Auf einen Blick
Admins können die Integration zwischen pliant und Circula einrichten, damit Kreditkartenausgaben automatisch als Entwürfe im Circula-Account der Einreichenden auftauchen.
Der Prozess wird im pliant-Account des Unternehmens gestartet und im Circula-Account unter "Integrationen" fertiggestellt.
Damit der Übertrag korrekt funktioniert, müssen die E-Mail-Adressen der User in pliant und Circula übereinstimmen.
Kreditorennummern müssen entweder für die Integration oder für die User vorhanden sein.
Mit der Circula Kreditkarte von pliant werden Transaktionen von virtuellen und physischen VISA-Kreditkarten automatisch und in Echtzeit als Ausgaben in Circula erstellt. Wenn ein Benutzer eine Quittung zu einer Transaktion in pliant hinzufügt, wird diese der entsprechenden Ausgabe in Circula hinzugefügt.
Hierzu muss zuvor die Integration zu unserem Schnittstellenpartner pliant hergestellt werden.
Dieser Artikel beleuchtet die Schritte zur selbstständigen Aktivierung der Circula-pliant Integration.
Aktivierung der Circula-pliant Integration
Wichtig:
Die Aktivierung der Integration kann nur von den Administrator:innen der Circula und pliant-Accounts durchgeführt werden.
Die selbstständige Aktivierung der Integration gilt nur für einzelne Entitäten: Besteht nur eine pliant Entität, in Circula jedoch mehrere Entitäten, kann nur eine Entität in Circula mit der pliant Integration verbunden werden. Bestehen aber mehrere Pliant Entitäten (in einem einzelnen pliant Account), können diese mit den jeweils zugehörigen Circula Entitäten verbunden werden.
Die Integration erlaubt eine Einzelverbindung pro Entität.
Aktivierung der Integration
Der oder die Administrator:in logt sich im pliant Account ein und wählt im Menü unter Integrationen > Circula > Circula Verbinden.
Schritt 1
Schritt 1
Um die Verbindung zwischen pliant und Circula einzurichten, werden diejenigen Daten angegeben, die zur Übertragung der Transaktionsdaten und Belege an Circula notwenig sind. Folgende Angaben sind notwenig:
Stammdaten der Organisation
Mitarbeiter- und Team-Daten zu Kartennutzer:innen
Kreditkartendaten
Transaktions- und Belegdaten
Angaben zu Kreditkartenabrechnungen/ Buchungskonten
Klicken Sie auf Autorisieren, um die Datenübertragung zu bestätigen.
Angabe der Kreditkarten- und Personaldaten für den Datentransfer zwischen pliant und Circula
Sie werden anschließend an Circula weitergeleitet, um die Anbindung abzuschließen.
Weiterleitung zu Circula
Der oder die Administrator:in des Circula Unternehmens-Accounts loggt sich mit den Circula Zugangsdaten ein.
Nun wählen Sie die Circula Entität welche Sie mit diesem Pliant Account integrieren möchten.
Sie sehen hier alle Organisationen, welche aktuell mit Ihrem Circula Account verbunden sind. Wählen Sie die korrekte Entität aus.
Optionale Einstellungen
In den Integrationseinstellungen in Circula können zwei Felder ausgefüllt werden, die auch in zu deinem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden können.
1️⃣ Es kann eine Standard-Kreditorennummer für alle Ausgaben, die über Pliant laufen, angegeben werden. Wenn dieses Feld nicht befüllt wird, wird automatisch die sekundäre Kreditorennummer des einreichenden Users verwendet. Sollte keine vorhanden sein, wird die erste Kreditorennummer verwendet.
💡 Hinweis:
Bitte stellen Sie unbedingt sicher, dass entweder eine Kreditorennummer für pliant-Ausgaben eingetragen wird, oder sekundäre Kreditorennummern für alle einreichenden User mit pliant-Kreditkarten vorhanden sind (dies können Sie im Bereich "User Management" überprüfen). Sollte einmal die erste Kreditorennummer eines Users eingetragen werden, wird die Ausgabe nämlich als erstattungsfähig exportiert, was zu Fehlern in der Buchhaltung führen kann.
2️⃣ "Plan B"-User für Zahlungen von Nicht-Circula Usern: Sollten pliant-Nutzer:innen keinen Circula Account haben, die Ausgaben von pliant dennoch an Circula übertragen werden, erhält der Default-User diese Ausgaben. Somit kann die Reisekosten- und Spesenabrechnung dennoch korrekt durchgeführt und den Büchern zugeordnet werden. Wir empfehlen, diese Einstellung vorzunehmen.
Finale Einstellung der Integration in der Circula Oberfläche
Die Administration kann nun abgeschlossen werden. Stimmen Sie den Einstellungen des Datentransfers zwischen pliant und Circula zu. Danach werden Sie zu Pliant zurück geleitet.
Integration zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten
Wenn Sie die Einstellung der Kreditorennummer oder Catch-all-user zur Integration zwischen pliant und Circula zu einem später Zeitpunkt einrichten möchten, können diese von Circula Administrator:innen im Menü unter Integrationen > Kreditkarte vorgenommen werden.
Um die Verbindung zu trennen, klicken Sie bitte auf das drei-Punkte-Symbol und wählen Sie die Funktion zum Deaktivieren aus. Die entsprechende Option ist auch im pliant-Account vorhanden.
Hinweise zu Problemen mit pliant-Ausgaben
Hier finden Sie weitere Informationen zu möglichen Fehlerquellen und deren Behebung:
Fehlende pliant Ausgaben
Bitte überprüfen Sie zunächst, ob die E-Mail-Adresse des Nutzers oder der Nutzerin sowohl in pliant als auch in Circula dieselbe ist. Die E-Mail-Adressen müssen übereinstimmen. Falls dies gegeben ist und dennoch pliant-Ausgaben in Circula fehlen, kontaktieren Sie uns bitte. Sollten nur die Belege einer Ausgabe fehlen, fügen Sie diese bitte den Ausgaben in Circula manuell bei.
Ausstehende pliant-Ausgaben
pliant-Ausgaben können erst zu einem Ordner oder einer Reise hinzugefügt werden, wenn die Transaktion von der Bank vollständig bestätigt wurde.
Löschen von Kategorien
Es ist nicht möglich, Kategorien zu löschen, wenn eine pliant-Ausgabe noch ausstehend ist.
Haben Sie noch Fragen?
💬 Chat Support
📞+49 30 588 491 01
✉️️ support@circula.com
*Karten werden von Transact Payments Malta Limited gemäß einer Lizenz von VISA Europe Limited ausgegeben. Transact Payments Malta Limited ist von der maltesischen Finanzaufsichtsbehörde (Malta Financial Services Authority) als Finanzinstitut gemäß dem Financial Institution Act 1994 ordnungsgemäß zugelassen und reguliert. Registrierungsnummer C 91879.