Auf einen Blick
In der MyDATEV Mandantenregistrierung kann das korrekte Produkt und der SmartLogin zur Autorisierung der Schnittstelle bestellt werden.
Die Bestellung muss auf eine mandantengenutzte Beraternummer erfolgen.
Bei der Bestellung müssen die nötigen Rechte für das bestellte Produkt vergeben werden.
Abschließend ist eine Einrichtung des bestellten Produktes für die Nutzung notwendig (v.a. "Bearbeitungsform Erweitert" für Rechnungsdatenservice 1.0)
MyDATEV Mandantenregistrierung starten
Datenservices werden im DATEV Arbeitsplatz über MyDATEV Mandantenregistrierung für Mandanten bestellt.
Programm-Modul "Unsere Kanzlei" im DATEV Arbeitsplatz öffnen
Weitere Informationen finden Sie im DATEV Hilfe-Center unter: "Unsere Kanzlei (Arbeits-/Navigationsbereich)".
Einen Mandanten unter "Aktive Mandanten" auswählen
❗ Hinweis: Die Leistung "Buchführung" (für den Rechnungsdatenservice 1.0) bzw. "Lohnabrechnung" (für den Lohnimportdatenservice) muss angelegt sein.
MyDATEV Mandantenregistrierung starten
Die MyDATEV Mandantenregistrierung kann entweder unter "kontextbezogene Links" > "Onlineanwendungen", oder durch die Programmsuche geöffnet werden.
Datenservice bestellen
In der MyDATEV Mandantenregistrierung können Datenservices für Mandanten bestellt werden. Für die Schnittstelle zu Circula sind der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 oder der DATEV Lohnimportdatenservice relevant.
Weitere Informationen finden Sie im DATEV Hilfe-Center unter "DATEV-Datenservices Rechnungswesen als Kanzlei über die MyDATEV Mandantenregistrierung einrichten"
Login mit DATEV SmartCard
Der Login zur MyDATEV Mandantenregistrierung erfolgt mit der DATEV SmartCard, ein DATEV SmartLogin ist hierfür nicht ausreichend. Klicken Sie anschließend auf "Registrierung starten".
Produkt auswählen
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 für die Buchführung
DATEV Lohnimportdatenservice für die Lohnabrechnung
Wählen Sie das benötigte Produkt durch Klick auf "Produkt auswählen".
Personen (User) festlegen
Sie haben hier die Möglichkeit, eine neue mandantengenutzte Beraternummer zu vergeben, oder eine bestehende mandantengenutzte Beraternummer wieder zu verwenden.
❗ Hinweis: Die Bestellung einer Schnittstelle wird stets über die mandantengenutzte Beraternummer ("Unterberaternummer") durchgeführt.
Nun kann entweder eine neue Person angelegt oder eine vorhandene Person ausgewählt werden. Mit Klick auf "DATEV SmartLogin" kann der SmartLogin bestellt werden.
❗ Hinweis: Der SmartLogin wird von der Person genutzt, um Exporte von Circula nach DATEV zu autorisieren. Hierzu muss derselbe User in Circula die Rolle Buchhalter in "User außerhalb der Gruppen" haben.
Klicken Sie anschließend auf "Weiter zur Bestellung".
Vertragsabschluss
Sie können alle Details auf der Übersichtsseite überprüfen, anschließend die AGBs akzeptieren und die Bestellung über Klick auf "Verbindlich bestellen" abschließen.
Datenservice einrichten
Berechtigungen vergeben
Nun können Sie die Rechte an Personen vergeben. Klicken Sie die Person hierzu an und setzen den Haken bei den richtigen Berechtigungen (Rechnungsdatenservice 1.0 bzw. Lohnimportdatenservice).
❗ Hinweis: Nur Administratoren (meist Kanzleiinhaber:innen) können Rechte vergeben. Kanzleimitarbeiter:innen können bei der Bestellung von Produkten Rechte vormerken, ein Administrator muss diese Rechte dann nur noch bestätigen.
Klicken Sie anschließend auf “Rechte vergeben”
Produkt einrichten
Zusätzlich zur Vertragsanlage sind abhängig des bestellten DATEV-Datenservice, noch weitere Schritte für eine Nutzung notwendig.
Rechnungsdatenservice 1.0 einrichten
Geben Sie die Berater- und Mandantennummer an und setzen den Haken für Belege online (in der Bearbeitungsform Erweitert).
Klicken Sie anschließend auf "Weiter", geben den Unternehmensnamen ein und klicken wieder auf "Weiter", geben (optional) eine Rufnummer ein und klicken erneut auf "Weiter"
Nun können Sie die Einstellungen Belegordner (in diesem Ordner werden die Belege abgespeichert) einrichten:
Benennen Sie den Ordner (z.B.: Buchführung 2024)
Richten Sie die Bearbeitungsform für Belege online ein ("Mit Lieferantenrechnungen arbeiten" sowie "Mit Kundenrechnungen arbeiten" muss zwingend auf "Erweitert" gestellt sein.)
Klicken Sie anschließend auf "Weiter", geben das Wirtschaftsjahr, die Sachkontenlänge und den Sachkontenrahmen an, klicken erneut auf "Weiter", bestätigen die AGB und klicken auf "Kostenpflichtig bestellen".
Richtige Ordnungsbegriffe verwenden
Berater- und Mandantennummern werden aus der Leistung Buchführung des DATEV Arbeitsplatz der Kanzlei übernommen ("So wie die Buchführung bzw. Lohnabrechnung läuft"). Meist ist die Kanzleiberaternummer korrekt (wenn die Buchführung / Lohnabrechnung über die Kanzlei läuft), in manchen Fällen ist stattdessen die mandantengenutzte Beraternummer (“Unterberaternummer”) korrekt.
Registrierungsdaten versenden
Nachdem die Registrierung abgeschlossen ist, versendet DATEV die Erstregistrierungsdaten für den SmartLogin (inkl. Hilfedokument zur Inbetriebnahme) per Post an die Person.
Sie haben zusätzlich durch Klick auf "E-Mail anzeigen" die Möglichkeit, den Mandanten mit einer vorgefertigten E-Mail zu informieren.
Sollte eine Person aus der Steuerberatung selbst für die Schnittstelle und den Übertrag von Circula zu DATEV Unternehmen online verantwortlich sein, benötigt auch sie die nötigen Rechte auf ihrer SmartCard (für die entsprechende mandantengenutzte Beraternummer ("Unterberaternummer")). Dies lässt sich über die Rechteverwaltung online unter dem Punkt Rechnungswesen bzw. Personalwirtschaft einrichten.
💡 Für mehr Informationen und praktische Unterstützung steht Ihnen auch der DATEV-Hilfebereich zur Verfügung:
💡 Sollten Sie Hilfe bei der Bestellung oder Einrichtung von DATEV Datenservices benötigen, können Sie unter diesem Link einen kostenfreien Telefontermin mit dem DATEV-Partner-Onboarding-Team buchen.
Wie die Exporte über die Schnittstelle genau funktionieren, können Sie im Artikel "Export zu DATEV Unternehmen online (Cloud Services)" nachlesen.
Haben Sie noch Fragen?
💬 Chat Support
📞+49 30 588 491 01️️
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