Auf einen Blick

Als Admin von den Circula Kreditkarten, können Sie über die Circula App, die Kreditkarten Ihres Unternehmens verwalten.
Bevor Sie jedoch Zugriff auf die verschiedenen Optionen erhalten, müssen Sie auf Circula Ihre Mobiltelefonnummer hinterlegen.

Hinweis

Dieser Artikel richtet sich ausschließlich an Kunden, die bereits alle Kreditkartenfunktionen in Circula nutzen können. Sollten Sie den Menüpunkt „Kreditkarten Admin“ im Menü sehen, können Sie die Anweisungen in diesem Artikel verwenden. Andernfalls empfehlen wir Ihnen, den entsprechenden Artikel zu lesen.
Im Zweifelsfall wenden Sie sich gerne an unser Support-Team.

Die Circula Kreditkarten geben Ihnen die Möglichkeit, Ihr Ausgabenmanagement noch einfacher und sicherer zu gestalten.

Hinzufügen einer Telefonnummer

Wichtig!

Bevor Admins und User ihre Kreditkarten verwenden können, müssen sie eine gültige Mobiltelefonnummer angeben und diese verifizieren.

Wenn ein Admin versucht, eine der folgenden Aktionen durchzuführen, sendet Circula aus Sicherheitsgründen eine SMS mit einem Code an diese Handynummer, um die Identität zu überprüfen:

Ein Admin versucht, eine neue Karte auszustellen.
Ein Admin versucht, das Kartenlimit, das Transaktionslimit oder die Häufigkeit der Limitierung zu ändern.
Ein Admin versucht, die Mobiltelefonnummer eines Users zurückzusetzen.

Um Ihre Telefonnummer hinzuzufügen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kreditkarten Admin".

Hinzufügen der Telefonnummer für Kreditkarten auf der Web-App
Geben Sie Ihre Telefonnummer ein und klicken Sie auf “Weiter”.
Wir senden wir Ihnen einen Code, den Sie eingeben müssen, um den Aktivierungsprozess abzuschließen.
Ihre Telefonnummer ist jetzt erfolgreich hinzugefügt.

Ausstellung einer neuen Kreditkarte

Um eine neue Kreditkarte auszustellen, gehen Sie zum Tab "Kreditkarten" über den Menüpunkt "Kreditkarten Admin" und klicken auf das gelbe Pluszeichen unten rechts im Bildschirm.

Neue Kreditkarten in der Web-App ausstellen
Wählen Sie den User aus, für den Sie diese Karte ausstellen möchten.
Wählen Sie die Art der Kreditkarte. Hier können Sie zwischen physischer Karte, virtueller Karte und einer einmaligen virtuellen Karte (Karte für eine einmalige Transaktion) auswählen.
Jetzt können Sie die Karte, nach Wahl gestalten, indem Sie das Limit und die monatliche oder jährliche Reaktivierung des Limits sowie das Limit pro Transaktion und die Laufzeit der Kreditkarte einfügen.
Klicken Sie auf den gelben "Kreditkarte ausstellen" Button. In einigen Fällen werden Sie danach aufgefordert, Ihre Identität zu bestätigen.

Wichtig

Falls Sie den Namen des Users, dem Sie eine Kreditkarte erstellen möchten, nicht finden können, hat der User entweder noch keine Mobiltelefonnummer hinzugefügt oder der User wurde nicht im "User Management" als Karteninhaber markiert. Weiterführende Informationen finden Sie hier.

Hinweis

Sollten Sie sich für eine physische Kreditkarte entscheiden, senden wir diese schnellstmöglich (hierbei beträgt die Durchschnittsdauer 5 Werktage) Ihrem Unternehmen zu und Sie können diese anschließend an Ihren Mitarbeitenden übergeben.

Kategorieeinschränkungen bei Kreditkarten

Mit Kategorieeinschränkungen können Admins steuern, in welchen Ausgabenkategorien Firmenkreditkarten verwendet werden dürfen. Dabei können bestimmte Kategorien gezielt erlaubt oder blockiert werden.

