Der BFH hat in seinem Beschluss vom 20.08.1997 (BStBl. II S. 667) entschieden, dass Arbeitgebende und Arbeitnehmende im gegenseitigen Einvernehmen ohne Weiteres Barlohn durch einen Sachbezug ersetzen können.

Die Rechtsgrundlage für die Essenszuschüsse mittels Circula ist im R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR verankert. Danach können Essenszuschüsse von arbeitstäglich ab 2023 bis zu 6,90 € mit dem amtlichen Sachbezugswert von 3,80 € pauschal lohnversteuert werden. Daraus ergibt sich eine Aufteilung des Essenszuschusses in einen steuerfreien und einen steuerpflichtigen Teil:

Essenszuschüsse, die den Grenzbetrag (von 3,80 €) nicht überschreiten, können als eingenommene Mahlzeit des jeweiligen Arbeitnehmenden mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet und pauschal mit 25 % besteuert werden. Im Fall der Pauschalversteuerung ist der geldwerte Vorteil sozialversicherungsfrei (§ 1 Abs. 1 SvEV). Der darüber hinausgehende Betrag von (maximal) 3,10 € stellt im Ergebnis einen steuerfreien Zuschuss des Arbeitgebenden dar. Vom Arbeitnehmenden geleistete Zuzahlungen für die Mahlzeit sind auf den pauschal zu versteuernden Sachbezugswert anzurechnen.

Seit dem 02.02.2016 sind neben physischen Essensgutscheinen auch digitale Essenzuschüsse möglich (BStBl 2016 I S. 238).

Wie die Berechnung funktioniert:

Der maximale Nutzen pro Tag beträgt 6,90 € (2023) und ist in zwei Teile gegliedert. Eine Basis von 3,80 €, die den "Sachbezugswert" von Mittagsmahlzeiten darstellt, ist standardmäßig mit einem festen Steuersatz von 25% steuerpflichtig. Zusätzlich kann der Arbeitgebende zusätzlich bis zu 3,10 € steuerfrei zur Verfügung stellen.

  • Wenn der Mitarbeitende weniger als das Maximum von 6,90 € einreicht, wird der steuerfreie Betrag um den Differenzbetrag reduziert. Falls der Mitarbeitende an einem Tag weniger als 3,80 € einreicht, ist trotzdem der Sachbezugswert von 3,80 € zu versteuern.

  • Zahlt der Mitarbeitende mehr als 6,90 € für sein Mittagessen, wird der steuerpflichtige Betrag (fester Steuersatz) um den Differenzbetrag reduziert. (Ein Beleg von 10,70 € oder höher führt zu einer steuerfreien Rückerstattung von 6,90 €.


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