Auf einen Blick
Die Funktion erkennt automatisch, ob es sich bei einem hochgeladenen Dokument nur um einen Transaktionsbeleg (z. B. einen Beleg vom Kartenterminal) und nicht um einen gültigen, aufgeschlüsselten Mehrwertsteuerbeleg handelt.
Reduziert dokumentenbezogene Ablehnungen von Ausgaben und verbessert die Qualität der Einreichung von Anfang an.
Wichtig
Diese Funktion ist ausschließlich dem Circula Professional Plan vorbehalten. Wenn Ihr Unternehmen derzeit den Circula Starter Plan nutzt, müssten Sie upgraden, um die Funktion nutzen zu können. Mehr Informationen zu unseren Preisen finden Sie hier.
Was ist die Erkennung von Transaktionsbelegen?
Die Erkennung von Transaktionsbelegen nutzt KI, um Dokumente zum Zeitpunkt der Ausgabeneinreichung zu überprüfen und Belege zu markieren, die nicht mehrwertsteuerkonform sind.
Dabei handelt es sich in der Regel um die kleinen Belege, die von Kartenterminals gedruckt werden und nur den gezahlten Betrag ausweisen, ohne die für eine ordnungsgemäße Ausgabendokumentation erforderliche Aufschlüsselung und Steuerdetails zu beinhalten.
Wichtig!
Nach §33 der deutschen Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) müssen Rechnungen unter 250 € mindestens folgende Angaben enthalten:
den vollständigen Namen und die Anschrift des Lieferanten
das Datum der Ausstellung
Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Umfang und Art der erbrachten Leistungen
den Zahlungsbetrag, aufgeschlüsselt nach geltenden Steuersätzen und Steuerbefreiungen
Die allgemeinen Anforderungen für Rechnungen, die diesen Betrag überschreiten, sind in § 14 des deutschen Umsatzsteuergesetzes festgelegt.
Wie funktioniert die Erkennung von Transaktionsbelegen?
Erkennung während des Uploads
Wenn Sie ein Dokument hochladen, analysiert die KI von Circula dieses und erkennt, ob es sich um einen gültigen Beleg oder einen Transaktionsbeleg handelt.
Beschränkungen
Die Erkennung von Transaktionsbelegen gilt nicht für Ausgaben in Form von Entwürfen. Kreditkartenausgaben werden als Entwürfe erstellt und sind vorerst ausgeschlossen.
Userfreundlichkeit
Wenn ein Transaktionsbeleg erkannt wird:
Der User sieht eine Warnung mit der Bezeichnung „Ungültiger Beleg“.
Der User wird aufgefordert, ein ordnungsgemäßes, mehrwertsteuerkonformes Dokument hochzuladen.
Der User kann die Ausgabe bei Bedarf immer noch einreichen.
Benachrichtigung zu einem "ungültigen Beleg" in der Web-App
Benachrichtigung zu einem "ungültigen Beleg" in der mobilen App
Ansicht für Buchhaltende und Genehmigende
Auch wenn der erkannte Beleg eingereicht wird:
Buchhaltende und Genehmigende sehen ein Warnsymbol in ihren "To-Do's".
Das gleiche Warnsymbol erscheint auch direkt in der Detailansicht der Ausgabe.
Warnhinweis für Buchhaltende und Genehmigende in der Web-App
Warnhinweis für Buchhaltende und Genehmigende in der Detailansicht der Ausgabe in der Web-App
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Transaktionsbeleg?
Ein Transaktionsbeleg ist der Beleg, der an Kartenterminals gedruckt wird und die Zahlung bestätigt. Er zeigt den gezahlten Gesamtbetrag an, enthält aber keinen Einzelverbindungsnachweis und keine Angaben zur Mehrwertsteuer.
Wird meine Einreichung blockiert, wenn ich nur einen Transaktionsbeleg habe?
Nein. Sie bekommen einen Hinweis zu dem ungültigen Beleg, können jedoch trotzdem mit der Einreichung fortfahren.
Was ist, wenn ich sowohl einen Transaktionsbeleg als auch einen gültigen Beleg beifüge?
Dies stellt kein Problem dar. Wenn ein gültiger, aufgeschlüsselter Mehrwertsteuerbeleg beigefügt ist, wird die Warnung nicht angezeigt. Das System entfernt die Markierung automatisch, wenn ein vorschriftsmäßiges Dokument erkannt wird.
Haben Sie noch Fragen?
💬 Chat Support
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