Dieser Text ersetzt keine rechtliche Beratung durch eine:n Steuerberater:in. Er dient lediglich als unterstützende Information. Wir empfehlen Ihnen, bei der Durchführung Ihrer Steuererklärung rechtliche Unterstützung einzuholen.
Exportieren Sie Ihre Reisen nach Kalenderjahren zusammengefasst
Diese Funktionalität ermöglicht es Circula-Usern, ihre eingereichten Reisen gebündelt zu exportieren. Der Export besteht aus einem PDF mit einer Übersicht aller Reisen, den dazugehörigen steuerfreien Verpflegungsmehraufwand-Grenzwerten sowie der Summe der vom Arbeitgeber erstatteten Verpflegungsmehraufwände.
Wozu dient dieser Export?
Wenn Arbeitnehmende über acht Stunden beruflich unterwegs sind, können unter bestimmten Umständen nicht erstattete Verpflegungsmehraufwände als Werbungskosten in der privaten Steuererklärung geltend gemacht werden. Das gilt sowohl, wenn gar keine oder nur ein Teil der steuerfreien Verpflegungsmehraufwand-Grenzwerten vom Arbeitgeber erstattet wurden. Dieser Export unterstützt hierbei mit einer hilfreichen Übersicht der erstatteten und nicht erstatteten Beträge.
Warum sind im Export nur Reisen gelistet, aber keine Fahrtkosten oder andere Auslagen?
Es gibt Möglichkeiten, nicht erstattete Fahrtkosten mit einem privaten Fahrzeug ebenfalls als Werbungskosten geltend zu machen. Solche Fahrten werden jedoch nicht in Circula eingereicht und verarbeitet. Circulas Fahrtkosten-Funktionalität dient der Erstattung von Fahrtkosten und/oder dem Dokumentieren von nicht erstattungsfähigen Fahrten mit dem Dienstwagen.
Allgemeine Auslagen, die in Circula verarbeitet werden, sind i.d.R. für die Werbungskosten in der privaten Steuererklärung irrelevant.
Wo erhalte ich weitere Antworten zu Detailfragen zu meiner privaten Steuererklärung?
Nur Steuerberater:innen mit einem entsprechenden Abschluss sind befugt, Ihnen eine Einschätzung zu Ihren Fragen zu liefern.
Wie erstelle ich meinen Export?
Klicken Sie zuerst auf Ihren Namen, links unten.
Nun klicken Sie auf “Account Einstellungen”.
Hier finden Sie einen Tab namens “Steuer-Export”.
Hier wählen Sie das Jahr aus, für das Sie den Export erstellen möchten.
Klicken Sie nun auf Download, um den Export zu starten.
Fertig
Wie ist der Export aufgebaut?
Allgemein
Steuerzahler:innen müssen bei der Steuererklärung folgendes angeben:
Wie viele Verpflegungsmehraufwände ihnen nach den steuerfreien Grundsätzen zugestanden hätten?
Welche Kürzungen aufgrund von Mahlzeitenerstattungen anfallen?
Wie hoch die tatsächliche Erstattung durch den Arbeitgeber ausgefallen ist?
Die Struktur des Exports folgt dem Eingabeformular von ELSTER, dem Online-Formular zur Abgabe der privaten Steuererklärung. Es werden die Werte dargestellt und benannt, wie sie in ELSTER aufgeführt sind.
Die genannten Sätze werden pro Destination gebündelt erhoben. Für Deutschland sind die Pauschalbeträge hinterlegt, für andere Destinationen nicht und muss durch den/die User:in vorgenommen werden.
Reisen innerhalb Deutschlands
Hier werden alle Reisetage gebündelt, die innerhalb Deutschlands stattfinden. D.h. es können auch nur Reiseabschnitte sein, wenn sie zu einem anderen Teil im Ausland waren. Die Tagessätze sind in ELSTER hinterlegt und deswegen nicht im Export.
Abwesenheit über 8h: Hier werden alle Eintagesreisen innerhalb Deutschlands mit einer Dauer von über acht Stunden summiert (aktuell: 14€ pro Tag).
Ankunfts- und Abreisetage: Hier werden alle Ankunfts- und Abreisetage summiert, für die der deutsche Satz folgt (aktuell: 14€ pro Tag). D.h. “5” bedeutet hier, dass der/die User:in an fünf Tagen entweder Ankunfts- oder Abreisetage nach deutschen Sätzen hatte.
24h Abwesenheit: Hier werden alle volle Reisetage innerhalb Deutschlands summiert (aktuell 28€ pro Tag). D.h. Bei insgesamt zwei dreitägigen Reisen würde hier “2” stehen, da jeweils die ersten und dritten Tage beider Reisen nicht als volle Reisetage gelten.
Reduktion aufgrund erstatteter Mahlzeiten: Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten erstattet hat, müssen Verpflegungsmehraufwände gekürzt werden (z.B. 5,60 Euro für Frühstück). Hier werden die Summe aller Kürzungen summiert. Es gilt nur die tatsächliche Reduktion, d.h. wenn am Anreisetag Mittag und Abendessen erstattet wurden, ist die Kürzung auf den Ankunftstag-Satz von 14,00€ gedeckelt.
Reisen außerhalb Deutschlands
Hier werden die Reisetage pro Destination gebündelt. Wenn eine Reise mehrere Destinationen (mit unterschiedlichen Verpflegungssätzen) hatte, wird diese entsprechend aufgeteilt. Die Auslandstagessätze sind in ELSTER nicht hinterlegt und deswegen jeweils pro Tag im Export aus Circula aufgeführt.
Erstattet durch den Arbeitgeber
Hier werden die tatsächlichen Erstattungen durch den Arbeitgeber summiert.
Der Steuerexport beinhaltet keine Reisen, die unter die Dreimonatsfrist-Regel fallen. Wenn also diese Funktion für eine Reise aktiviert ist, wird sie darin nicht angezeigt.
Der Grund dafür ist, dass bei Greifen dieser Regel die Pauschalbeträge nicht ausgezahlt werden und damit für die Steuererklärung irrelevant sind.
Haben Sie noch Fragen?
💬 Chat Support
📞 +49 30 588 491 01
✉️️ support@circula.com