Auf einen Blick
Dieser Artikel gibt einen Überblick über typische Anwendungsfälle aus HR- und Finanzprozessen.
Er zeigt praxisnahe Szenarien für unterschiedliche Rollen im Unternehmen.
Sie erfahren, wie Circula dabei unterstützt, Prozesse effizienter und strukturierter zu gestalten.
Die beschriebenen Beispiele helfen dabei, Optimierungspotenziale im eigenen Arbeitsalltag zu erkennen.
💻 Effiziente Userverwaltung mit der Personio Integration
Ausgangssituation
Ein Unternehmen wächst. Neue Mitarbeitende starten regelmäßig, Rollen verändern sich, einzelne Personen verlassen das Unternehmen.
Alle diese Veränderungen werden zuverlässig in Personio als HR-System gepflegt.
Gleichzeitig arbeitet das Finanzteam mit Circula, um Ausgaben, Freigaben und weitere Finanzprozesse zu steuern. Damit Mitarbeitende Circula nutzen können, müssen sie dort als aktive User hinterlegt sein, mit korrekten Stammdaten und Status.
Ohne Integration bedeutet das:
Jede Neueinstellung, jede Statusänderung und jedes Offboarding in Personio muss zusätzlich manuell in Circula nachvollzogen werden.
Die Herausforderung
Mit zunehmender Unternehmensgröße wächst der administrative Aufwand:
Neue Mitarbeitende erhalten verspätet Zugriff
Deaktivierte Mitarbeitende bleiben möglicherweise länger aktiv
Stammdaten unterscheiden sich zwischen HR- und Finanzsystem
HR- und Finance-Teams investieren Zeit in Abstimmungen statt in strategische Aufgaben
Die fehlende Systemverbindung führt zu Doppelarbeit und erhöht das Risiko von Inkonsistenzen.
Die Lösung mit der Personio Integration
Mit der Personio Integration werden relevante Mitarbeiterdaten automatisch von Personio zu Circula synchronisiert.
Konkret bedeutet das:
Mitarbeitende, die in Personio erstellt und aktiviert werden, können automatisch in Circula angelegt werden.
Stammdaten wie Name, E-Mail-Adresse, Status oder Beschäftigungsart werden übernommen.
Wird ein Mitarbeitender in Personio deaktiviert, wird er auch in Circula deaktiviert.
Die Synchronisation läuft automatisch im Hintergrund.
Optional können zusätzliche Attribute (z. B. IBAN, Personalnummer, Kreditorennummer) übertragen werden, sofern sie entsprechend konfiguriert sind.
Für Unternehmen mit mehreren Personio-Entitäten ermöglicht die Multi-Integration, einzelne Personio-Gruppen gezielt mit bestimmten Circula-Accounts zu verbinden.
Personio bleibt das führende HR-System – Circula nutzt die Daten strukturiert weiter.
Tipp
Wissenwertes zur Personio Integration finden Sie in den folgenden Artikeln:
Ergebnis & Mehrwert
Durch die Integration:
entfällt doppelte Datenpflege
werden Onboarding- und Offboarding-Prozesse konsistenter
sinkt das Risiko fehlerhafter User- oder Statusinformationen
reduziert sich der administrative Aufwand für HR und Finance
entsteht eine verlässliche Verbindung zwischen HR- und Finanzprozessen
Das Unternehmen gewinnt Zeit, Transparenz und Prozesssicherheit, besonders bei weiterem Wachstum.
📑 Klare Reisekosten- und Spesenrichtlinien für transparente Ausgabenprozesse
Ausgangssituation
Unternehmen möchten sicherstellen, dass Reisekosten und Spesen nach einheitlichen und nachvollziehbaren Regeln eingereicht und geprüft werden.
Mitarbeitende reichen Ausgaben ein, Führungskräfte prüfen sie im Freigabeprozess, und die Buchhaltung verarbeitet sie weiter.
Sind diese Regeln jedoch nicht systemseitig hinterlegt, entstehen schnell Unsicherheiten:
Welche Beträge sind zulässig? Gibt es jährliche Limits? Wann wird eine Ausgabe kritisch?
Oft existieren Richtlinien zwar als internes Dokument, werden jedoch im Alltag unterschiedlich interpretiert.
