Auf einen Blick
Kategorien ermöglichen eine schnellere Prüfung und einen einfacheren Audit-Prozess.
Kategorien können nur von Admins erstellt und bearbeitet werden.
Kategorien können nicht gelöscht, aber deaktiviert und bei Bedarf wieder aktiviert werden.
Admins können Standardkategorien deaktivieren, wenn diese für ihre Organisation nicht relevant sind.
Für selbst erstellte Kategorien können Admins festlegen, ob das Feld „Teilnehmende“ ausgeblendet, optional oder verpflichtend ist.
📌 Was sind Kategorien?
Beim Erstellen einer Ausgabe werden User nach einer Kategorie gefragt. Kategorien ermöglichen eine schnellere Prüfung und einen einfacheren Audit-Prozess.
Neue Kategorien können von Usern mit Admin-Rolle im Reiter "Kategorien" unter den "Einstellungen" in der Web-App erstellt werden. Jede Kategorie kann einem eindeutigen Buchungskonto zugeordnet werden, was zu einer verbesserten und klaren Aufschlüsselung von Kosten beitragen soll.
Circula stellt Ihnen 14 Standardkategorien zur Verfügung. Standardkategorien haben vordefinierte Einstellungen. Die Namen der Standardkategorien können nicht geändert werden. Sie können jedoch deaktiviert und bei Bedarf wieder aktiviert werden.
Standardkategorien in der Web-App
Wie kann ich eine Kategorie hinzufügen?
Navigieren Sie auf "Einstellungen" und dann auf den Reiter "Kategorien". Klicken Sie auf das Plus unten rechts.
Kategorien in der Web-App
Fügen Sie den Namen der Kategorie und ein Buchungskonto (optional) hinzu und wählen Sie die voreingestellte Umsatzsteuer. Legen Sie bei Bedarf fest, wie sich das Feld „Teilnehmende“ für diese Kategorie verhalten soll. Danach klicken Sie auf "Erstellen."
Erstellung einer neuen Kategorie in der Web-App
Feld „Teilnehmende“ für eigene Kategorien konfigurieren
Für selbst erstellte Kategorien können Admins festlegen, ob das Feld „Teilnehmende“ bei der Einreichung einer Ausgabe angezeigt und ausgefüllt werden muss.
Folgende Optionen sind verfügbar:
Option | Verhalten |
„Ausgeblendet“ | Das Feld „Teilnehmende“ wird Mitarbeitenden nicht angezeigt. Ausgaben können ohne Angaben zu Teilnehmenden eingereicht werden. |
„Optional“ | Das Feld „Teilnehmende“ wird angezeigt. Mitarbeitende können die Ausgabe auch ohne Angaben zu Teilnehmenden einreichen. |
„Erforderlich“ | Das Feld „Teilnehmende“ wird angezeigt und muss ausgefüllt werden. Die Ausgabe kann erst eingereicht werden, wenn Teilnehmende angegeben wurden. |
📝 Hinweis
Diese Einstellung ist nur für selbst erstellte Kategorien verfügbar. Für Standardkategorien ist das Verhalten des Feldes „Teilnehmende“ vordefiniert.
Wie kann ich Kategorien bearbeiten?
Navigieren Sie auf "Einstellungen" und dann auf den Reiter "Kategorien". Klicken Sie auf die Zeile der Kategorie, die Sie bearbeiten möchten.
Bearbeitung einer Kategorie in der Web-App
Nachdem Sie die Kategorie bearbeitet haben, klicken Sie auf "Speichern".
Speichern einer bearbeiteten Kategorie in der Web-App
Hinweis
Die Namen der Standardkategorien können nicht geändert werden. Hier wird eine Hilfsmeldung angezeigt, die erklärt, warum der Kategoriename nicht bearbeitet werden kann.
Wie kann ich eine Kategorie deaktivieren?
Navigieren Sie auf "Einstellungen" und dann auf den Reiter "Kategorien". Klicken Sie auf die drei Punkte in der Zeile der Kategorie, die Sie deaktivieren möchten.
Deaktivierung einer Kategorie in der Web-App
Klicken Sie auf "Deaktivieren".
