Hinweis
Dieser Text ersetzt keine rechtliche Beratung durch eine Steuerberatung. Er dient lediglich als unterstützende Information. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung oder das zuständige Finanzamt.
Auf einen Blick
Tagespauschalen sind feste Beträge, die Arbeitgeber Mitarbeitenden gewähren können, wenn diese beruflich bedingt mehr als 8 Stunden von ihrer ersten Tätigkeitsstätte oder ihrer Wohnung abwesend sind.
Hier finden Sie nützliche Informationen zum Thema Tagespauschalen.
Tagespauschalen sind feste Beträge, die Arbeitgeber Mitarbeitenden gewähren können, wenn diese beruflich bedingt mehr als 8 Stunden von ihrer ersten Tätigkeitsstätte oder ihrer Wohnung abwesend sind.
Dieser Artikel erläutert die Berechnungslogik von Verpflegungsmehraufwänden und Übernachtungspauschalen gemäß den aktuellen Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF).
Circula berechnet diese Pauschalen automatisch auf Grundlage der vom Usern in der App erfassten Reisedaten. Weitere Informationen dazu finden Sie im Artikel "Reisen einreichen".
Tagespauschalen bei Inlandsreisen (Deutschland)
Hinweis
Dieser Abschnitt wird aktualisiert, sobald offizielle Änderungen oder neue Informationen vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht werden.
Mehr Auskunft zu Reisekosten erhalten Sie hier.
Wenn Sie innerhalb Deutschlands geschäftlich reisen, können Unternehmen Verpflegungspauschalen in folgender Höhe steuerfrei auszahlen (Stand Juni 2025: aktuell gültige BMF-Richtlinien):
Verpflegungspauschalen
14 € Pauschale am Anreisetag:
Für den ersten Reisetag erhalten Sie eine Verpflegungspauschale von 14 €, unabhängig von der Uhrzeit der Abreise – sofern Sie an diesem Tag beruflich unterwegs sind.14 € Pauschale bei Abwesenheit über 8 Stunden:
Für eintägige Reisen ohne Übernachtung gilt eine Pauschale von 14 €, sofern die gesamte Reisedauer mehr als 8 Stunden beträgt (genau 8 Stunden werden nicht vergütet)
28 € Pauschale bei ganztägiger Abwesenheit:
Für volle Kalendertage während der Reise (nicht An- oder Abreisetage) sowie für Reisetage mit 24 Stunden Abwesenheit erhalten Sie 28 €.
Übernachtungspauschale
20 € pro Übernachtung:
Wenn keine Unterkunft vom Unternehmen gestellt oder bezahlt wurde, wird eine Übernachtungspauschale in Höhe von 20 € gewährt.
Mahlzeitenkürzung
Die Verpflegungspauschale wird reduziert, wenn während der Reise Mahlzeiten kostenfrei bereitgestellt oder separat abgerechnet wurden:
Bereitgestellte Mahlzeit | Kürzungsanteil | Kürzungsbasis |
Frühstück | 20 % (5,60 €) | Ganztagespauschale (28 €) |
Mittagessen | 40 % (11,20 €) | Ganztagespauschale (28 €) |
Abendessen | 40 % (11,20 €) | Ganztagespauschale (28 €) |
Wichtig
Bitte beachten Sie, dass der Ermäßigungsbetrag immer auf den Gesamtbetrag einer Ganztagesentschädigung berechnet wird, selbst wenn es sich um den Anreise- bzw. Abreisetag handelt. Wenn in diesem Fall die kombinierten Ermäßigungen mehr als das Tagegeld betragen, wird die Pauschale für diesen Tag auf 0 Euro gesetzt.
Hinweis
Eine Geschäftsreise beginnt mit dem Verlassen des Wohnorts oder des ersten Tätigkeitsorts (z. B. Büro) und endet mit der Rückkehr dorthin.
Es können maximal drei Monate für eine einzelne Reise zurückerstattet werden.
Beispiel: Dreitägige Geschäftsreise innerhalb Deutschlands
Ein Mitarbeitender unternimmt eine dreitägige Dienstreise. Der Verlauf ist wie folgt:
Tag 1 – Anreisetag
Abfahrt: 18:30 Uhr vom Wohnort
Anspruch: Halbtagespauschale (mehr als 8 Stunden Abwesenheit wird erreicht, inkl. Übernachtung)
Vergütung: 14,00 €
Tag 2 – Ganztägiger Aufenthalt mit gestelltem Frühstück
Tagesaktivität: Teilnahme an einem ganztägigen Kundenworkshop
Frühstück: Vom Arbeitgeber bezahlt
Anspruch: Ganztagespauschale (28,00 €)
Kürzung: 20 % für gestelltes Frühstück → 5,60 €
Vergütung: 28,00 € – 5,60 € = 22,40 €
Tag 3 – Abreisetag mit gestelltem Frühstück und Mittagessen
Verpflegung: Frühstück und Mittagessen wurden vom Arbeitgeber gestellt
Abreise: Nach 18:00 Uhr
Anspruch: Halbtagespauschale (14,00 €)
Kürzung: 20 % (Frühstück) + 40 % (Mittagessen) = 60 % von 28,00 € = 16,80 €
Da die Kürzung größer als der Pauschalenanspruch (14,00 €) ist, wird die Pauschale für diesen Tag auf 0,00 € gesetzt.