Die Herausforderung
Fehlende oder nicht digital abgebildete Richtlinien können dazu führen, dass:
Entscheidungen im Freigabeprozess unterschiedlich ausfallen
Führungskräfte Beträge individuell bewerten müssen
Buchhaltende zusätzlichen Prüfaufwand haben
Transparenz über Kostenlimits fehlt
Mit wachsender Organisation steigt dadurch der Abstimmungsbedarf zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und Finance.
Die Lösung mit Reisekosten- und Spesenrichtlinien
Mit den Reisekosten- und Spesenrichtlinien in Circula können Admins klare Vorgaben direkt im System definieren.
Konkret können Admins innerhalb der App Betragsgrenzen für bestimmte Kategorien festlegen. Diese Limits lassen sich entweder pro Ausgabe oder pro Kalenderjahr definieren.
Wird eine definierte Grenze erreicht oder überschritten:
wird dies nach der Einreichung in der Ausgabenübersicht sichtbar gemacht
erhalten Vorgesetzte sowie Buchhaltende eine entsprechende Benachrichtigung innerhalb der Ausgabe
Damit werden Richtlinien nicht nur dokumentiert, sondern systemseitig nachvollziehbar abgebildet.
Tipp
Wissenwertes zu den Reisekosten- und Spesenrichtlinien finden Sie in dem folgenden Artikel:
Ergebnis & Mehrwert
Durch digital hinterlegte Reisekosten- und Spesenrichtlinien:
sind Ausgabenlimits für alle Beteiligten transparent
werden mögliche Überschreitungen automatisch sichtbar
erhalten Führungskräfte und Buchhaltung eine klare Informationsgrundlage
steigt die Nachvollziehbarkeit im gesamten Ausgabenprozess
Unternehmen gewinnen mehr Übersicht über ihre Spesenregelungen, ohne zusätzlichen manuellen Abstimmungsaufwand.
🛫 Automatische Reiseentwürfe durch die Lanes & Planes Integration
Ausgangssituation
In vielen Unternehmen planen Mitarbeitende ihre Geschäftsreisen über eine spezialisierte Buchungsplattform, in diesem Fall Lanes & Planes. Dort werden Transportmittel wie Zug oder Flug sowie Übernachtungen erfasst und gebucht.
Parallel dazu nutzt das Finanz-Team Circula zur Abwicklung und Abrechnung von Reisen. Ohne Systemverbindung müssten Reisen in Circula manuell angelegt werden, sobald eine Buchung über Lanes & Planes stattfindet, ein zusätzlicher administrativer Schritt.
Die Herausforderung
Manuelle Reiseanlage führt zu:
zusätzlichem Aufwand für Mitarbeitende, die Reisen manuell erfassen müssen
möglichen Inkonsistenzen zwischen Buchung und Abrechnungsdaten
Verzögerungen beim Start der Reisekostenabrechnung und fehlender Transparenz
Insbesondere bei häufigen oder komplexen Reisen bindet das manuelle Anlegen wertvolle Zeit.
Die Lösung mit der Lanes & Planes Integration
Die Integration zwischen Lanes & Planes und Circula sorgt dafür, dass eine in Lanes & Planes gebuchte Reise automatisch als Entwurf in Circula erstellt wird – ohne zusätzlichen manuellen Erfassungsaufwand.
Wesentliche Aspekte des Integrationsprozesses:
Nach einer Buchung in Lanes & Planes erscheint die Reise ca. 5 – 10 Minuten später automatisch in Circula als Entwurf.
Übernommen werden relevante Daten wie:
die reisende Person
das Reiseziel
Start- und Enddatum
eine Beschreibung der Reise
Die Zuordnung erfolgt immer der reisenden Person, auch wenn eine andere Person die Buchung vorgenommen hat.
Der Reiseentwurf kann anschließend normal bearbeitet werden: zusätzliche Ausgaben, Fahrtkosten und Belege lassen sich ergänzen.
Tipp
Wissenwertes zu den Reisekosten- und Spesenrichtlinien finden Sie in dem folgenden Artikel:
Ergebnis & Mehrwert
Durch die Lanes & Planes Integration:
entfällt die manuelle Anlage jeder einzelnen Reise in Circula
werden Reiseinformationen konsistent und ohne Medienbruch übertragen
gewinnen Mitarbeitende, Genehmigende und Buchhaltende Zeit für wertschöpfende Aufgaben
wird die Basis für eine schnellere und sauberere Reisekostenabrechnung geschaffen
Reiseplanung und Reisekostenabrechnung rücken näher zusammen, und der Prozess von der Buchung bis zur Abrechnung wird durchgängig.
Haben Sie noch Fragen?
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