Auf einen Blick
Als Buchhalter können Sie eingereichte Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden einsehen, bearbeiten und kontrollieren.
Eine abgelehnte Ausgabe, können Sie einen Ablehnungsgrund hinzufügen.
User, die die Rolle des Buchhaltenden haben, können Ausgaben von Mitarbeitenden in ihrer Ausgaben-Gruppe einsehen, bearbeiten, kontrollieren bzw. ablehnen.
Hinweis
User, die nur über die Buchhalter-Rolle verfügen, finden die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden im Reiter "To-Do's" unter "Prüfung & Freigabe".
User, die über die Buchhalter und Genehmiger-Rolle verfügen, finden die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden im Reiter "Offenen Prüfung" unter "Prüfung & Freigabe".
Der Aufbau einer Ausgabe
Um die Details der Ausgabe zu öffnen, klicken Sie einfach auf die gewünschte Ausgabe. In der Detailansicht werden Sie folgende Informationen finden:
Ausgabe
Protokoll
Aktionsleiste
Detailansicht einer Ausgabe in Prüfung & Freigabe - Offene Prüfungen.
1. Ausgabe
Hier finden Sie alle Daten, die von den einreichenden Mitarbeitenden eingegeben wurden, als auch zusätzliche Eingabefelder für Details, die relevant für den Buchungsprozess sind (siehe Abschnitt „Ausgabendetails bearbeiten“). Alle Angaben können bearbeitet werden.
2. Protokoll:
Zeigt die Änderungshistorie einer Ausgabe.
3. Aktionsleiste
Prüfung bestätigen: Die Prüfung der Ausgabe wird abgeschlossen. Alle Änderungen werden gespeichert und können nicht mehr angepasst werden.
Ablehnen: Sollten relevante Daten fehlen, kann die Ausgabe abgelehnt werden. Der Mitarbeiter kann die Ausgabe erneut bearbeiten und einreichen. Es kann ein Ablehnungsgrund hinzugefügt werden.
Speichern: Alle Änderungen werden zwischengespeichert. Die Ausgabe kann später weiter bearbeitet werden. Dies kann sich als nützlich erweisen, wenn Ihr Unternehmen eine Vier-Augen-Politik hat.
Ausgabe löschen: Buchhalter:innen können Ausgaben endgültig löschen. Die Ausgabe kann nicht wiederhergestellt werden.
Aktionsleiste in der Detailansicht einer Ausgabe in Prüfung & Freigabe - Offene Prüfung.
Aktionsleiste in der Detailansicht einer Ausgabe in Prüfung & Freigabe - Offene Prüfung.
Wie bearbeite ich als Buchhalter eine eingereichte Ausgabe?
Navigieren Sie zu dem Reiter "Offene Prüfung" (wenn Sie die Rollen Buchhalter und Genehmiger haben) oder "To-Do's" (wenn Sie nur die Rolle des Buchhalters haben) unter dem Menüpunkt "Prüfung & Freigabe".
Ausgaben, die geprüft werden müssen
Klicken Sie auf die Ausgabe, die Sie bearbeiten möchten.
Ausgabe auswählen
Sie befinden sich jetzt in der Detailansicht der Ausgabe. Hier können Sie die Ausgabe bearbeiten. Hierbei können alle Angaben (Währung, Kategorie, Kostenträger usw.) bearbeitet werden. Sie haben auch die Option, den Betrag zu splitten. Nach der Bearbeitung bzw. Kontrolle können Sie die Prüfung der Ausgabe bestätigen, indem Sie auf das grüne Häkchen klicken, oder aber die Ausgabe ablehnen, indem Sie auf das rote X klicken.
Prüfung bestätigen oder ablehnen
Falls Sie die Prüfung der Ausgabe bestätigen, kann diese auf Circula von den Genehmigenden weiter bearbeitet werden oder ggf. exportiert werden. Falls Sie die Ausgabe ablehnen, wird diese zur Korrektur erneut an den User zurückgesendet.
Tipp
Buchhaltende haben die Möglichkeit zum Export bereitstehende Ausgaben zurück zu den "Offenen Prüfungen" zu schieben, soweit diese noch nicht exportiert wurden. Öffnen Sie dazu die gewünschte Ausgabe entweder im Reiter "FiBu Export" oder im Reiter "Alle" und klicken auf die besagte Ausgabe. In der Detailansicht der Ausgabe haben Sie die Option "Prüfung zurücksetzen" zu klicken.
Haben Sie noch Fragen?
💬 Chat Support
📞 +49 30 588 491 01️️
support@circula.com