Wer kann Circula als Steuerberater nutzen?

Circula kann von Steuerberatungskanzleien auf zwei Arten genutzt werden:

Als eigenständiger Nutzer: Die Kanzlei nutzt Circula selbstständig zur internen Abwicklung.
Im Auftrag von Mandanten: Die Kanzlei greift im Rahmen der Mandatsbetreuung auf das Circula-Konto des Mandanten zu.

Der verfügbare Funktionsumfang und die Zugriffsrechte richten sich danach, in welcher Rolle Sie Circula verwenden – als eigener Kunde oder als externer Dienstleister eines Mandanten.

Wie erhalten Steuerberater Zugriff auf die Daten eines Mandanten?

Mandanten können Sie direkt über Circula als User mit der Rolle „Buchhalter“ oder „Admin“ einladen. Diese Rolle ermöglicht Ihnen den vollständigen Zugriff auf alle buchhaltungsrelevanten Daten, einschließlich der Exporte.

Um den Reiter “Reports” sehen zu können, müssen Sie als Buchhalter in der Ausgaben-Gruppe “User außerhalb der Gruppen” hinterlegt sein.

Hinweis

Mehr zu den User-Rollen finden Sie in diesem Artikel.
Mehr zu den User-Gruppen finden Sie in diesem Artikel.

Welche Exportformate stehen Steuerberatern für die Finanzbuchhaltung zur Verfügung?

CSV-Export (allgemein): Enthält alle ausgewählten Ausgaben in tabellarischer Form mit vollständiger Transaktionshistorie.
- Eignet sich für individuelle Auswertungen oder den Import in andere FiBu-Systeme
- Enthält sämtliche Metadaten zu den Auslagen
- Jeder Auslage ist ein Link zum jeweiligen Beleg zugeordnet
- Gesplittete Auslagen werden einzeln aufgeführt
PDF-Report: Kompaktdarstellung zur Archivierung oder Prüfung.
- Enthält alle Belege mit zugehörigen Daten
- Berichte werden pro Mitarbeiter und pro Reise erstellt
Belege als ZIP / Belege als ZIP (PDF): inklusive der digitalisierten Belege.
- Wählbar im Originalformat oder als PDF-Dateien
DATEV-Format: Für die manuelle Übertragung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
- Enthält Buchungssätze mit Konten, Beträgen und Buchungstexten
- Inklusive Kostenstellen und Kostenträgern (sofern gepflegt)
- Referenznummern zu den Belegen
- Keine Beleg- oder Bilddateien enthalten
DATEV XML-Export: Strukturierter Export auf Basis des DATEV XML-Standards.
- Kompatibel mit DATEV Unternehmen Online
- Einfacher Import zu DATEV Unternehmen Online
- Enthält Buchungssätze, Buchungsschlüssel und Verknüpfungen zu digitalen Belegen
DATEV EOC Export: Strukturierter Export geprüfter Ausgaben im DATEV EO Comfort-Format, inklusive Projekte und Aufwandspositionen
- Direkte Zuordnung von Ausgaben zu Projekten
- Schneller Export mit minimalem Fehlerpotenzial
SEPA-Export: Ausgaben können als SEPA-XML-Datei exportiert werden, um Erstattungen über den SEPA-Zahlungsverkehr abzuwickeln.
- Automatisierte Erstellung von Überweisungen statt manueller Eingaben
- Schnelle Abwicklung von Ausgabenerstattungen in einem Schritt
Übertragung zu DATEV Unternehmen Online: Über die direkte Schnittstelle können Finanzbuchhaltungsexporte mit wenigen Klicks durchgeführt werden.
- Direkte Übertragung ohne manuellen Export/Import
- Belege und Metadaten werden vollständig mitübertragen
- Schneller Prozess mit wenigen Klicks abgeschlossen

Hinweis

Detaillierte Auskunft zu den unterschiedlichen Exportformaten finden Sie in diesem Artikel.

Welche Exportformate stehen Steuerberatern für die Lohnbuchhaltung zur Verfügung?

Übertragung zu DATEV: Direkte Übermittlung lohnrelevanter Ausgaben aus Circula an DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt ohne manuelle Zwischenschritte
- Schneller Exportprozess mit wenigen Klicks
- Zentrale Erfassung lohnrelevanter Ausgaben in Circula für die Lohnbuchhaltung nutzbar
DATEV Export: Für den manuellen Import in DATEV Lohn und Gehalt oder DATEV LODAS
- Textdatei im speziellen Format (ASCII-Datei)
- Sicherstellung der Kompatibilität mit DATEV-Systemen
CSV Export: Enthält alle ausgewählten Ausgaben in tabellarischer Form
- Enthält sämtliche Daten zu den Auslagen

Wie übertrage ich die Daten in die Lohnbuchhaltung mit dem DATEV Export?

Nach dem Herunterladen des DATEV-Exports als .txt-Datei mit den Bewegungsdaten muss die Datei unverändert in DATEV Lohn und Gehalt oder DATEV LODAS importiert werden.

Import zu DATEV LODAS:
- Öffnen Sie DATEV LODAS, der Mandant muss geschlossen sein (Mandanten/Bearbeitungssperre)
- Die Datei kann in LODAS unter "Datenübernahme" > "ASCII Daten importieren" importiert werden. Hier öffnet sich der LODAS-ASCII Import Manager.
- Öffnen Sie die exportierte Datei und lassen Sie für den Prüflauf das Häkchen aktiviert.
- Schließen Sie die Prüfung ab.
  - Falls die Daten als "DATEV Export" exportiert wurden, "Dateiname" auswählen und die entsprechende Datei.
  - Falls die Daten mit der direkten Übertragung zu DATEV exportiert wurden, die Option "Aus dem Rechenzentrum abrufen: (Lohnimportdatenservice)" auswählen.
Import zu DATEV Lohn und Gehalt:
- Die Datei kann unter „Bewegungsdaten importieren“ importiert werden.
- Wählen Sie „Monat der Übernahme“ und „Hersteller = Bewegungsdaten (Standard)“ aus.
  - Falls die Daten als "DATEV Export" exportiert wurden, laden Sie anschließend die Datei „von diesem PC …“ hoch oder
  - Falls die Daten mit der direkten Übertragung zu DATEV exportiert wurden, die Option "Aus dem Rechenzentrum..." auswählen.

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