Die Reisefunktion gibt der Buchhaltung und Vorgesetzten einen besseren Überblick über die Ausgaben, die im Rahmen einer Reise entstanden sind. Mit Reisen können in der Buchhaltung auch einzelne Berichte für einzelne Reisen erstellt werden, was zu einer größeren Transparenz im Abrechnungsprozess führt.
Übersicht einer Reise in der Web-App.
Mitarbeiter:innen können Reisen erstellen und ihnen Fahrtkosten und Auslagen hinzufügen. Die Tagespauschale einer Reise wird automatisch berechnet, sobald sie eingereicht wurde. Nach dem Einreichen werden Mitarbeiter:innen aufgefordert, einige letzte Angaben bezüglich der Unterkunft und Verpflegung zu ergänzen, damit Circula die Tagespauschale genau berechnen kann.
Die Tagespauschale wird berechnet, indem die eingereichten Angaben mit den geltenden Tagessätzen berechnet werden. Hier ist ein Beispiel für eine solche Berechnung:
Aufschlüsselung einer Tagespauschale-Berechnung in der Web-App.
In diesem Fall hat das Unternehmen das Frühstück de:r Mitarbeiter:in im Voraus bezahlt. Der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin bezahlte alle anderen Mahlzeiten und die Unterkunft, was sich in der Summe der Tagespauschale widerspiegelt.
Eine detaillierte Aufschlüsselung der Summe kann in der Web App aufgerufen werden, indem man auf "Berechnung anzeigen" klickt.
❗Wichtig:
Eine Tagespauschale kann nicht wie jede andere Ausgabe abgelehnt werden. Buchhalter:innen können die Details der Tagespauschale (z.B. Verpflegung und Berücksichtigung der Nächtigungspauschale) ändern und letztendlich entscheiden, ob die berechnete Tagespauschale ausgezahlt wird oder nicht, indem "Tagespauschale soll nicht ausgezahlt werden" ausgewählt wird.
Sobald eine Ausgabe innerhalb einer Reise abgelehnt oder genehmigt wurde, kann diese Ausgabe nicht mehr bearbeitet werden. Eine Reise kann erst dann für den Export vorbereitet werden, wenn sie als Ganzes genehmigt wurde. Mit der Genehmigung der gesamten Reise werden auch alle darin enthaltenen Ausgaben genehmigt.
Wenn eine Ausgabe abgelehnt wurde, muss sie zur Bearbeitung an die einreichende Person zurückgeschickt werden.
Sobald eine einzelne Ausgabe abgelehnt wurde, können Sie die Reise nicht mehr freigeben, sondern müssen sie ebenfalls ablehnen. Nur so kann sie von der einreichenden Person bearbeitet werden.
Wenn eine gesamte Reise abgelehnt wurde, wird sie an den oder die Mitarbeiter:in zurückgeschickt. Die Ausgaben, die bearbeitet werden müssen, sind markiert. Wir empfehlen, die einzelnen Ausgaben, die überprüft werden müssen, auszuwählen und einen Ablehnungsgrund hinzuzufügen, bevor sie zurückgeschickt werden. Der Status aller anderen Ausgaben innerhalb der Reise wird nicht geändert.
Kommentarfeld beim Ablehnen
Wenn Sie mehr über Tagespauschalen erfahren möchten, lesen Sie bitte unseren Artikel über die Berechnung von Tagespauschalen.
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