Auf einen Blick
Mit der Erkennung von Duplikaten erhalten Buchhaltende, die unternehmensweit als Buchhalter hinterlegt sind, eine Warnung, dass ein potenzielles Duplikat erkannt wurde.
Für die Nutzung dieses Features müssen Sie den entsprechenden Plan gebucht haben. Auskunft zu den Preisplänen finden Sie in der Preisgestaltung.
Was ist ein potenzielles Duplikat?
Circula erkennt und kennzeichnet potenzielle Duplikate automatisch durch den Abgleich von:
Betrag
Rechnungsdatum
Rechnungs-ID
Reisedatum
Wer kann Duplikate erkennen und bearbeiten?
Jeder User mit der Buchhalterrolle erhält eine Warnung, wenn ein potenzielles Duplikat gefunden wird.
Aber (aus Datenschutzgründen) könnte es sich bei dem Duplikat um eine Ausgabe aus einer Gruppe handeln, die dieser Buchhaltende nicht sehen darf. In diesem Fall sieht der Buchhaltende eine Fehlermeldung und kann die Ausgabe nicht aufrufen.
Daher können nur unternehmensweite Buchhalter:innen (für User außerhalb von Gruppen, s. Ausgaben-Gruppen) die Funktion in vollem Umfang für das gesamte Unternehmen nutzen, da sie alle Ausgaben öffnen können.
Wie werden doppelte Ausgaben und Reisen gekennzeichnet?
Wenn ein potenzielles Duplikat entdeckt wird, erscheint ein Ausrufezeichen auf der Ausgabe unter "Offene Prüfungen" und eine Meldung in der Ausgabendetailansicht:
Ausrufezeichen in der Liste der offenen Prüfungen
Detailansicht der Ausgabe
Meldung zur Erkennung potenzieller Duplikate in der Aufgabenansicht
Wenn Sie auf "Ausgabe anzeigen" klicken, öffnet Circula ein Fenster, das die beiden möglichen doppelten Ausgaben oder Reisen anzeigt, sodass sie leicht verglichen werden können:
Duplikate können in dieser Ansicht direkt verglichen werden
Was kann der Buchhalter tun, wenn ein Duplikat entdeckt wird?
Von dort aus können Buchhalter entweder
Die Duplikatserkennung ignorieren
Die doppelte Ausgabe oder Reise ablehnen und an den Mitarbeiter zurücksenden
Hinweis
Wenn eine doppelte Ausgabe oder Reise abgelehnt wird, wird der Ablehnungsgrund automatisch wie folgt festgelegt: "Diese Ausgabe/Reise wurde bereits eingereicht."
Diese Nachricht kann geändert werden, bevor die Ablehnung bestätigt wird.
Haben Sie noch Fragen?
💬 Chat Support
📞 +49 30 588 491 01
✉️️ support@circula.com