Auf einen Blick
Für die Lohnabrechnung relevante Einträge aus Circula können unter "Prüfung & Freigabe" > "LoBu Export" in verschiedenen Formaten exportiert werden.
Zuvor müssen die Personalnummern für die Einreichenden sowie die Lohnartnummern für die verschiedenen Ausgabentypen hinterlegt werden.
Wenn Sie die Auszahlung über die Finanzbuchhaltung vornehmen, aber dennoch den LoBu-Export für die Erfassung der Informationen nutzen möchten, können Sie eine Lohnartnummer im Feld "Brutto-Netto-Abzug" eintragen.
Was ist der Lohnbuchhaltungsexport (LoBu Export)?
In der Lohnsteuerbescheinigung ist es verpflichtend, die Verpflegungszuschüsse gesammelt anzugeben. Mit dem LoBu Export ist es möglich, diese Informationen an die Lohnbuchhaltung direkt weiterzugeben.
Wie richtet man den LoBu Export ein?
Diese Funktion ist ausschließlich dem Circula Professional Plan vorbehalten. Mehr Informationen zu unserer Preisliste erhalten Sie hier.
Um den LoBu Export einzurichten, müssen Sie in den Einstellungen den Reiter “Lohnbuchhaltung” anklicken. Sie werden dann gebeten:
Die entsprechenden Personalnummern anzulegen (> "User Management")
Die Lohnartnummern für die gegebenen Kategorien zu definieren ("Einstellungen" > "Erweitert", bzw. "Kategorien")
Die DATEV Einstellungen zu vervollständigen ("Einstellungen" > "Allgemein")
Das Startdatum anzugeben, ab wann Sie den LoBu Export nutzen möchten.
Einrichtung des LoBu Exports in den Einstellungen
Klicken Sie auf "Lohnartnummer" > "Weitere hinzufügen", werden Sie zum Tab "Erweitert" geleitet, wo Sie die erforderlichen Lohnartnummern erfassen können.
Im "Erweitert"-Tab können Sie die benötigten Lohnartnummern eintragen.
Anmerkung zur Personalnummer
Damit ein solcher Export stattfinden kann, müssen für alle Mitarbeitenden im Punkt "User Management" Personalnummern hinterlegt werden. Die Eintragung der Personalnummer übernimmt die Administration.
Hinterlegung der Personalnummer im User Management
Wer kann den LoBu-Export durchführen?
Unternehmensweite Buchhalter:innen können nun Daten aus Circula direkt in die Lohnbuchhaltung exportieren. Detaillierte Informationen zur gruppenbezogenen Konfiguration von Benutzerrollen und -rechten finden Sie hier.
Welche Ausgaben werden exportiert?
Es werden folgende Auslagentypen für den Export in die Lohnbuchhaltung bei Circula erstellt:
Ausgaben
Kilometerpauschalen
Verpflegungsmehraufwände
Wie der LoBu Export durchgeführt wird
Um die entsprechenden Daten zu exportieren, muss wie gehabt der Genehmigungs- und Prüfungsprozess durchlaufen sein. Im Prüfungs- und Freigabebereich erscheinen im oberen Bereich folgende Sektionen:
die FiBU Exporte (Exporte für die Finanzbuchhaltung)
die LoBu Exporte: Hier werden diejenigen Exportmöglichkeiten angezeigt, die für die Lohnbuchhaltung relevant sind
Reiter FiBu und LoBu Export in der Prüfsektion
Bevor die Daten für die Lohnbuchhaltung exportiert werden können, müssen diese zunächst im FiBu Export Reiter exportiert werden! Erst wenn der Export in der FiBu Sektion abgeschlossen ist, stehen die geprüften Kosten bzw. Reisen im LoBu Export zum Exportieren bereit.
1. Schritt: Daten für die FiBu exportieren
2. Schritt: Jetzt können die Daten für die LoBu exportiert werden
Die für die Lohnbuchhaltung relevanten Auslagen, die von Usern ohne Personalnummern hinterlegt wurden, sind im Bereich “Fehlende Personalnummer" angezeigt:
Offene LoBu Exporte aufgrund fehlender Personalnummern
Alle zum Export fertigen Auslagen sind in der Sektion “Bereit zum Export” festgehalten und können entweder heruntergeladen werden oder direkt nach DATEV exportiert werden. Hierbei ist die Monatsangabe des Exports wichtig:
Lohnbuchhaltungsexport direkt zu DATEV übertragen
Im Bereich "Reports" können nun je nach Kategorie die jeweiligen Reports eingesehen werden:
Wählen Sie alle gewünschten Reports aus, die Sie erneut exportieren möchten.
Zwei Wege der Auszahlung und wie man sie in Circula einrichtet
Wenn Sie die Ausgaben in die Lohnbuchhaltung exportieren, aber nicht von dort an Ihre Mitarbeitenden auszahlen möchten, tragen Sie bitte unter "Einstellungen" und "Erweitert" eine entsprechende Lohnartnummer für den Brutto-Netto-Abzug ein. Dies sorgt dafür, dass Ausgaben zwar in der Lohnbuchhaltung erfasst, aber von dort nicht ausgezahlt werden.
Der Brutto-Netto Abzug sorgt dafür, dass in der Lohnbuchhaltung der Auszahlungsbetrag = 0 wird.
Wenn Sie die Auszahlung der Kosten also über den Lohnbuchhaltungsexport vornehmen, können Sie das Feld "Brutto-Netto-Abzug" leer lassen.
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