Gemäß des BMF-Schreibens vom 18.01.2019 gelten folgende Vorgaben:

Damit Belege ohne Verzögerung genehmigt werden können, beachten Sie bitte, welche Posten nicht erstattungsfähig sind.

Die folgende Auflistung ist eine beispielhafte Liste. Im konkreten Einzelfall können auch weitere, hier nicht genannte Artikel als nicht erstattungsfähig eingestuft und abgelehnt werden.

Nicht erstattungsfähig sind insbesondere große Mengen an Rohzutaten oder Produkte zur Vorratshaltung für spätere Tage, zum Beispiel:

Um eine fehlerfreie Abrechnung zu unterstützen, müssen Sie Ihre Belege vor der Einreichung korrekt vorbereiten.

Beispiel A: Supermarkt-Beleg

Wenn Sie einen Beleg aus dem Supermarkt einreichen, markieren Sie die Artikel Ihrer Mahlzeit deutlich, zum Beispiel Salat, ein verzehrfertiges Gericht oder Wasser.

Alternativ können Sie alle unzulässigen Artikel oder Vorräte auf dem Beleg durchstreichen.

Beispiel B: Restaurant-Rechnung oder Lieferdienst

Alle Belege müssen unabhängig von der Anzahl der darauf aufgeführten Mahlzeiten so markiert werden, dass entweder das von Ihnen konsumierte Gericht auf der Restaurantrechnung eindeutig farblich hervorgehoben oder eingekreist ist oder nicht konsumierte Posten durchgestrichen werden.

Sie können Belege stets innerhalb des Monats ihrer Ausstellung in der mobilen App oder Web-App einreichen, um diese für Ihren Essenszuschuss anrechnen lassen.

Am bequemsten können Sie Belege mit der mobilen App einreichen, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:

In der Circula Web-App können Sie ebenfalls Essenszuschüsse einreichen, befolgen Sie hierzu die folgenden Schritte:

Zu bezuschussende Belege eines Monats müssen immer innerhalb des Monats der Ausstellung eingereicht werden, um bei der Berechnung des Zuschusses wirksam zu werden.

Bitte beachten Sie:

Für Korrekturen verlängern wir dieses Zeitfenster bis auf den 3. Tag des Folgemonats. In diesem Zeitraum eingereichte Benefits müssen vollständig und regelkonform sein, da ab dem 4. Tag des Folgemonats keine Nachreichungen mehr möglich sind.

Wird eine Einreichung erst nach dem 3. Tag des Folgemonats abgelehnt, ist eine erneute Einreichung oder Korrektur für diesen Monat leider nicht mehr möglich. Bitte halten Sie sich daher stets an die in diesem Artikel genannten Vorgaben, um eine reibungslose und erfolgreiche Erstattung zu gewährleisten.

Ja, natürlich! Wenn Sie mehr als 15 Belege einreichen, sorgen wir dafür, dass der höchstmögliche Betrag für Sie berechnet wird.

Es dürfen täglich Belege von mehreren Kaufstellen eingereicht werden, wenn sie zu einer Mahlzeit zusammengefasst wurden. Die Belege können gesammelt und zusammen eingereicht werden (bis zu 3 Belege können einer Einreichung hinzugefügt werden).

Falls nachträglich noch ein Beleg dazu kommt, kann dieser auch Beleg einzeln eingereicht (Circula fügt die Belege eines Tages am Ende des Monats zusammen und berechnet den täglichen Erstattungsbetrag).

Bitte beachten Sie: Pro Einreichung dürfen nur Belege mit demselben Rechnungsdatum hochgeladen werden.

Ja. Alle relevanten Posten auf dem Beleg müssen markiert werden — unabhängig davon, wie viele Posten der Beleg enthält oder wie hoch der Betrag ist.

Wenn auf dem Beleg auch nicht zulässige Artikel oder Vorräte stehen, markieren Sie Ihre Mahlzeit eindeutig oder streichen Sie die nicht zulässigen Artikel durch.

