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Tagespauschalen

So berechnet Circula Tagespauschalen, Verpflegungsmehraufwände und Übernachtungspauschalen

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Verfasst von Özge E.
Diese Woche aktualisiert

Hinweis

  • Dieser Text ersetzt keine rechtliche Beratung durch eine Steuerberatung. Er dient lediglich als unterstützende Information. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung oder das zuständige Finanzamt.


Auf einen Blick

  • Tagespauschalen sind feste Beträge, die Arbeitgeber Mitarbeitenden gewähren können, wenn diese beruflich bedingt mehr als 8 Stunden von ihrer ersten Tätigkeitsstätte oder ihrer Wohnung abwesend sind.

  • Hier finden Sie nützliche Informationen zum Thema Tagespauschalen.

Tagespauschalen sind feste Beträge, die Arbeitgeber Mitarbeitenden gewähren können, wenn diese beruflich bedingt mehr als 8 Stunden von ihrer ersten Tätigkeitsstätte oder ihrer Wohnung abwesend sind.

Dieser Artikel erläutert die Berechnungslogik von Verpflegungsmehraufwänden und Übernachtungspauschalen gemäß den aktuellen Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF).

Circula berechnet diese Pauschalen automatisch auf Grundlage der vom Usern in der App erfassten Reisedaten. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel "Reisen einreichen".


Tagespauschalen bei Inlandsreisen (Deutschland)

Hinweis

  • Dieser Abschnitt wird aktualisiert, sobald offizielle Änderungen oder neue Informationen vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht werden.

  • Mehr Auskunft zu Reisekosten erhalten Sie hier.

Wenn Sie innerhalb Deutschlands geschäftlich reisen, können Unternehmen Verpflegungspauschalen in folgender Höhe steuerfrei auszahlen (Stand Juni 2025: aktuell gültige BMF-Richtlinien):

Verpflegungspauschalen

  • 14 € Pauschale am Anreisetag:
    Für den ersten Reisetag erhalten Sie eine Verpflegungspauschale von 14 €, unabhängig von der Uhrzeit der Abreise – sofern Sie an diesem Tag beruflich unterwegs sind.

  • 14 € Pauschale bei Abwesenheit über 8 Stunden:

    Für eintägige Reisen ohne Übernachtung gilt eine Pauschale von 14 €, sofern die gesamte Reisedauer mehr als 8 Stunden beträgt (genau 8 Stunden werden nicht vergütet)

  • 28 € Pauschale bei ganztägiger Abwesenheit:

    Für volle Kalendertage während der Reise (nicht An- oder Abreisetage) sowie für Reisetage mit 24 Stunden Abwesenheit erhalten Sie 28 €.

Übernachtungspauschale

  • 20 € pro Übernachtung:

    Wenn keine Unterkunft vom Unternehmen gestellt oder bezahlt wurde, wird eine Übernachtungspauschale in Höhe von 20 € gewährt.

Mahlzeitenkürzung

Die Verpflegungspauschale wird reduziert, wenn während der Reise Mahlzeiten kostenfrei bereitgestellt oder separat abgerechnet wurden:

Bereitgestellte Mahlzeit

Kürzungsanteil

Kürzungsbasis

Frühstück

20 % (5,60 €)

Ganztagespauschale (28 €)

Mittagessen

40 % (11,20 €)

Ganztagespauschale (28 €)

Abendessen

40 % (11,20 €)

Ganztagespauschale (28 €)

Wichtig

  • Bitte beachten Sie, dass der Ermäßigungsbetrag immer auf den Gesamtbetrag einer Ganztagesentschädigung berechnet wird, selbst wenn es sich um den Anreise- bzw. Abreisetag handelt. Wenn in diesem Fall die kombinierten Ermäßigungen mehr als das Tagegeld betragen, wird die Pauschale für diesen Tag auf 0 Euro gesetzt.

Hinweis

  • Eine Geschäftsreise beginnt mit dem Verlassen des Wohnorts oder des ersten Tätigkeitsorts (z. B. Büro) und endet mit der Rückkehr dorthin.

  • Es können maximal drei Monate für eine einzelne Reise zurückerstattet werden.

Beispiel: Dreitägige Geschäftsreise innerhalb Deutschlands

Ein Mitarbeitender unternimmt eine dreitägige Dienstreise. Der Verlauf ist wie folgt:

Tag 1 – Anreisetag

  • Abfahrt: 18:30 Uhr vom Wohnort

  • Anspruch: Halbtagespauschale (mehr als 8 Stunden Abwesenheit wird erreicht, inkl. Übernachtung)

  • Vergütung: 14,00 €

Tag 2 – Ganztägiger Aufenthalt mit gestelltem Frühstück

  • Tagesaktivität: Teilnahme an einem ganztägigen Kundenworkshop

  • Frühstück: Vom Arbeitgeber bezahlt

  • Anspruch: Ganztagespauschale (28,00 €)

  • Kürzung: 20 % für gestelltes Frühstück → 5,60 €

  • Vergütung: 28,00 € – 5,60 € = 22,40 €

Tag 3 – Abreisetag mit gestelltem Frühstück und Mittagessen

  • Verpflegung: Frühstück und Mittagessen wurden vom Arbeitgeber gestellt

  • Abreise: Nach 18:00 Uhr

  • Anspruch: Halbtagespauschale (14,00 €)

  • Kürzung: 20 % (Frühstück) + 40 % (Mittagessen) = 60 % von 28,00 € = 16,80 €

  • Da die Kürzung größer als der Pauschalenanspruch (14,00 €) ist, wird die Pauschale für diesen Tag auf 0,00 € gesetzt.

