Hinweis

Dieser Artikel bezieht sich ausschließlich auf die Integration von Kreditkarten von Pliant mit Circula.
Wenn Sie Ihre Circula Kreditkarten nach Dezember 2024 erhalten haben, betrifft dieser Artikel Ihr Setup nicht. In diesem Fall beziehen Sie sich auf diese Kollektion.
Um zu erfahren, ob Sie Circula Kreditkarten oder Pliant Kreditkarten benutzen, können Sie entweder die Marke von Ihren physischen Karten entnehmen oder sich nach dem Vertragsdatum richten.

Auf einen Blick

In diesem Artikel erfahren Sie alles über die Integration mit Pliant.

Mit der Circula Kreditkarte, sowohl in virtueller als auch physischer Form (VISA) – werden Transaktionen in Echtzeit automatisch als Ausgaben in Ihrer Circula-App erfasst.
Dieser automatisierte Prozess reduziert manuellen Aufwand und vereinfacht Ihre Buchhaltung erheblich:
Sie müssen lediglich den passenden Beleg zur Ausgabe hochladen – fertig.

Zusätzlich profitieren Sie von folgenden Funktionen:

Individuelle Budgets pro Karte oder Mitarbeiter: einfach zu definieren und anzupassen
Volle Transparenz über alle ausgestellten Karten und deren Nutzung in Echtzeit

Wie Sie die Integration aktivieren können, erfahren Sie hier.

Die Pliant Integration

Sobald Sie die Pliant Integration aktiviert haben, finden Sie diese in der Circula Web-App unter Integrationen:

Kreditkarten Integration in der Web-App

Um einen detaillierten Einblick in die Vorgänge bei Pliant zu erhalten, werfen Sie einen Blick in Pliants Help Center.

Ausgaben verwalten

Nach der erfolgreichen Integration mit Pliant werden alle Kreditkartentransaktionen automatisch als Ausgaben in Circula erstellt. Diese beinhalten folgende Transaktionsdaten:

Händler
Datum
Betrag
Währung

Die automatisch erstellten Entwürfe müssen nun nur noch von den Mitarbeitenden:

Überprüft
Gegebenenfalls ergänzt (z. B. mit Beleg oder Kommentar)
Und final eingereicht werden.

Dieser einfache Prozess sorgt dafür, dass die Buchhaltung stets mit aktuellen Daten arbeitet, ohne manuelles Anlegen der Ausgaben.

Unternehmen, die mit Firmenkreditkarten arbeiten, möchten sicherstellen, dass alle mit Unternehmensmitteln getätigten Zahlungen ordnungsgemäß verarbeitet werden.
Besonders zum Monatsende ist es entscheidend, dass alle Kreditkartenausgaben rechtzeitig eingereicht werden, damit die Geschäftskosten korrekt und vollständig abgeschlossen werden können.

Nur eingereichte Ausgaben können von der Buchhaltung exportiert und verbucht werden.

Hinweis

Wenn Mitarbeitende es versäumen, ihre automatisch erstellten Kreditkartenausgaben vollständig einzureichen, z. B. indem sie keine Belege hinzufügen oder Kategorien zuweisen, können diese nicht exportiert und verarbeitet werden.
Damit die Buchhaltung alle Geschäftsausgaben korrekt abschließen kann, ist es wichtig, dass diese Lücken rechtzeitig geschlossen werden.

Kreditkonten vs. vorfinanzierte Konten

Unternehmen können zwischen der Nutzung von Kreditkonten und vorfinanzierten Konten wählen. Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Optionen ist die Art und Weise, wie ein Unternehmen die Nutzung der Karten finanziert.

Kontentypen	Kreditkonten	Vorfinanzierte Konten
Bedeutung	Bei einem Kreditkonto leiht sich das Unternehmen Geld, wie es bei allen klassischen Kreditkarten der Fall ist. Um den Kreditrahmen des Unternehmens zu bestimmen, wird eine Kreditprüfung durch pliant* durchgeführt.	Im Falle eines vorfinanzierten Kontos verwendet das Unternehmen eigenes Geld, um die Kreditkarten seiner Mitarbeiter zu finanzieren. Es gibt keinen Kredit, und solange das Unternehmen sicherstellt, dass das Konto gedeckt ist, können die Karteninhaber Ihre Kreditkarten problemlos verwenden.
Ablauf	Im Falle eines Kreditkontos überweist pliant automatisch Geld von einem Bankkonto, dass das Unternehmen zur Verfügung gestellt hat. Die Häufigkeit dieser Transaktion hängt von der Vereinbarung mit pliant ab. Sie kann entweder täglich, wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich sein. Unternehmen können das Datum, an dem eine solche Überweisung veranlasst wurde, den Betrag, den Status der Überweisung und eine Überweisungs-ID einsehen.	Im Falle eines vorfinanzierten Kontos überweist das Unternehmen manuell Geld von seinem Bankkonto auf das Guthabenkonto. Dieser Vorgang wird als Aufstockung bezeichnet. Unternehmen können auch beschließen, Geld von Pliant auf ihr Bankkonto zurückzuüberweisen. Dieser Vorgang wird als Auszahlung bezeichnet. In der Benutzeroberfläche können die Nutzer das Datum der Aufladung oder Auszahlung, den Status der Überweisung und eine Überweisungs-ID sehen.

Wichtige Features

Filtern nach Kreditkarten-Ausgaben

Diese Funktion steht allen Usern zur Verfügung, um Ausgaben mit nur einem Klick wiederzufinden.

Gehen Sie dafür zu "Ausgaben" und klicken in der oberen rechten Ecke auf "Filter".

Es öffnet sich ein neuer Bereich, in dem Sie unter "Zahlungsart" die Möglichkeit haben "Kreditkarte" auszuwählen. Klicken Sie auf "Filter anwenden" und fertig!

In dieser Ansicht haben Sie nun eine Übersicht aller Kreditkarten-Ausgaben.

Die Filterfunktion für Genehmigende und Buchhaltende

Für Genehmigende und Buchhaltende ermöglicht dieses Feature ebenfalls eine einfache Möglichkeit, Ausgaben schnell wiederzufinden. Gehen Sie dafür zum Reiter "Prüfung & Freigabe" und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf "Filter". Es öffnet sich genau wie zuvor ein neuer Bereich, in dem Sie unter "Zahlungsart" die Möglichkeit haben, die "Kreditkarte" auszuwählen. Klicken Sie auf "Filter anwenden" jetzt haben Sie eine Übersicht aller Kreditkarten-Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden.

Kreditkarten Übersicht für Buchhaltende

Unter "Prüfung & Freigabe" finden Sie als Buchhaltender in der oberen Leiste einen neuen Reiter mit dem Namen "Kreditkarte". Hier haben Sie eine detaillierte Übersicht aller freigegebenen und noch offenen Ausgaben. Behalten Sie somit einen klaren Überblick über offene Ausgaben und erinnern Sie Ihre Mitarbeitenden daran, alle offenen Ausgaben rechtzeitig einzureichen.

Mehrere Ausgaben auf einmal freigeben

In der Übersicht aller Kreditkarten-Ausgaben haben Sie nun zudem die Möglichkeit, mehrere Ausgaben auf einmal freizugeben. Dafür klicken Sie links neben den ausstehenden Ausgaben in das kleine Feld und setzen ein Häkchen bei allen Ausgaben, die Sie gern freigeben würden. Klicken Sie auf das grüne Häkchen links über allen Ausgaben und fertig.