Auf einen Blick
Über die direkte Schnittstelle können Finanzbuchhaltungsexporte mit wenigen Klicks durchgeführt werden.
Circula kann mithilfe von DATEV-Cloud-Services (DATEV Rechnungsdatenservice 1.0) zu DATEV Unternehmen online integriert werden.
Daten können in Circula exportiert und anschließend in DATEV Unternehmen online (DATEV Belege online) für das Rechnungswesen bereitgestellt werden.
Voraussetzungen
Die Schnittstelle "DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 zu DATEV Unternehmen online" muss im Circula Plan enthalten sein. Mehr Informationen zu unseren Leistungen und Funktionen finden Sie hier.
DATEV Belege Online muss in der Bearbeitungsform „Erweitert“ angelegt sein. Mehr Auskunft finden Sie hier unter Punkt 2.
Ein Zugangsmedium für den gesicherten Zugang beim Mandanten (z.B.: DATEV SmartLogin oder SmartCard ➡️ Zugangsmedium und Rechte werden über die MyDATEV Mandantenregistrierung eingerichtet).
Hinweis
Voraussetzung zur Nutzung des DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 bei der DATEV eG:
Allgemeine Informationen zum DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 sind bei der DATEV eG hier ersichtlich: DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 (Shop)
Informationen zur Verarbeitung der Daten in der DATEV Finanzbuchführung sind im Hilfe-Dokument www.datev.de/hilfe/1071255 beschrieben.
Informationen zum Bestell- und Einrichtungsprozess bei der DATEV eG können unter DATEV-Datenservices einrichten entnommen werden
Neben Steuerberatungskanzleien unterstützt das DATEV-Partner-Onboarding auch Unternehmen im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft*, die eigenständig mit einem DATEV-Rechnungswesen Programm arbeiten, bei der Einrichtung der DATEV-Datenservices.
* Mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft bedeutet, dass eine direkte Geschäftsbeziehung zwischen DATEV und dem Unternehmen besteht. Die betreffenden Leistungen werden dem Mandanten direkt in Rechnung gestellt. Weitere Informationen finden Sie unter www.datev.de/hilfe/1004960.
Terminbuchungen und weitere Informationen sind über https://go.datev.de/partner-onboarding-info ersichtlich.
Hinweis
Falls Sie oder Ihr Steuerbüro Fragen zu der Bearbeitungsform "Erweitert" haben sollten, können Sie sich gerne an unseren Partner DATEV wenden:
DATEV Ansprechpartner für Kanzlei-Rechnungswesen
Telefon: +49 911 319-38600
Unter diesem Link können Sie sich einen Termin buchen.
Daten aus Circula zu DATEV Unternehmen online übertragen
Ausgaben können von Circula über den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 zu DATEV Unternehmen online übertragen werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
Gehen Sie zu Prüfung & Freigabe > FiBu Export in Ihrer Circula Web-App.
Der FiBu Export in der Web-App
Wählen Sie eine oder mehrere Ausgaben aus und klicken anschließend auf "Exportieren".
Auswahl der Ausgaben
Wählen Sie "Übertragung zu DATEV" als Exportoption und klicken Sie auf "Exportieren".
Wählen Sie "Übertragung zu DATEV", um den Prozess zu starten
Sie werden anschließend zur nachfolgenden DATEV Login Seite weitergeleitet. Loggen Sie sich mit ihrer DATEV SmartCard oder dem DATEV SmartLogin ein.
DATEV Anmeldeverfahren
Erteilen Sie Circula die Berechtigungen, um auf Ihr DATEV Konto zugreifen zu können.
Es erscheint folgendes Wartefenster, während Ihre Daten übertragen werden.
Nachdem die Übertragung abgeschlossen ist, werden Sie folgende Benachrichtigung erhalten.
Hinweis
Nachdem Sie sich eingeloggt haben, wählen Sie ggf. die entsprechende Mandantennummer aus und beenden Sie den Prozess.
(Dieser Schritt entfällt, sollte nur eine Mandantennummer infrage kommen.)