Deaktivierung einer Kategorie in der Web-App
Die deaktivierten Kategorien finden Sie im Reiter "Inaktiv" unter "Kategorien".
Deaktivierte Kategorien in der Web-App
Hinweis
Standardkategorien können jetzt ebenfalls von Admins deaktiviert werden.
Deaktivierte Kategorien werden Mitarbeitenden nicht mehr in der Kategorienauswahl angezeigt, wenn sie neue Ausgaben erstellen.
Sobald eine Kategorie deaktiviert wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet werden, sie kann jedoch wieder aktiviert werden.
❗️Wichtig
Es muss immer mindestens eine Kategorie aktiv bleiben. Wenn ein Admin versucht, die letzte aktive Kategorie zu deaktivieren, wird die Aktion blockiert und eine Fehlermeldung angezeigt.
Wie aktiviere ich eine bereits deaktivierte Kategorie?
Navigieren Sie auf "Einstellungen" und dann auf den Reiter "Kategorien". Klicken Sie auf den Reiter "Inaktiv".
Deaktivierte Kategorien in der Web-App
Klicken Sie auf die drei Punkte in der Zeile der Kategorie, die Sie erneut aktivieren möchten und anschließend auf "Aktivieren".
Kategorien erneut aktivieren
Die erneut aktivierten Kategorien finden Sie im Reiter "Aktiv" unter "Kategorien".
Aktivierte Kategorien in der Web-App
📌 Standardkategorien
Standardkategorien haben vordefinierte Einstellungen und können nicht vollständig angepasst werden.
Name der Kategorie
Die Namen von Standardkategorien können nicht bearbeitet werden.
Feld „Teilnehmende“
Das Verhalten des Feldes „Teilnehmende“ ist für Standardkategorien festgelegt:
Standardkategorie | Verhalten des Feldes „Teilnehmende“ |
„Bewirtung“ | Optional |
Alle anderen Standardkategorien | Ausgeblendet |
📝 Hinweis
Wenn Sie für eine Standardkategorie ein anderes Verhalten benötigen, können Sie die Standardkategorie deaktivieren und eine eigene Kategorie mit der gewünschten Konfiguration erstellen.
📌 Die Kategorie "Bewirtung"
Wenn die Kategorie Bewirtung ausgewählt wurde, werden einreichende User aufgefordert, teilnehmende Gäste anzugeben. Zudem wird gefragt, ob es sich um eine Bewirtung interner oder externer Gäste handelt.
Um zwischen internen und externen Teilnehmern zu unterscheiden, können in der Web-App zwei unterschiedliche Buchungskonten für die Kategorie Bewirtung hinterlegt werden.
Angaben zu internen bzw. externen Bewirtungen können nachträglich in der Buchhaltermaske der Web-App bearbeitet werden.
Für die Standardkategorie „Bewirtung“ ist das Feld „Teilnehmende“ optional. Diese Einstellung kann für Standardkategorien nicht geändert werden.
❓ FAQ
Kann ich Standardkategorien umbenennen?
Nein. Die Namen von Standardkategorien sind festgelegt und können nicht geändert werden.
Kann ich Standardkategorien deaktivieren?
Ja. Admins können Standardkategorien deaktivieren und bei Bedarf wieder aktivieren.
Was passiert, wenn ich eine Kategorie deaktiviere?
Die Kategorie wird Mitarbeitenden nicht mehr angezeigt, wenn sie neue Ausgaben erstellen.
Bereits bestehende Ausgaben mit dieser Kategorie bleiben unverändert.
Kann ich das Feld „Teilnehmende“ für Standardkategorien konfigurieren?
Nein. Das Verhalten des Feldes „Teilnehmende“ ist für Standardkategorien vordefiniert und kann nicht geändert werden.
Was passiert, wenn ich „Teilnehmende“ für eine eigene Kategorie als verpflichtend einstelle?
Mitarbeitende können Ausgaben in dieser Kategorie erst einreichen, wenn sie Angaben zu Teilnehmenden gemacht haben.
Ändern sich bestehende Kategorien automatisch?
Nein. Bestehende Kategorien behalten ihre aktuelle Konfiguration.
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