Transaktionen, die nicht den definierten Regeln entsprechen, werden direkt zum Zeitpunkt der Zahlung abgelehnt.

Diese Funktion unterstützt Unternehmen dabei, Ausgabenrichtlinien bereits vor der Zahlung durchzusetzen, unerwünschte oder nicht konforme Ausgaben zu reduzieren und den Einsatz von Kreditkarten im Unternehmen kontrolliert zu skalieren.

Wenn keine Kategorieeinschränkungen konfiguriert sind, ändert sich nichts.

Funktionsweise

Konfiguration

Admins können Kategorieeinschränkungen aktivieren und folgende Einstellungen vornehmen:

Modus

Erlaubt (Standard): Nur ausgewählte Kategorien sind erlaubt
Blockiert: Ausgewählte Kategorien werden gesperrt

Kategorien

Mehrfachauswahl aus einer vordefinierten Liste (von Pliant zur Verfügung gestellt)
Die Auswahl bleibt bestehen, auch wenn der Modus geändert wird

Geltungsbereich

Kategorieeinschränkungen gelten für:

Virtuelle Karten
Einmalige virtuelle Karten
Physische Karten

Die Regeln greifen unmittelbar nach der Kartenerstellung oder nach dem Speichern von Änderungen.

Verhalten bei Zahlungen

Transaktionen, die nicht den definierten Regeln entsprechen, werden direkt bei der Autorisierung abgelehnt.

Wo kann ich Kategorieeinschränkungen einstellen?

Bei der Kartenerstellung
Im Erstellungsprozess der Karte können Kategorieeinschränkungen direkt konfiguriert werden. Standardmäßig ist die Funktion deaktiviert.

Bei bestehenden Karten
Kategorieeinschränkungen können in der Kartenübersicht für aktive Karten angepasst werden. Änderungen werden sofort wirksam.

Wichtig

Wird die Funktion aktiviert, ohne Kategorien auszuwählen, wird die Konfiguration beim Speichern wieder deaktiviert.
Die Einstellungen gelten immer nur für die jeweilige Karte.
Änderungen wirken sich nur auf zukünftige Transaktionen aus

Welche Kategorien können eingeschränkt werden?

Folgende Kategorien stehen zur Auswahl:

Advertising & Marketing
Computing & Software
Education & Training
Electronics & IT Equipment
Entertainment & Wellness
Food & Drinks
Gifts & Vouchers
Materials & Packaging
Office Supplies & Equipment
Services
Travel & Accommodation
Other

Hinweis

Diese Kategorien sind fest vorgegeben und können nicht angepasst werden.

Was sich nicht ändert

Die Funktion hat keine Auswirkungen auf:

Einreichung von Ausgaben
Freigabeprozesse
Rückerstattungen

Außerdem:

Die Erstellung von Karten wird nicht eingeschränkt.
Bereits erfolgte Transaktionen bleiben unverändert.

Häufige Fragen

Können Kategorien angepasst werden?

Nein, die Kategorien sind fest definiert.

Was passiert, wenn eine Transaktion nicht erlaubt ist?

Die Zahlung wird direkt abgelehnt.

Können Regeln nachträglich geändert werden?

Ja, Änderungen werden sofort auf zukünftige Transaktionen angewendet.

Können Karteninhaber die Einschränkungen umgehen?

Nein, die Regeln werden direkt bei der Zahlung durchgesetzt.

Warum wurde eine gültige Zahlung abgelehnt?

Möglicherweise wurde die Transaktion einer anderen Kategorie zugeordnet.

Tipp

Starten Sie mit dem Block-Modus für klar definierte Einschränkungen.
Nutzen Sie den Allow-Modus nur bei Bedarf für eine strengere Kontrolle.
Kommunizieren Sie die Regeln klar im Unternehmen.
Beobachten Sie abgelehnte Transaktionen nach der Einführung der Funktion sorgfältig.