Vergütung: 0,00 €
Reisetag | Pauschale | Kürzungen | Vergütung |
Tag 1 | 14,00 € (halber Tag) | keine | 14,00 € |
Tag 2 | 28,00 € (ganzer Tag) | 5,60 € (Frühstück) | 22,40 € |
Tag 3 | 14,00 € (halber Tag) | 16,80 € (Frühstück & Mittagessen) | 0,00 € |
Gesamt | – | – | 36,40 € |
Tagespauschalen bei Auslandsreisen
Für Auslandsreisen gelten grundsätzlich die gleichen Voraussetzungen wie bei Inlandsreisen in Bezug auf Verpflegungspauschalen und Kürzungsregeln. Allerdings unterscheiden sich die Pauschalbeträge je nach Land und gegebenenfalls nach Stadt, basierend auf den offiziellen Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF).
Besonderheiten bei grenzüberschreitenden Reisetagen
Reisebeginn in Deutschland mit Ziel im Ausland:
Wird das Zielland vor 00:00 Uhr (Ortszeit) erreicht, gilt für diesen Tag bereits die Verpflegungspauschale des Ziellandes.Reisetag mit mehreren Ländern:
Wenn Sie innerhalb eines Tages mehrere Länder bereisen, wird die Pauschale für das Land angewendet, in dem Sie sich am Ende des Tages zuletzt aufgehalten haben.
Reise zwischen zwei Auslandszielen:
Auch bei Reisen von einem Ausland in ein anderes Ausland gelten die gleichen Zuordnungsregeln – maßgeblich ist, in welchem Land Sie den letzten Aufenthalt des Tages hatten bzw. übernachtet haben.
Beispiel: Zweitägige Geschäftsreise nach Frankreich (Paris)
Eine Mitarbeiterin unternimmt eine zweitägige Geschäftsreise von Deutschland nach Paris. Der Reiseverlauf sieht wie folgt aus:
Tag 1 – Anreise und Konferenzbesuch
Abfahrt aus Deutschland: 9:00 Uhr
Ankunft in Paris: 11:30 Uhr
Tagesaktivität: Teilnahme an einer Konferenz
Unterkunft: Nicht vom Arbeitgeber gestellt → Anspruch auf Übernachtungspauschale
Vergütung:
Verpflegungspauschale (Paris, Anreisetag): 39,00
Übernachtungspauschale (Paris): 159,00 €
Tag 1 Gesamt: 198,00 €
Tag 2 – Rückreise nach Deutschland
Abflug aus Paris: vormittags
Ankunft in Deutschland: 13:00 Uhr
Tagesaktivität: Rückreise
Anspruch: Halbtagespauschale, da mehr als 8 Stunden Abwesenheit und Paris letzter Aufenthaltsort
Vergütung:
Verpflegungspauschale (Paris, Abreisetag): 39,00 €
Tag 2 Gesamt: 39,00 €
Reisetag | Leistung | Betrag |
Tag 1 | Verpflegungspauschale Paris | 39,00 € |
| Übernachtungspauschale Paris | 159,00 € |
Tag 2 | Verpflegungspauschale Paris | 39,00 € |
Gesamt |
| 237,00 € |
Hinweis
Die angegebenen Pauschalbeträge entsprechen den gültigen Sätzen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) für die Stadt Paris. Die tatsächlichen Beträge können je nach Jahr und offizieller BMF-Tabelle variieren.
Regeln bei Reisen mit mehreren Zielorten
Mitarbeitende besuchen während einer Geschäftsreise häufig mehrere Städte oder Länder. Dabei gelten die allgemeinen Regeln zur Verpflegungspauschale, jedoch mit einer wichtigen Besonderheit:
Die Tagespauschale richtet sich immer nach dem Ort, an dem sich der Reisende am jeweiligen Kalendertag vor 24:00 Uhr (Ortszeit) aufgehalten hat.
Diese Regel ist besonders relevant, wenn sich die Pauschalsätze zwischen den Reisezielen unterscheiden, wie es etwa bei internationalen Reisen oder Reisen zwischen Großstädten mit separaten BMF-Sätzen der Fall ist.
Beispiel: Reise mit mehreren Zielorten
Eine Mitarbeiterin reist von Paris nach London und besucht dabei zwei Städte mit unterschiedlichen Pauschalsätzen. Der Reiseverlauf sieht wie folgt aus:
Start:
Paris am 03. Januar, 11:00 UhrWeiterreise:
Abreise aus Paris und Ankunft in London am 05. Januar, 18:00 UhrRückkehr nach Deutschland:
Am 07. Januar, 18:00 Uhr
Tagespauschalen (Beispielwerte gemäß BMF-Sätze):
Datum | Aufenthaltsort | Reisetag-Typ | Pauschale |
03. Januar | Paris | Halber Reisetag | 39 € |
04. Januar | Paris | Ganzer Aufenthaltstag | 58 € |
05. Januar | London | Ganzer Aufenthaltstag | 66 € |
06. Januar | London | Ganzer Aufenthaltstag | 66 € |
07. Januar | London | Halber Reisetag | 44 € |
Gesamt |
|
| 273 € |
Hinweis
Die in diesem Beispiel verwendeten Pauschalen sind Richtwerte. Die tatsächlich geltenden Sätze werden regelmäßig vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht und sind in der Circula-App stets aktuell hinterlegt. Die Berechnung erfolgt automatisch auf Basis der angegebenen Reiseziele und -zeiten.
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