Einem Nutzer oder einer Nutzerin können eine oder mehrere Rollen zugewiesen werden. Rollen werden von Admin-Usern im Bereich User Management der Web-App verwaltet, wie in diesem Artikel erläutert. Zu jeder Rolle gehören spezifische Zugriffs- und Verwendungsrechte.
Circula unterscheidet zwischen vier User-Rollen:
Mitarbeiter
Genehmiger
Buchhalter
Administrator
📝 Hinweis: Der User, welcher den Account des Unternehmens angelegt hat, erhält automatisch alle User Rollen und hat somit Zugriff auf alle Bereiche der Web-App.
Mitarbeiter
Diese Rolle wird standardmäßig jedem User zugewiesen.
Mitarbeiter:
haben Zugriff auf die Funktionen der mobilen App, mit welcher Sie Ausgaben einreichen können
können die Web-App verwenden, um Ausgaben einzureichen und den Status eingereichter Ausgaben einzusehen.
Buchhalter
Buchhalter haben Zugriff auf zusätzliche Funktionen in der Web-App.
Sie können:
eingereichte Ausgaben von Usern sehen, wenn sich diese als Mitarbeiter in Gruppen befinden, denen sie als Buchhalter zugeordnet wurden
Ausgabendetails bearbeiten, wenn falsche Informationen übermittelt wurden
Ausgaben ablehnen oder löschen. Bei einer Ablehnung wird der Mitarbeiter per Push-Benachrichtigung und E-Mail benachrichtigt.
Ausgaben als kontrolliert markieren und somit den buchhalterischen Prüfschritt abschließen
Ausgaben im Bereich Offene Exporte als Reports exportieren und diese bei Bedarf im Bereich Reports erneut herunterladen. Hier finden Sie eine detaillierte Beschreibung dieses Prozesses
Genehmiger
Genehmiger haben ebenfalls Zugriff auf zusätzliche Funktionen in der Web-App.
Sie können:
eingereichte Ausgaben von Usern sehen, wenn sich diese als Mitarbeiter in Gruppen befinden, denen sie als Genehmiger zugeordnet wurden
Ausgaben ablehnen. Bei einer Ablehnung wird der Mitarbeiter per Push-Benachrichtigung und E-Mail über die Ablehnung der Ausgabe benachrichtigt
Ausgaben freigeben
📝 Hinweis: Genehmiger haben keine Schreibrechte und können eingereichte Ausgaben nicht bearbeiten, wenn falsche Informationen übermittelt wurden. Diese Befugnis haben nur Buchhalter.
Administrator
Administratoren haben Verwaltungsrechte in der Web-App. Sie können
Gruppen, User und User-Rollen im Bereich User Management anlegen und verwalten
Einstellungen verwalten. Dies umfasst unter anderem: Kategorien (Sachkonten), Kostenstellen, Kostenträger sowie die Billing-Einstellungen des Unternehmens.
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