Auf einen Blick
Unternehmen mit einem Personio-Abonnement können ihr Personio-Konto mit ihrem Circula-Konto verbinden, um die Stammdaten der Mitarbeitenden automatisch von Personio zu Circula zu übertragen.
Sobald die Integration erfolgt ist, erhalten alle Mitarbeitenden aus Personio automatisch eine Einladungs-E-Mail zu Circula.
Warum Personio mit Circula verbinden?
Manuelles Einfügen von Mitarbeiterdaten ist lästig. Die Integration zu Personio nimmt Ihnen dank automatisierter Datenübertragung die Arbeit ab. Nach der Verbindung werden Mitarbeiterstammdaten von Personio synchronisiert und an Circula übertragen:
Vor- und Nachname, E-Mail, Status, Art der Beschäftigung, bei Bedarf zusätzlich IBAN, Kreditorennummer und Personalnummer.
Für neue User, die in Personio erstellt wurden, werden neue User in Circula angelegt, sobald sie in Personio aktiv werden.
Deaktivierte User in Personio werden in Circula deaktiviert.
Die Datenübertragung wird jede Nacht im Hintergrund synchronisiert, das heißt, dass Änderungen im Personio-Account nicht sofort greifen, sondern erst am nächsten Tag in Circula sichtbar werden.
Beachten Sie bitte, dass Circula nur den Status "Aktiv" und die Anstellungsart "Intern" importieren kann.
Wichtiger Hinweis zum Import einzelner Gruppen
Wenn Sie in Ihrem Personio-Account mehrere Entitäten, Unternehmen oder Mitarbeitergruppen hinterlegt haben, die nicht mit Circula verbunden werden sollen, können Sie diese nicht selbstständig splitten und Einzel-API-Schlüsseldateien erstellen. Bitte folgen Sie in diesem Fall nicht den Schritten in dieser Anleitung, sondern wenden Sie sich direkt an uns. Unsere Kontaktinformationen finden Sie am Ende dieser Seite.
So verbinden Sie Personio mit Circula
Um die Integration zu aktivieren oder zu bearbeiten, benötigen Sie Admin-Rechte für den Circula- sowie den Personio-Account des Unternehmens.
1. Wenn Sie bereits einen gültigen API-Schlüssel generiert haben
Um die Personio Integration zu aktivieren, gehen Sie im Menü auf "Integrationen" und klicken Sie an danach auf den Reiter "Personio".
Geben Sie die bereits in Personio generierten API-Zugangsdaten in die Felder Client-ID und Client Secret ein.
Die Personio Integration in der Web-App
Klicken Sie danach auf "Verbinden". Die Integration zu Personio wird aktiviert.
Hinweis
Die Integration aktualisiert die beiden Datenbanken immer über Nacht miteinander.
2. Wenn Sie eine neue API-Schlüsseltextdatei generieren müssen, gehen Sie wie folgt vor:
Um Personio mit Ihrer Circula-App zu verbinden, melden Sie sich bei Personio an und navigieren Sie zur Seite "Einstellungen" > "Integrationen" > "API-Zugriffsdaten".
Im Personio-Account zu Einstellungen > Integrationen navigieren, um den Prozess zu starten
Klicken Sie auf "Neue Zugriffsdaten generieren", um einen neuen API-Schlüssel zu generieren und konfigurieren Sie die lesbaren Eigenschaften, die für die Integration lesbar und somit zu Circula zu übertragen sein sollen:
Zugriffsdaten für die Circula-API generieren
Lesbare Mitarbeiterdaten konfigurieren
Wählen Sie die Attribute aus, die über die Integration ausgelesen werden sollen.
Hinweis
Die folgenden Felder können auch übertragen werden: Kreditorennummer des Mitarbeiters, IBAN des Mitarbeiters. Wenn Sie diese Informationen zu Circula übertragen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie sie zur Liste lesbarer Attribute hinzufügen.
Tipp
Weitere Informationen zur Einrichtung neuer API-Zugriffsdaten finden Sie im Personio Help Center.
Wichtig:
Sobald der API-Schlüssel generiert und die Integration aktiviert ist, klicken Sie bitte nicht mehr auf "Neue Zugriffsdaten generieren". Andernfalls wird die Integration deaktiviert und Sie müssen den Integrationsprozess erneut durchlaufen.
Schließen Sie den Prozess in Personio nun mit Klick auf "Neue Zugriffsdaten generieren" ab und gehen Sie zurück in die Einstellungen Ihres Circula-Accounts.
Integrieren Sie hier die den API-Schlüssel im Menü "Integrationen" > "Personio" in den vorgesehenen Feldern, um die Integration zu aktivieren.
Weitere Attribute verbinden
Nach der Einrichtung der Circula-Personio-Integration können Sie drei zusätzliche Attribute, die Sie zuvor in Personio festgelegt haben, verknüpfen und so auch die IBAN, die Personalnummer und die Kreditorennummern der Mitarbeitenden übertragen.
Verknüpfung weiterer Attribute nach der abgeschlossenen Integration
Hinweis
Falls in Ihrer aktiven Personio-Integration bei Circula bestimmte benötigte Attribute im Dropdown-Menü fehlen, kontaktieren Sie uns gerne. Wir prüfen dann die Möglichkeit einer Anpassung unter technischen und preislichen Gesichtspunkten.
Wichtig
Alle Daten, die zwischen Personio und Circula übertragen werden, sind verschlüsselt.
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✉️️ support@circula.com