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Dieser Artikel beinhaltet:

  • Was ist die Dreimonatsregel?

  • Wie wird sie von Circula erkannt?

  • Was bedeutet dies für Einreicher, Vorgesetzte und Buchhalter?

Was ist die Dreimonatsregel?

Verpflegungsmehraufwände von Mitarbeitern deutscher Unternehmen gelten als finanzielle Entschädigung für zusätzlicher Kosten für Verpflegung und Unterkunft auf beruflichen Reisen. Dies bedeutet, dass sie nicht Teil des Einkommens der Arbeitnehmer sind und daher (bis zu einer gesetzlichen Grenze) steuerfrei sind.

Diese Leistungen sind jedoch zeitlich begrenzt. Nach diesen dreimonatigen Frist, auch als "Dreimonats-Regel” oder “Dreimonatsfrist"" bekannt, gelten diese Leistungen als Einkommen und sind somit steuerpflichtig.

Wie wird die Dreimonatsregel von Circula erkannt?

Circula erkannt, wann die Dreimonatsregel möglicherweise gilt. Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein:

  • Das Unternehmen ist deutsch

  • Der Mitarbeiter reist regelmäßig an denselben Ort in einem Zeitraum über drei Monate

  • Jede Woche bleibt der Mitarbeiter länger als zwei Tage an diesem Ort

  • Das Projekt der Reise ist das gleiche oder alle Reisen haben kein Projekt aufgeführt

📝 Hinweis: Die Dreimonatsregel gilt nicht, wenn der Mitarbeiter vier Wochen hintereinander oder länger keine Reise zu einem einzelnen entfernten Standort unternimmt.

Beispiel

Beispiel 1 - Es gilt die Dreimonats-Regel.

Antoine arbeitet für die Firma ABC GmbH mit Sitz in Berlin. Sie wollen ein neues Büro in Hamburg eröffnen. Dafür reist Antoine vom 1. September bis 15. November nach Hamburg. Er kehrt nach Berlin zurück und fährt vom 18. November bis 8. Dezember wieder nach Hamburg.

In diesem Fall verbrachte Antoine mehr als 90 Tage an einem einzigen entfernten Ort für denselben Zweck. Es gilt die Dreimonatsregel.

Er erhält für die gesamte in Hamburg verbrachte Zeit Tagessätze gemäß den einschlägigen Tagessätzen. Die ab dem 91. Tag (d.h. dem 2. Dezember) erhaltenen Tagessätze sind nach deutschem Recht als normales Einkommen steuerpflichtig.

Beispiel 2 - Die Dreimonats-Regel gilt nicht.

Leonard arbeitet für die Firma XYZ KG & Co mit Sitz in München. Aus geschäftlichen Gründen muss Leonard nach London gehen, um Kunden zu besuchen.

Er fährt vom 1. Juli bis zum 31. August dorthin, um Kunde A zu besuchen.

Vom 1. Oktober bis zum 15. November geht er erneut nach London, um Kunde B zu besuchen.

Auch wenn Leonard mehr als 90 Tage in London verbracht hat, Der Zweck ist anders. Die Drei-Monats-Regel gilt nicht.

Er erhält Tagessätze für die gesamte im Ausland verbrachte Zeit gemäß den entsprechenden Tagessätzen. Die Tagessätze sind steuerfrei.

Was bedeutet dies für Einreicher?

Mobile App

Wenn Sie eine Reise auf dem mobilen App einreichen, erkennt Circula automatisch die Dreimonatsregel und weist Sie an, diese entsprechend zu markieren.

Das System informiert Sie über ein Icon in der unteren linken Ecke. Wenn der Mitarbeiter darauf klickt, hat er die Wahl, die Dreimonatsregel hinzuzufügen oder nicht.

Web app

Auch wenn Sie eine Reise im Browser einreichen, erkennt Circula automatisch die Dreimonatsregel und weist Sie an, diese entsprechend zu markieren.

In diesem Fall wird im Abschnitt Aufgaben ein Ausrufezeichen angezeigt. In den Reisedetails können Sie die Dreimonatsregel für Ihre Reise anwenden.

Klicken Sie auf "Regel anwenden"

Was bedeutet dies für Buchhalter?

Im Genehmigungs- und Prüfprozess werden Reisen, bei denen wahrscheinlich die Dreimonats-Regel Anwendung findet, entsprechend markiert.

In der Übersicht wird ein Ausrufezeichen angezeigt. Wenn ein Buchhalter darauf klickt, kann er die Dreimonatsregel manuell für diese Reise anwenden.

Klicken Sie auf "Regel anwenden", um die Dreimonatsregel hinzuzufügen

Quelle:
http://einkommensteuerrichtlinien.de/LStR-9-6-Verpflegungsmehraufwendungen-als-Reisekosten.html

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