktuell: 14 € pro Tag).
Ankunfts- und Abreisetage: Summierung aller Ankunfts- und Abreisetage mit deutschem Satz (aktuell: 14 € pro Tag). D.h. “5” bedeutet hier, dass der User an fünf Tagen entweder Ankunfts- oder Abreisetage nach deutschen Sätzen hatte.
24-Stunden-Abwesenheit: Summierung aller vollen Reisetage in Deutschland (aktuell: 28 € pro Tag). D.h. Bei insgesamt zwei dreitägigen Reisen würde hier “2” stehen, da jeweils die ersten und dritten Tage beider Reisen nicht als volle Reisetage gelten.
Reduktion aufgrund erstatteter Mahlzeiten: Falls Mahlzeiten vom Arbeitgeber erstattet wurden, erfolgt eine Kürzung der Verpflegungspauschale (z. B. Frühstückskürzung um 5,60 €). Hier werden die Summe aller Kürzungen summiert. Es gilt nur die tatsächliche Reduktion, d.h. wenn am Anreisetag Mittag und Abendessen erstattet wurden, ist die Kürzung auf den Ankunftstag-Satz von 14,00 € gedeckelt.
Reisen außerhalb Deutschlands
Die Reisetage werden pro Destination zusammengefasst.
Falls eine Reise mehrere Destinationen mit unterschiedlichen Verpflegungssätzen enthält, wird diese entsprechend aufgeteilt.
Auslandstagessätze sind in ELSTER nicht hinterlegt und werden daher im Export einzeln pro Tag dargestellt.
Erstattet durch den Arbeitgeber
Darstellung der tatsächlich erstatteten Beträge durch den Arbeitgeber.
Wichtig!
Der Steuer-Export beinhaltet keine Reisen, die unter die Dreimonatsfrist-Regel fallen. Wenn also diese Funktion für eine Reise aktiviert ist, wird sie darin nicht angezeigt.
Der Grund dafür ist, dass bei Greifen dieser Regel die Pauschalbeträge nicht ausgezahlt werden und damit für die Steuererklärung irrelevant sind.
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