Nicht korrekt markierte Belege werden abgelehnt. Bitte stellen Sie deshalb vor dem Einreichen sicher, dass klar erkennbar ist, welche Artikel oder Gerichte Teil Ihrer Mahlzeit waren.

Es dürfen auch Getränke eingereicht werden, wenn sie üblicherweise im Zusammenhang mit einer Mahlzeit eingenommen werden. Alkoholhaltige Getränke sind hiervon ausgeschlossen.

Damit wir nachvollziehen können, dass ein Getränk in Verbindung mit einer Mahlzeit eingenommen wurde, sollten Getränke stets zusammen mit anderen Lebensmitteln eingereicht werden. Die Positionen können natürlich auch auf mehreren Belegen stehen.

Reine Getränkekäufe ohne Speise sowie Getränke auf Vorrat, z. B. Kaffee oder Tee, sind nicht erstattungsfähig.

Nein. Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse, als Barlohn zu erfassen.

Große Mengen an Rohzutaten oder Produkte zur Vorratshaltung für spätere Tage sind nicht erstattungsfähig. Beispiele sind Öle, Fette, Grundzutaten, Gewürze, Soßenflaschen oder Sirups.

In bestimmten Fällen kann es vorkommen, dass ein eingereichter Beleg zwar akzeptiert, aber mit 0 € erstattet wird. Das ist kein Fehler, sondern entspricht den gesetzlichen und arbeitgeberseitigen Vorgaben für den Essenszuschuss.

Das passiert in folgenden Situationen:

👉 Die Belege sind in diesen Fällen korrekt eingereicht und werden nicht abgelehnt – sie führen lediglich nicht zu einer weiteren Auszahlung, da das maximale Budget bereits erreicht oder überschritten wurde.

Circula speichert Belege revisionssicher. Falls Ihr Unternehmen keine anderen Vorgaben äußert, müssen Belege nicht aufbewahrt werden. Wir raten aber, die Belege aufzuheben, bis die Prüfung in Circula erfolgt ist.

Ja! Im Home-Office ist die Nutzung von Circula Benefits unter denselben Voraussetzungen möglich.

Ja! Der Zuschuss entfällt nur bei „Kurzarbeit 0“ (100 % Arbeitsausfall).

Nein! Da auf Geschäftsreise Tagespauschalen ausbezahlt werden können, ist der Zuschuss durch Essensgutscheine damit hier nicht möglich.

Wenn der Arbeitnehmer an einem Tag sowohl eine Auswärtstätigkeit als auch Arbeit an seiner normalen Tätigkeitsstätte verübt hat, kann er Circula Benefits an diesem Tag nutzen, wenn er keine steuerfreie Verpflegungspauschale in Anspruch genommen hat und die Auswärtstätigkeit unter 8 Stunden andauerte.

Die erste Tätigkeitsstätte des einreichenden Mitarbeiters muss in Deutschland sein, der Mitarbeiter muss in Deutschland steuer- und sozialversicherungspflichtig sein. Außerdem darf der Mitarbeiter sich nicht auf Geschäftsreise befinden. Sollten diese Voraussetzungen erfüllt sein, kann der Mitarbeiter Belege aus dem Ausland einreichen.

Die Erstattung erfolgt im Folgemonat zusammen mit dem Gehalt. Sie erhalten den Zuschuss also ganz bequem direkt auf Ihr Konto.

Nein. Die Nutzungskosten von Circula trägt Ihr Arbeitgeber. Für Sie als Arbeitnehmer erhöht sich einfach nur das Nettogehalt.

Ja! Ihre Daten werden in der Circula App gespeichert. Sie können sich mit dem neuen Smartphone einloggen.

Sollten Sie sich in der Zukunft dazu entscheiden Circula Benefits nicht mehr zu nutzen, wenden Sie sich einfach an die Personalabteilung Ihres Unternehmens.

Ja. Circula sorgt dafür, dass Ihre Daten sicher sind. Alle Informationen zum Datenschutz bei Circula finden Sie hier.