Wat is declaratiebeleid?
Declaratiebeleid zijn regels die een bedrijf gebruikt om te bepalen hoeveel geld werknemers mogen uitgeven aan bepaalde categorieën. Deze procedure verhoogt de controle en voorkomt discussie.
Wat zijn de voordelen van dit beleid?
Dankzij het volledig digitale proces kunnen bedrijven eenvoudig controleren wanneer een beleid wordt geschonden. In de Circula-app worden managers en accountants geïnformeerd als een ingediende declaratie in strijd is met een beleid. Dit voorkomt administratieve lasten en discussies over de hoogte van de ingediende bedragen.
Met de richtlijnen kunnen beheerders het maximale bedrag bepalen dat door de medewerkers voor een categorie mag worden uitgegeven. De limiet kan per declaratie of per kalenderjaar worden ingesteld.
Voorbeelden:
Enkele declaratie: "Voor de categorie taxi kan niet meer dan € 50 per declaratie worden uitgegeven."
Kalenderjaar: "Voor de categorie vluchten mag niet meer dan € 600 per jaar worden uitgegeven.".
Wanneer het ingestelde limiet van een categorie is bereikt, worden managers en accountants tijdens de beoordeling geïnformeerd: Waarschuwing bij een geschonden declaratiebeleid.
Beleid instellen en configureren
❗️Als je gebruik wilt maken van de richtlijnen voor declaraties, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
Het Circula Professional-abonnement gebruiken
De instelling van de functie moet voor jou worden ingeschakeld. Stuur hiervoor een e-mail naar support@circula.com
Zo maak je een nieuw beleid aan
In de Web-app kunnen beheerders declaratierichtlijnen toevoegen, deactiveren en opnieuw activeren.
Ga naar "Instellingen - Declaratiebeleid".
Klik op de gele plus rechtsonder.
Naam van het beleid: hier kun je een naam geven aan het beleid dat je wilt instellen. Tip! Zorg ervoor dat de naam voor jezelf en de rest van het bedrijf gemakkelijk te begrijpen is.
Selecteer de categorie waarvoor het beleid van toepassing moet zijn, het maximumbedrag en of de richtlijn per declaratie of per kalenderjaar van toepassing moet zijn.
Kies of je de regel wilt toepassen op het hele bedrijf of op specifieke personen.
Je ziet een voorbeeld van het waarschuwingsbericht dat managers en accountants zullen zien als ze het beleid overtreden.
Klik op 'Beleid aanmaken' om het proces te voltooien.
Opzetten van een nieuwe declaratiebeleid.
Wie ziet de waarschuwing bij overtreding van de declaratierichtlijn?
Medewerkers onder "Declaraties - ingediend" nadat de declaratie is ingediend.
Managers in het goedkeuringsproces onder "Goedkeuren & controleren": hier kun je een declaratie afwijzen als de richtlijn is overtreden.
Accountants in het controleproces onder "Goedkeuren & controleren": hier kun je een declaratie afwijzen als de richtlijn is overtreden.
Heb je nog vragen?
💬 Chat Support
📞 +49 30 588 491 01
✉️️ support@circula.com