Auf einen Blick

Kategorieeinschränkungen begrenzen die Nutzung von Firmenkreditkarten auf bestimmte Ausgabenkategorien.
Admins können Kategorien gezielt erlauben oder blockieren.
Transaktionen außerhalb dieser Regeln werden direkt bei der Zahlung abgelehnt.

Überblick

Mit Kategorieeinschränkungen können Admins steuern, in welchen Ausgabenkategorien Firmenkreditkarten verwendet werden dürfen. Dabei können bestimmte Kategorien gezielt erlaubt oder blockiert werden.

Transaktionen, die nicht den definierten Regeln entsprechen, werden direkt zum Zeitpunkt der Zahlung abgelehnt.

Diese Funktion unterstützt Unternehmen dabei, Ausgabenrichtlinien bereits vor der Zahlung durchzusetzen, unerwünschte oder nicht konforme Ausgaben zu reduzieren und den Einsatz von Kreditkarten im Unternehmen kontrolliert zu skalieren.

Wenn keine Kategorieeinschränkungen konfiguriert sind, ändert sich nichts.

Funktionsweise

Konfiguration

Admins können Kategorieeinschränkungen aktivieren und folgende Einstellungen vornehmen:

Modus

Erlaubt (Standard): Nur ausgewählte Kategorien sind erlaubt
Blockiert: Ausgewählte Kategorien werden gesperrt

Kategorien

Mehrfachauswahl aus einer vordefinierten Liste (von Pliant zur Verfügung gestellt)
Die Auswahl bleibt bestehen, auch wenn der Modus geändert wird

Geltungsbereich

Kategorieeinschränkungen gelten für:

Virtuelle Karten
Einmalige virtuelle Karten
Physische Karten

Die Regeln greifen unmittelbar nach der Kartenerstellung oder nach dem Speichern von Änderungen.

Verhalten bei Zahlungen

Transaktionen, die nicht den definierten Regeln entsprechen, werden direkt bei der Autorisierung abgelehnt.

Wo kann ich Kategorieeinschränkungen einstellen?

Bei der Kartenerstellung
Im Erstellungsprozess der Karte können Kategorieeinschränkungen direkt konfiguriert werden. Standardmäßig ist die Funktion deaktiviert.

Bei bestehenden Karten
Kategorieeinschränkungen können in der Kartenübersicht für aktive Karten angepasst werden. Änderungen werden sofort wirksam.

Wichtig

Wird die Funktion aktiviert, ohne Kategorien auszuwählen, wird die Konfiguration beim Speichern wieder deaktiviert.
Die Einstellungen gelten immer nur für die jeweilige Karte.
Änderungen wirken sich nur auf zukünftige Transaktionen aus

Welche Kategorien können eingeschränkt werden?

Folgende Kategorien stehen zur Auswahl:

Werbung und Marketing
Datenverarbeitung und Software
Bildung und Training
Electronik und IT-Ausrüstung
Unterhaltung und Wellness
Essen und Getränke
Geschenke und Gutscheine
Materialien und Verpackung
Bürobedarf und -ausrüstung
Dienstleistungen
Reisen und Unterkünfte
Sonstiges

Hinweis

Diese Kategorien sind fest vorgegeben und können nicht angepasst werden.

Was sich nicht ändert

Die Funktion hat keine Auswirkungen auf:

Einreichung von Ausgaben
Freigabeprozesse
Rückerstattungen

Außerdem:

Die Erstellung von Karten wird nicht eingeschränkt.
Bereits erfolgte Transaktionen bleiben unverändert.

Häufige Fragen

Können Kategorien angepasst werden?

Nein, die Kategorien sind fest definiert.

Was passiert, wenn eine Transaktion nicht erlaubt ist?

Die Zahlung wird direkt abgelehnt.

Können Regeln nachträglich geändert werden?

Ja, Änderungen werden sofort auf zukünftige Transaktionen angewendet.

Können Karteninhaber die Einschränkungen umgehen?

Nein, die Regeln werden direkt bei der Zahlung durchgesetzt.

Warum wurde eine gültige Zahlung abgelehnt?

Möglicherweise wurde die Transaktion einer anderen Kategorie zugeordnet.

Tipp

Starten Sie mit dem Block-Modus für klar definierte Einschränkungen.
Nutzen Sie den Allow-Modus nur bei Bedarf für eine strengere Kontrolle.
Kommunizieren Sie die Regeln klar im Unternehmen.
Beobachten Sie abgelehnte Transaktionen nach der Einführung der Funktion sorgfältig.