  • Vergütung: 0,00 €

Reisetag

Pauschale

Kürzungen

Vergütung

Tag 1

14,00 € (halber Tag)

keine

14,00 €

Tag 2

28,00 € (ganzer Tag)

5,60 € (Frühstück)

22,40 €

Tag 3

14,00 € (halber Tag)

16,80 € (Frühstück & Mittagessen)

0,00 €

Gesamt

36,40 €


Tagespauschalen bei Auslandsreisen

Für Auslandsreisen gelten grundsätzlich die gleichen Voraussetzungen wie bei Inlandsreisen in Bezug auf Verpflegungspauschalen und Kürzungsregeln. Allerdings unterscheiden sich die Pauschalbeträge je nach Land und gegebenenfalls nach Stadt, basierend auf den offiziellen Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF).

Besonderheiten bei grenzüberschreitenden Reisetagen

  • Reisebeginn in Deutschland mit Ziel im Ausland:
    Wird das Zielland vor 00:00 Uhr (Ortszeit) erreicht, gilt für diesen Tag bereits die Verpflegungspauschale des Ziellandes.

  • Reisetag mit mehreren Ländern:
    Wenn Sie innerhalb eines Tages mehrere Länder bereisen, wird die Pauschale für das Land angewendet, in dem Sie sich am Ende des Tages zuletzt aufgehalten haben.

  • Reise zwischen zwei Auslandszielen:
    Auch bei Reisen von einem Ausland in ein anderes Ausland gelten die gleichen Zuordnungsregeln – maßgeblich ist, in welchem Land Sie den letzten Aufenthalt des Tages hatten bzw. übernachtet haben.

Beispiel: Zweitägige Geschäftsreise nach Frankreich (Paris)

Eine Mitarbeiterin unternimmt eine zweitägige Geschäftsreise von Deutschland nach Paris. Der Reiseverlauf sieht wie folgt aus:

Tag 1 – Anreise und Konferenzbesuch

  • Abfahrt aus Deutschland: 9:00 Uhr

  • Ankunft in Paris: 11:30 Uhr

  • Tagesaktivität: Teilnahme an einer Konferenz

  • Unterkunft: Nicht vom Arbeitgeber gestellt → Anspruch auf Übernachtungspauschale

  • Vergütung:

    • Verpflegungspauschale (Paris, Anreisetag): 39,00

    • Übernachtungspauschale (Paris): 159,00 €

    • Tag 1 Gesamt: 198,00 €

Tag 2 – Rückreise nach Deutschland

  • Abflug aus Paris: vormittags

  • Ankunft in Deutschland: 13:00 Uhr

  • Tagesaktivität: Rückreise

  • Anspruch: Halbtagespauschale, da mehr als 8 Stunden Abwesenheit und Paris letzter Aufenthaltsort

  • Vergütung:

    • Verpflegungspauschale (Paris, Abreisetag): 39,00 €

    • Tag 2 Gesamt: 39,00 €

Reisetag

Leistung

Betrag

Tag 1

Verpflegungspauschale Paris

39,00 €

Übernachtungspauschale Paris

159,00 €

Tag 2

Verpflegungspauschale Paris

39,00 €

Gesamt

237,00 €

Hinweis

  • Die angegebenen Pauschalbeträge entsprechen den gültigen Sätzen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) für die Stadt Paris. Die tatsächlichen Beträge können je nach Jahr und offizieller BMF-Tabelle variieren.


Regeln bei Reisen mit mehreren Zielorten

Mitarbeitende besuchen während einer Geschäftsreise häufig mehrere Städte oder Länder. Dabei gelten die allgemeinen Regeln zur Verpflegungspauschale, jedoch mit einer wichtigen Besonderheit:

Die Tagespauschale richtet sich immer nach dem Ort, an dem sich der Reisende am jeweiligen Kalendertag vor 24:00 Uhr (Ortszeit) aufgehalten hat.

Diese Regel ist besonders relevant, wenn sich die Pauschalsätze zwischen den Reisezielen unterscheiden, wie es etwa bei internationalen Reisen oder Reisen zwischen Großstädten mit separaten BMF-Sätzen der Fall ist.

Beispiel: Reise mit mehreren Zielorten

Eine Mitarbeiterin reist von Paris nach London und besucht dabei zwei Städte mit unterschiedlichen Pauschalsätzen. Der Reiseverlauf sieht wie folgt aus:

  • Start:
    Paris am 03. Januar, 11:00 Uhr

  • Weiterreise:
    Abreise aus Paris und Ankunft in London am 05. Januar, 18:00 Uhr

  • Rückkehr nach Deutschland:

    Am 07. Januar, 18:00 Uhr

Tagespauschalen (Beispielwerte gemäß BMF-Sätze):

Datum

Aufenthaltsort

Reisetag-Typ

Pauschale

03. Januar

Paris

Halber Reisetag

39 €

04. Januar

Paris

Ganzer Aufenthaltstag

58 €

05. Januar

London

Ganzer Aufenthaltstag

66 €

06. Januar

London

Ganzer Aufenthaltstag

66 €

07. Januar

London

Halber Reisetag

44 €

Gesamt

273 €

Hinweis

  • Die in diesem Beispiel verwendeten Pauschalen sind Richtwerte. Die tatsächlich geltenden Sätze werden regelmäßig vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht und sind in der Circula-App stets aktuell hinterlegt. Die Berechnung erfolgt automatisch auf Basis der angegebenen Reiseziele und -zeiten.


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