Auf einen Blick
Unternehmen können ihren Mitarbeitenden ein monatliches Budget zuweisen, das sie für ihre Mobilitätsbedürfnisse nutzen können.
Die Mitarbeitenden können somit jede Art von Transportmittel nutzen, die sie sowohl privat als auch für die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte wählen möchten. Je nach Auswahl gelten jedoch unterschiedliche Steuervorschriften.
Steuervorschriften
Steuerfreie Mobilitätsangebote
Steuerfrei sind Zuschüsse des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr (ohne Luftverkehr) zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 3 EStG sowie für Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr gezahlt werden.
Dazu zählen:
Öffentlicher Personennahverkehr (ÖPNV)
Regionale Verkehrsmittel wie Busse, U-Bahn, S-Bahn oder Regionalzüge ((RB, RE, etc.)
Öffentlicher Personenfernverkehr
z.B.: Langstreckenzüge und Überlandbusse
Wenn sie für den Pendelverkehr genutzt werden, sind sie steuerfrei.
Wichtig
Nur für die Fahrt von der Wohnung zur ersten Arbeitsstätte ist der Zuschuss zu einem Fernzug (ICE, TGV usw.) oder zu einem Überlandbus im Personenfernverkehr steuerfrei.
Hinweis: Jahrestickets
Reichen Sie ihre Monatskarte in der Circula App ein und der Gesamtbetrag wird Ihnen in gleich hohen monatlichen Teilbeträgen bis zum Ende der Laufzeit gezahlt.
Beispiel: Wenn Sie eine Jahreskarte im Wert von 400€ einreichen, erhalten Sie jeden Monat 33,33€ als Erstattung.
Das steuerfreie Mobilitätsbudget
Sollten sie Ihren Mitarbeitenden ein rein steuerfreies Mobilitätsbudget ermöglichen wollen, kann das Mobilitätsbudget auf die oben genannten steuerfreien Angebote reduziert werden. Diese Einstellung könnte unter Anderen im Rahmen einer Nachhaltigkeitsstrategie eingesetzt werden, um Nutzer zu einem nachhaltigeren Verhalten zu motivieren.
In unserem Artikel "Benefits Gruppen" erfahren Sie alle Details zur Umsetzung.
Besteuerte Mobilitätsangebote
Fahrten im Individualverkehr und im Fernverkehr zu privaten Zwecken werden mit den persönliches Steuersätzen besteuert.
Dazu zählen:
Öffentlicher Personenfernverkehr
z.B.: Langstreckenzüge und Überlandbusse
Wenn sie für private Reisen genutzt werden, sind sie steuerpflichtig.
Individualverkehr
Jede andere Art von Transport (Carsharing, Taxis, E-Scooter usw.).
Hinweis
Wird das Mobilitätsbudget außerhalb von Deutschland genutzt, sind alle Mobilitätsangebote steuerpflichtig.
| Öffentlicher Personennahverkehr | Öffentlicher Personenfernverkehr | Individualverkehr |
Pendelverkehr | steuerfrei | steuerfrei | steuerpflichtig |
Privatfahrt | steuerfrei | steuerpflichtig | steuerpflichtig |
Dienstreise | Kein Mobilitätsbudget | Kein Mobilitätsbudget | Kein Mobilitätsbudget |
Weitere Informationen
Dienstreisen
Dienstreisen sind nicht Teil des Mobilitätsbudgets! Bezüglich der Vereinbarkeit von Reisekosten nach § 3 Nr. 16 EStG und Mitarbeiter Benefits nach § 3 Nr. 15 EStG gelten besondere Regelungen.
Die Entfernungspauschale
Gemäß § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 2 EStG kann der Arbeitgeber für alle in § 3 Nr. 15 EStG genannten Bezüge eines Kalenderjahres anstelle der Steuerfreiheit die Lohnsteuer einheitlich mit 25% pauschalieren.
Die nach § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 2 EStG pauschal besteuerten Bezüge werden nicht auf die
Entfernungspauschale angerechnet. Es kommt nicht darauf an, ob die Bezüge zusätzlich
zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt worden sind.
Für § 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 EStG bleiben nur Ausnahmefälle. Dazu gehören zum einen die
Gestellung eines Autos oder Barzuschüsse zu Fahrten mit dem eigenen Auto. Zum anderen ist die Regelung anwendbar, wenn die Steuerfreiheit daran scheitert, dass die Leistung nicht zusätzlich zum ohnehin gewährten Arbeitslohn gewährt wird.
Wie hoch ist der monatliche Höchstbetrag für das Mobilitätsbudget?
Die Unternehmen können den Betrag, den sie ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen wollen, frei festlegen. Auf diese Weise bleiben Sie flexibel und bieten ihren Mitarbeitenden einen individuellen und einzigartigen Benefit.
Fragen und Antworten
Gilt das Mobilitätsbudget nur für berufsbedingte Fahrten?
Nein, Mitarbeitende können frei entscheiden, für welche Reisen sie ihr Budget verwenden – ob privat oder zur ersten Tätigkeitsstätte spielt keine Rolle.
Was ist die erste Tätigkeitsstätte?
Die Definition der ersten Tätigkeitsstätte ist abhängig von intern festgelegten Bestimmungen des Unternehmens. Als Orientierung dient § 9 Absatz 4 Satz 1 EStG des BMF-Schreibens.
Können Mitarbeitende Fahrten mit ihrem Privatwagen einreichen?
Ja, Mitarbeitende können Kraftstoffkosten in der Kategorie "Individualverkehr" geltend machen – auch für Privatfahrten. Beachten Sie, dass diese Kosten versteuert werden müssen.
Müssen Nutzende die Belege aufbewahren?
Circula speichert Belege revisionssicher. Falls Ihr Unternehmen keine anderen Vorgaben äußert, müssen Belege nicht aufbewahrt werden. Wir raten aber, die Belege aufzuheben, bis die Prüfung in Circula erfolgt ist.
Kann das Mobilitätsbudget von Mitarbeitenden genutzt werden, die im Home Office arbeiten?
Ja! Im Home Office ist die Nutzung des Mobilitätsbudgets unter denselben Voraussetzungen möglich.
Kann das Mobilitätsbudget von Mitarbeitenden in Kurzarbeit genutzt werden?
Ja! Der Zuschuss entfällt nur bei “Kurzarbeit 0” (100% Arbeitsausfall).
Alle weiteren Informationen zum Mobilitätsbudget finden Sie in unserem Artikel "Wie man das Mobilitätsbudget nutzt", die administrative Freischaltung der User ist erklärt im Artikel "Benefits Gruppen".
Haben Sie noch Fragen?
💬 Chat Support
📞+49 30 588 491 01
✉️️ support@circula.com