Die Eigenorganisation Comfort (kurz: EOC) unterstützt Kanzleien dabei, ihre Kundenaufträge (=Verträge) effizient zu verwalten. Mit EOC können neue Verträge angelegt, geleistete Stunden erfasst, (Reise-)Kosten gesammelt und daraus Rechnungen für Mandanten erstellt werden.

Durch die Anbindung an Circula wird die Erfassung und Zuordnung von (Reise-)Kosten noch einfacher:
Aktuelle Aufträge aus EOC werden zu Circula übertragen und dort als einzelne Projekte angelegt. Ausgaben in Circula können während der Einreichung direkt dem passenden Projekt zugeordnet werden. Alle eingereichten Kosten werden anschließend gebündelt zurück an EOC übertragen und den entsprechenden Aufträgen zugeordnet.

Im ersten Schritt können Sie Ihre Auftragsdaten aus Eigenorganisation Comfort (EOC) direkt in Circula importieren. Auf Basis dieser Aufträge legt Circula automatisch passende Projekte bzw. Kostenträger für Ihre Organisation an.

Anschließend nimmt die Buchhaltung im Circula-Account die nötigen EOC-spezifischen Einstellungen vor. Danach können Reisende wie gewohnt ihre Ausgaben erfassen und den entsprechenden Projekten zuordnen.

Zum Abschluss werden alle Ausgaben aus Circula exportiert und in EOC importiert. Dort werden die Kosten den jeweiligen Aufträgen zugeordnet.

Startpunkt ist der Export der Auftragsdaten aus EO Comfort. Exportieren Sie diese aus dem Programm “Zeiten und Kosten Erfassung”. In der Registerkarte “Erfassung” steht Ihnen der Aufruf zum Export über den Link “Prüfdatei bereitstellen” zur Verfügung. Die Prüfdatei wird als zip-Datei zum Import in Circula vorbereitet.

Die Einstellung von Datev EO Comfort erfolgt über Circula direkt. Hier wird eine Prüfdatei für Circula bereitgestellt und Circula implementiert eine entsprechende Anpassung der Anwendungsoberfläche.

Wechseln Sie zu Circula. Dort öffnen Sie im Menüpunkt “Einstellungen” den Reiter “Kostenträger”. Klicken Sie auf das gelbe Plus unten rechts. Dort wählen Sie die Option “Kostenträger von EOC erstellen”.

Nach der Auswahl von "Kostenträger von EOC erstellen" können Sie im nächsten Fenster die Datei importieren. (Hinweis: Circula kennt das Passwort der von DATEV erstellten Datei und kann diese automatisiert auslesen.)

Im nächsten Schritt können Sie entscheiden, ob bereits importierte Kostenträger, die nicht erneut in dieser Datei auftauchen, deaktiviert werden sollen. So können Sie sicherstellen, dass Reisende Ausgaben nicht mehr auf veraltete Aufträge buchen können.

Klicken Sie auf “Neue Kostenträger erstellen”, um den Prozess abzuschließen.

Nun erstellt Circula für Sie die einzelnen Aufträge. Dies kann einige Minuten dauern, läuft jedoch im Hintergrund ab. Sie können einfach später zu dieser Seite zurückkehren, dann finden Sie die neuen Kostenträger hier angelegt.