Circula maakt onderscheid tussen kosten die voor vergoeding in aanmerking komen en uitgaven die niet vergoed kunnen worden.

Je kunt in de mobiele app aangeven of de declaratie wel of niet vergoedbaar is.

Selecteer "Declaratie wordt vergoed" als je een declaratie zelf hebt betaald. Deze optie is standaard ingesteld.

Wanneer je een declaratie indient, selecteert je "Declaratie wordt vergoed"

Let er bij het controleren van declaraties op of de selectie "Declaratie wordt vergoed" actief is of niet. Alleen als accountant kun je de selectie bewerken.

Voordat je uitgaven exporteert van Circula naar de financiële administratie, moet je er rekening mee houden dat er een tweede crediteurnummer moet worden ingesteld voor niet vergoedbare uitgaven in Gebruikersbeheer voor alle indieners. Alle indieners moeten een eigen crediteurnummer krijgen om kosten vergoed te krijgen, zodat de juiste crediteur account wordt aangesproken in de financiële administratie. Het tweede crediteurnummer kan daarentegen hetzelfde zijn voor alle gebruikers en wordt gebruikt om bedragen te registreren die niet vergoed hoeven te worden.