Mit Circula können Sie Belegbilder und Belegsatzdaten Ihrer zu verbuchenden Ausgaben nach DATEV exportieren.

Voraussetzungen 

Für einen erfolgreichen Import, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. DATEV Unternehmen Online inkl. Belege Online ist eingerichtet.
  2. Die Bearbeitungsfunktion "Erweitert" wurde in Belege Online aktiviert.
    Um diese Einstellung vorzunehmen gehen Sie in Belege online in der rechten Seitenleiste auf 'Einstellungen' und öffnen anschließend 'Bearbeitungsform'. Dort finden Sie die Option 'erweitert' für die Bearbeitungsform der Lieferanten- und Kundenrechnungen. Wählen Sie diese aus und übernehmen die vorgeschlagenen Standardeinstellungen.
  3. DATEV Belegtransfer Modul ist installiert.
    Mehr Informationen zu dem Belegtransfer Modul finden Sie hier.

Anleitung für den Import-Prozess

1) Export aus Circula

Markieren Sie die gewünschten Ausgaben in dem Tab ‘Offene Exporte’ aus und klicken Sie auf ‘Exportieren’. Wählen Sie die Option ‘DATEV Export’ und schließen den Export-Vorgang ab, indem Sie auf ‘Exportieren’ klicken. Die Datei befindet sich nun in Ihrem lokal Download-Ordner. 

Die folgenden Daten werden für jede Auslage exportiert: 

  • Mitarbeiter ID (Kreditor; in DATEV das Gegenkonto)
  • Betrag in EUR. Fremdwährungsbeträge werden aus Kompatibilitätsgründen in EUR exportiert.
  • Belegdatum
  • Valuta
  • Steuersatz inkl. BU Code
  • Wenn vorhanden: Kostenstelle
  • Wenn vorhanden: Kostenträger
  • Buchungskonten der jeweiligen Ausgaben-Kategorie (entspricht dem DATEV Sachkonto)

❕Wichtig: Bitte stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter IDs mit Ihren Gegenkonten, und die Buchungskonten der Kategorien mit Ihren Sachkonten übereinstimmen. 

2) Belegtransfer einrichten

Öffnen Sie das Belegtransfer. Um den Belegtransfer einzurichten, klicken Sie auf ‘Verzeichnisse hinzufügen’.

Fügen Sie Ihre Berater- und Mandantennummer ein. Falls die Kontrollkästchen für die Belegtypen nicht bereits markiert sind, wählen Sie bitte alle aus.

Als nächsten Schritt wählen Sie einen Ordner für das Basisverzeichnis Ihrer zukünftig exportierten DATEV Export Dateien aus. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen ‘Verzeichnis enthält aus DATEV DMS, Dokumentenablage oder von externen Beleglieferanten exportierte Dokumente’. Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf ‘Übernehmen’ klicken.

3) Hochladen der exportierten Ausgaben über Belegtransfer 

Kopieren Sie den heruntergeladenen DATEV Export in den Unterordner ‘Ohne Belegtyp’, der sich in dem ausgewählten Basisverzeichnisordner befindet. 

Öffnen Sie nun erneut den Belegtransfer und klicken Sie auf ‘Daten senden’. Sobald der Upload erfolgreich war, erhalten Sie eine Benachrichtigung, die Sie mit ‘Ok’ bestätigen. Die Ausgaben befinden sich jetzt in DATEV Unternehmen Online

❕Wichtig: Bitte modifizieren Sie die heruntergeladene zip-Datei nicht, damit sichergestellt ist, dass diese fehlerfrei hochgeladen werden kann. 

4) Daten in DATEV Unternehmen online verarbeiten und prüfen 

Überprüfen Sie die Vermittlung der Daten in folgenden Schritten:

  1. Starten Sie DATEV Unternehmen Online.
  2. Wählen Sie unter Meine Anwendungen | Belege online | Protokolle | Import | Extras | Import aus.
  3. Sie können in der nun angezeigten Maske einen Upload-Zeitraum auswählen. Sobald Sie das machen, wird eine Auflistung aller Uploads dieses Zeitraums angezeigt.
  4. In der Spalte Status sehen Sie den aktuellen Stand des Uploads.

5) Stellen Sie die exportierten Ausgaben in DATEV Unternehmen Online als Stapel bereit

Bei einem fehlerfreien Upload klicken Sie in DATEV Unternehmen Online links in der Navigation auf 'Belege'. Die Ausgaben wurden importiert und können jetzt als Stapel bereitgestellt werden. Wählen Sie die Option ‘Neu erfasste Liefernatenbelege bereitstellen’ unter ‘Bereitstellen’ aus.

Wichtig: Die Felder BU und Sachkonto sind in der standardisierten Erfassungsmaske ausgeblendet. Buchungsschlüssel und Sachkonten werden aus Circula nichtsdestotrotz übertragen. Wenn Sie diese überprüfen wollen, müssen sie die Konfigurationen ändern (Belege online - Konfigurieren der Erfassungsmaske Dok.-Nr.: 1080875).

Klicken Sie in dem nächsten Fenster auf ‘Lieferantenbelege Bereitstellen’.

Wählen Sie abschließend den Stapel aus, den Sie bereitstellen möchten und klicken auf 'Markierte Stapel bereitstellen'

Bitte öffnen Sie nun Ihre DATEV Software. Die exportierten Ausgaben können jetzt wie gewohnt importiert werden.

❕Wichtig: Bitte beachten Sie, dass ein erfolgreicher Import von Ihrem individuellen DATEV-Setup abhängt. Falls Sie Unterstützung brauchen oder Fragen haben, kontaktieren Sie uns unter support@circula.com oder der +49 30 588 491 01.

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