Auf einen Blick
Essenszuschüsse können arbeitstäglich in Höhe von bis zu 7,50 € ausgezahlt werden.
Der amtliche Sachbezugswert von 4,40 € muss pauschal lohnversteuert werden. Darüber hinaus kann ein steuerfreier Zuschuss in Höhe von maximal 3,10 € gewährt werden.
Eine Eigenbeteiligung des Arbeitnehmers kann den steuerpflichtigen Anteil reduzieren.
Allgemein
Der BFH hat in seinem Beschluss vom 20.08.1997 (BStBl. II S. 667) entschieden, dass Arbeitgebende und Arbeitnehmende im gegenseitigen Einvernehmen ohne Weiteres Barlohn durch einen Sachbezug ersetzen können.
Die Rechtsgrundlage für die Essenszuschüsse mittels Circula ist im BMF-Schreiben vom 18.01.2019 verankert. Danach können Essenszuschüsse von arbeitstäglich ab 2024 bis zu 7,50 € mit dem amtlichen Sachbezugswert von 4,40 € pauschal lohnversteuert werden. Daraus ergibt sich eine Aufteilung des Essenszuschusses in einen steuerfreien und einen steuerpflichtigen Teil.
Essenszuschüsse, die den Grenzbetrag (von 4,40 €) nicht überschreiten, können als eingenommene Mahlzeit der jeweiligen Arbeitnehmenden mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet und pauschal mit 25 % besteuert werden. Im Fall der Pauschalversteuerung ist der geldwerte Vorteil sozialversicherungsfrei (§ 1 Abs. 1 SvEV). Der darüber hinausgehende Betrag von (maximal) 3,10 € stellt im Ergebnis einen steuerfreien Zuschuss des Arbeitgebenden dar. Vom Arbeitnehmenden geleistete Zuzahlungen für die Mahlzeit sind auf den pauschal zu versteuernden Sachbezugswert anzurechnen.
Seit dem 02.02.2016 sind neben physischen Essensgutscheinen auch digitale Essenszuschüsse möglich (BStBl 2016 I S. 238).
Wie die Berechnung funktioniert
Der maximale Nutzen pro Tag beträgt 7,50 € und ist in zwei Teile gegliedert. Eine Basis von 4,40 €, die den "Sachbezugswert" von Mittagsmahlzeiten darstellt, die Versteuerung kann tariflich durch Zurechnung beim einzelnen Arbeitnehmenden oder pauschal mit dem Pauschsteuersatz von 25 % zzgl. SolZ und Kirchensteuer erfolgen. Die Pauschalierung der Lohnsteuer löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus. Zusätzlich kann das Unternehmen seinen Arbeitnehmenden zusätzlich bis zu 3,10 € steuerfrei zur Verfügung stellen.
Wenn Mitarbeitende weniger als das Maximum von 7,50 € einreichen, wird der steuerfreie Betrag um den Differenzbetrag reduziert. Falls Mitarbeitende an einem Tag weniger als 4,40 € einreichen, ist trotzdem der Sachbezugswert von 4,40 € zu versteuern.
Zahlen Mitarbeitende mehr als 7,50 € für ein Mittagessen, wird der steuerpflichtige Betrag um den Differenzbetrag reduziert. Ein Beleg von 11,90 € oder höher führt zu einer steuerfreien Rückerstattung von 7,50 €.
Berechnung für das Jahr 2025
FAQ
Welchen Aufwand bedeutet Circulas Essenszuschuss für mein Unternehmen?
Circula Lunch besteht aus einem weit geringeren Aufwand als herkömmliche Papieressensgutscheine. Durch die Verarbeitung und Kontrolle der eingereichten Belege durch Circula müssen Sie als Arbeitgeber lediglich am Ende des Monats eine Exportdatei in sein Lohnbuchhaltungssystem importieren.
Kann Circula Lunch von Mitarbeitern in Kurzarbeit genutzt werden?
Ja! Der Zuschuss entfällt nur bei “Kurzarbeit 0” (100% Arbeitsausfall).
Kann Circulas Essenszuschuss von Mitarbeitenden genutzt werden, die einen halben Tag krank waren?
Da der Arbeitgeber durch die Vergabe von einer monatlich festen Anzahl von Essensmarken (15 Essensmarken bei Vollzeitmitarbeitern etc.) auf die Überwachung der Abwesenheitstage verzichten kann, wirken sich halbe Krankheitstage auf die Vergabe der Essensmarken nicht aus.
Kann Circulas Essenszuschuss bei Dienstreisen bzw. Auswärtstätigkeit genutzt werden?
Nein. Da dem Mitarbeitenden auf Reisen eine Tagespauschale (per diem) zusteht, können Benefits nicht an Reisetagen genutzt werden.
Wie gewährleistet Circula den Datenschutz?
Alle Informationen zum Datenschutz bei Circula finden Sie hier.
Hinweis
Alle weiteren Informationen zum Essenszuschuss finden Sie in unserem Artikel "Wie man den Essenszuschuss nutzt", die administrative Freischaltung der User ist erklärt im Artikel "Benefit-Gruppen".
Haben Sie noch Fragen?
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📞+49 30 588 491 01
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