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DATEV EO Comfort. Teil 1: Import

DATEV EO Comfort. Teil 2: Anwendung in Circula

DATEV EO Comfort. Teil 3: Export der Auftragsdaten zu DATEV

Umgang mit Kostenträgern/ Projekten

Die in EOC erstellten Aufträge und Teilaufträge werden nach dem Import als Kostenträger zu Circula hochgeladen. Kostenträger werden als Projekte ausgewiesen und können von Einreichenden bei der Anlegung von Kostensätzen in Circula als Projekte ausgewählt werden.

Nach Upload der Kostenträger erscheint folgende Syntax:

Was bedeutet die Syntax?

Die Werte der 4 Syntaxgruppen haben folgende Bedeutung:

2020 / 1 / 1 / MusterGmbH /Wirtschaftl. Beratungsprojekte / 10103

↓ ↓ ↓ ↓ ↓

Anlagejahr/ Auftrags-Nr./ Teilauftrags-Nr. (Monat)/ Teilauftrags-Bezeichnung/ Name des Mandanten/ Auftrags-Bezeichnung/ Mandantennummer

💡 Manuell angelegte Kostenträger können mit einem Projektnamen und einer Kostenträger-Nummer gekennzeichnet werden.

Projektsuche

Bei der Einreichung von Kosten wird mit dem Projekt der Kostenträger für eine Ausgabe (= Kosten wie man Kund:innen bei Rechnungsstellung berechnet) ausgewählt. Wenn viele Kostenträger hinterlegt sind, vereinfacht die Suche nach Projekten die Auswahl des entsprechenden Kostenträgers. So können Namen von Aufträgen und Teilaufträgen gesucht und das entsprechende Projekt für die Kostenerstellung ausgewählt werden.

Alle Arten von Aufwendungen werden als Kosten erfasst. Um die auftragsbezogenen Kosten und Belege für die Rechnungsstellung bei Kunden:innen/ Mandant:innen hinterlegen zu können, werden Aufwandspositionen erstellt.

Die in EOC bereits definierten Aufwandspositionen müssen ebenfalls in Circula hinterlegt werden, um die Aufwände an die Aufträge in EOC nach dem Export aus Circula leiten zu können.

Die Aufwandspositionen werden im Circula-Account unter Einstellungen und Kategorien hinterlegt.

Im Menü können unter Einstellungen > Erweitert Angaben zu den Einstellungen für die Buchhaltung getätigt werden. Geben Sie die EOC Aufwandspositionen für Reisen und Fahrtkosten ein.

Ausgaben werden in Circula von Einreichenden Kategorien zugeordnet. Um Ausgaben auf unterschiedliche Aufwandspositionen zu verteilen, werden in Circula Kategorien ausgewählt. Hierbei bietet Circula Standardkategorien, welche je nach individuellen Einstellungen nach Unternehmen abweichen können. Die Circula Standardkategorien sind:

Kategorien können individuell erweitert und im Prüfschritt von der Buchhaltung oder von Administratoren des Systems festgelegt werden. Die Einstellung findet sich in dem Bereich der Einstellungen unter dem Tabellenblatt “Kategorien”:

Legen Sie neue Kategorien an oder klicken Sie auf bereits hinterlegte Kategorien. Im neuen Fenster können neben der Hinterlegung von Buchungskonten und voreingestellten Umsatzsteuer die EOC Aufwandspositionen benannt werden.

Sobald alle Einstellungen der Aufwandspositionen hinterlegt sind, können Ausgaben wie gewohnt hinterlegt und anschließend für die Buchung in EOC exportiert werden.