Auswahl des korrekten Mandanten
Übertragung von bereits exportierten Reports
Sie können den Prozess auch mit bereits exportierten Reports unter Reports in der Circula Web-App durchführen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
Gehen Sie zu Reports > Finanzbuchhaltung in Ihrer Circula Web-App.
Wählen Sie den gewünschten Report und klicken auf "Exportieren".
Klicken Sie auf "Übertrag zu DATEV".
(Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der direkte Übertrag über die Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online für jeden Datensatz nur einmalig möglich ist.)
Übertragen Sie bereits existierende Reports zu DATEV
Belege in DATEV Belege online für DATEV Rechnungswesen bereitstellen
Hinweis
Mehr Auskunft finden Sie hier unter Punkt 3.3.
Nach der Übertragung aus Circula finden Sie die Belege (inkl. Beleginformationen aus Circula) im Belege online Bestand. Nun müssen die Belege für die Buchhaltung bereitgestellt werden. Die Bereitstellung kann durch die Steuerkanzlei oder den Mandanten (wenn Zugriff zu DATEV Unternehmen online besteht) durchgeführt werden.
Sie finden die Belege unter Anwendungen > Dokumente. Hier klicken Sie in der Kachel "Bereitstellen" auf "Belege bereitstellen".
Markieren Sie die gewünschten Belege und klicken auf "Bereitstellen".
Anschließend können die Daten in der Buchhaltung abgerufen werden. Durch Bereitstellung und Abruf der Daten werden die von Circula mitgelieferten Beleginformationen zum Buchungsvorschlag umgewandelt.
Hinweis
Die Belege kommen in DATEV unter "Bereitstellen" an und nicht etwa unter "Lieferantenrechnungen" oder "Kundenrechnungen", da Circula bereits Beleginformationen mitliefert. Die Bearbeitungsform “Erweitert” wird zwingend benötigt, damit DATEV die von Circula mitgelieferten Beleginformationen zu Buchungsvorschlägen umwandeln kann.
Daten von DATEV Unternehmen online zu DATEV Rechnungswesen übernehmen
Nachdem die Belegsätze aus DATEV Unternehmen online für das Rechnungswesen bereitgestellt wurden, können Sie in DATEV Rechnungswesen abgerufen werden und es können Buchungsvorschläge erzeugt werden. Nähere Informationen hierzu finden Sie im DATEV Hilfe-Center Artikel "DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: Daten übernehmen" unter Punkt "3.3 Daten ins DATEV-Rechnungswesen-Programm übernehmen".
Mögliche Gründe für Fehler bei der Übertragung
Die ordnungsgemäße Übertragung können Sie im DATEV Importprotokoll prüfen, öffnen Sie dazu in DATEV Unternehmen online die Startseite Belege > Protokolle > Import > Importprotokoll anzeigen.
Um einen erfolgreichen Export durchführen zu können, müssen die im Punkt Voraussetzungen genannten Einstellungen vollzogen sein. Alle Details zur Einrichtung finden Sie in unserem Artikel "DATEV-Datenservices für Mandanten bestellen"
Häufige Fehlerquellen bei gescheiterten Exporten sind:
Ein falsches Wirtschaftsjahr wurde ausgewählt. (Hinweis: Es ist nicht möglich, aus Wirtschaftsjahren zu exportieren, die bereits abgeschlossen sind).
In der Exportdatei befindet sich eine Ausgabe aus einem Monat, der in DATEV bereits geschlossen ist.
In der Exportdatei befindet sich ein Beleg > 20 MB.
Sie haben eine vorübergehend instabile Internetverbindung
Bitte prüfen Sie zunächst diese Punkte, wenn Sie einen Fehler beim Export erhalten. Sollte trotz der Fehlermeldung ein Report erstellt worden sein, können Sie diesen im DATEV XML-Format herunterladen und manuell zu DATEV Unternehmen online übertragen. Hier finden Sie unsere Informationen dazu.
Sollte Ihr Export fehlerhafte Daten enthalten (z.B.: Beleg > 20 MB oder eine Ausgabe aus einem bereits geschlossenen Monat) haben Sie die Möglichkeit, die XML-Datei manuell anzupassen und in Ihren DATEV-Bestand hochzuladen.
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