Auf einen Blick

Circula KI unterstützt das Ausgabenmanagement in zwei Kernbereichen:
- Intelligente Extraktion und Vervollständigung von Ausgabendaten
- Frühzeitige Erkennung häufiger Probleme mit Dokumenten und Compliance-Vorgaben
Das Ziel ist einfach: den Anteil der Ausgaben zu erhöhen, die im gesamten Workflow wenig bis gar keine manuelle Eingabe erfordern.
KI unterstützt bestehende Prozesse. Genehmigungen, Kontrollen während die letztendliche Verantwortung stets beim Unternehmen verbleibt.

Überblick

Circula nutzt künstliche Intelligenz, um das Ausgabenmanagement genauer, effizienter und skalierbarer zu gestalten.

Circula AI konzentriert sich auf:

Die Extraktion und Vervollständigung von Ausgabendaten mit sehr hoher Genauigkeit.
Die Validierung von Dokumenten hinsichtlich häufiger Probleme und gesetzlicher Anforderungen.

Durch die Kombination von hochpräziser Datenextraktion mit zuverlässiger Validierung trägt Circula dazu bei, dass Ausgaben von Anfang an korrekt eingereicht werden und reibungslos durch die Einreichung, Genehmigung und Kontrolle laufen.

Datenextraktion und -vervollständigung

KI-gestützte Belegerfassung

Beim Hochladen eines Belegs erkennt Circula KI automatisch wichtige Informationen und füllt diese vorab aus, darunter:

Datum
Betrag und Währung
Angaben zum Händler
Mehrwertsteuersätze und -beträge
Rechnungs- oder Quittungsnummer
IBAN des Händlers
Fälligkeitsdatum
Leistungsdatum

Circula verwendet moderne Large Language Models (LLMs), um diese Daten zu extrahieren. Im Vergleich zu herkömmlichen OCR-Verfahren führt dies zu einer deutlich höheren Genauigkeit und stabileren Ergebnissen bei unterschiedlichen Beleglayouts, Sprachen und Bildqualitäten. Das bedeutet weniger fehlerhafte Felder und weniger manuelle Korrekturen.

Mitarbeiter können die erkannten Daten vor dem Einreichen einer Ausgabe jederzeit überprüfen und anpassen.

Automatische Mehrfach-Mehrwertsteueraufteilung

Wenn eine Quittung mehrere Mehrwertsteuersätze enthält, teilt Circula die Ausgaben während des Kontrollprozesses automatisch auf die erkannten Mehrwertsteuersätze auf, sofern das System von deren Richtigkeit überzeugt ist.

Dies reduziert manuelle Mehrwertsteueranpassungen für Buchhalter und macht den Kontrollprozess schneller und einfacher.

Automatische Kategorievorhersage

Nach dem Hochladen eines Belegs schlägt Circula KI die wahrscheinlichste Ausgabenkategorie vor.

Das Modell lernt aus historischen Ausgabemustern innerhalb des Unternehmens, wodurch sich die Qualität der Vorschläge mit der Zeit verbessert.

Die vorgeschlagene Kategorie kann vor der Einreichung jederzeit überprüft und angepasst werden.

Compliance und Validierung

Neben der Vervollständigung von Daten hilft Circula KI dabei, häufige Probleme frühzeitig im Arbeitsablauf zu erkennen.

Erkennung von Duplikaten

Circula hilft dabei, potenzielle doppelte Ausgaben zu identifizieren.

Belege werden anhand von Schlüsselfeldern wie Rechnungsdatum, Betrag, Uhrzeit und Rechnungsnummer verglichen. Stimmen diese überein, wird unternehmensübergreifenden Buchhaltenden eine Warnung angezeigt.

Dies hilft, doppelte Erstattungen zu vermeiden und erhöht die Transparenz des Prozesses.

Tipp

Mehr Auskunft zu der Erkennung von Duplikaten finden Sie hier.

Erkennung unlesbarer Belege

Wenn ein Beleg unscharf, zu dunkel oder anderweitig schwer lesbar ist, zeigt Circula sofort eine Warnung an und fordert den User auf, ein klareres Bild hochzuladen.

Durch frühzeitiges Beheben von Qualitätsproblemen lassen sich Verzögerungen im weiteren Verlauf vermeiden.

Tipp

Mehr Auskunft zu unlesbaren Belegen finden Sie hier.

Erkennung von Transaktionsbelegen

Circula erkennt Transaktionsbestätigungen und überprüft Dokumente bei der Einreichung von Spesenabrechnungen.

Wenn ein Dokument nicht den Anforderungen für Mehrwertsteuerrechnungen entspricht, wird es markiert. Dies trägt dazu bei, Ablehnungen aufgrund von Dokumenten zu reduzieren und die Qualität der eingereichten Unterlagen insgesamt zu verbessern.

Tipp

Mehr Auskunft zur Erkennung von Transaktionsbelegen finden Sie hier.

Überprüfung der Firmenadresse (Beta)

Bei Rechnungen über 250 € überprüft Circula, ob der erforderliche Firmenname und die Adresse gemäß dem deutschen Umsatzsteuergesetz (UStG) angegeben sind.

Fehlen erforderliche Angaben oder sind diese falsch, wird der User umgehend informiert. So lassen sich wiederholte Rückfragen zwischen Mitarbeitern und Finanzteams vermeiden.

Diese Funktion befindet sich derzeit in der Beta-Phase.

KI und Datenschutz

Circula verarbeitet Daten ausschließlich zum Zweck der Extraktion, Anreicherung und Validierung von Ausgabeninformationen.

Die folgenden Datenkategorien können während der KI-gestützten Analyse verarbeitet werden:

Extrahierte Belegdaten wie Betrag, Datum, Händler, Mehrwertsteuer, Rechnungsnummer und Währung
Kundenkonfigurationsdaten wie Kategorien, Kostenstellen und Richtlinien
Begrenzte kontextbezogene Metadaten aus aktuellen Ausgabeneinträgen
Beleg- oder Rechnungsdateien für temporäre Analysen
KI-generierte Vorschläge wie Kategorievorschläge oder Validierungsflags

Grundsätze der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in der EU.
Kundendaten werden niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet.
Die Datenverarbeitung ist anfragengebunden und vorübergehend.
Die Speicherung von KI-bezogenen Daten ist zur Leistungsoptimierung auf 24 Stunden begrenzt.

Hinweis

Ausführliche Informationen finden Sie in unserer Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA).

Auswirkungen auf den Workflow

Durch genaue Datenextraktion und frühzeitige Validierung:

verbringen Mitarbeiter weniger Zeit mit der Eingabe und Korrektur von Daten.
erhalten Vorgesetzte vollständigere und konsistentere Einreichungen.
verbringen Buchhalter verbringen weniger Zeit mit manuellen Anpassungen.

Dadurch können mehr Ausgaben mit wenig bis gar keinem manuellen Aufwand durch den Workflow laufen.

Voraussetzungen und Hinweise

Die verfügbaren KI-Funktionen können je nach Konfiguration und Nutzung variieren.
Die KI unterstützt bestehende Prozesse, ersetzt diese jedoch nicht.
Genehmigungen, Kontrollen und Verantwortlichkeiten verbleiben beim Unternehmen.

Fazit

Circula KI wurde entwickelt, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig Transparenz und Kontrolle zu gewährleisten.

Durch die Kombination von hochpräziser Datenextraktion mit zuverlässiger Validierung trägt Circula dazu bei, dass Ausgaben korrekt eingereicht und effizienter verarbeitet werden, wobei der manuelle Aufwand deutlich reduziert wird.