Mit der Circula Kreditkarte werden Transaktionen von virtuellen und physischen VISA Kreditkarten in Echtzeit als Ausgaben in Circula automatisch erstellt. Dieser Prozess vereinfacht die Buchhaltung, da den automatisch erstellten Ausgaben in der Circula-App nur noch Belege beigefügt werden müssen. Legen Sie individuelle Budgets fest und behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick über alle ausgestellten Karten und Ausgaben. Hierzu muss zuvor die Integration zu unserem Schnittstellenpartner Pliant* hergestellt werden.

Sobald Sie die Pliant Integration aktiviert haben, finden Sie diese in der Circula Web-App unter Integrationen:

Um einen detailierten Einblick in die Vorgänge bei Pliant zu erhalten, werfen Sie einen Blick in Pliants Help Center.

Alle Einkäufe, die ein Nutzer nun mit der Circula Kreditkarte tätigen, erscheinen direkt in der Circula App mit den Transaktionsdaten:

Diese Ausgaben müssen nun lediglich überprüft, möglicherweise ergänzt und abschließend eingereicht werden.

Unternehmen, die Kreditkarten verwenden, wollen sicherstellen, dass alle Gelder, die mit der Firmenkreditkarte (und damit dem Unternehmen) bezahlt werden, rechtzeitig bearbeitet werden. Um die Geschäftskosten des Monats rechtzeitig abzuschließen, müssen Buchhaltende alle eingereichten Kreditkartenkosten exportieren. Es kommt jedoch häufig vor, dass Mitarbeitende vergessen, ihre Kreditkartenausgaben einzureichen.

❗️ Wenn Mitarbeitende vergessen haben, die Einreichung der Kreditkartenausgaben abzuschließen (z. B. Belege oder Kategorien festzulegen), ist es wichtig, dass Buchhalter diese daran erinnern, die jeweiligen Einreichungen abzuschließen, damit sie die Ausgaben exportieren können.❗️

Unternehmen können zwischen der Nutzung von Kreditkonten und vorfinanzierten Konten wählen. Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Optionen ist die Art und Weise, wie ein Unternehmen die Nutzung der Karten finanziert.

Diese Funktion steht allen Nutzern zur Verfügung, um Ausgaben mit nur einem Klick wiederzufinden.

Gehen Sie dafür zu "Expenses" und klicken in der oberen rechten Ecke auf "Filter".

Es öffnet sich ein neuer Bereich, in dem Sie unter "Zahlungsart" die Möglichkeit haben "Kreditkarte" auszuwählen. Klicken Sie auf "Filter anwenden" und fertig!

In dieser Ansicht haben Sie nun eine Übersicht aller Kreditkarten-Ausgaben.

❗️Für Genehmigende und Buchhaltende ermöglicht dieses Feature ebenfalls eine einfache Möglichkeit, Ausgaben schnell wiederzufinden. Gehen Sie dafür zum Reiter "Prüfung & Freigabe" und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf "Filter". Es öffnet sich genau wie zuvor ein neuer Bereich, in dem Sie unter "Zahlungsart" die Möglichkeit haben, die "Kreditkarte" auszuwählen. Klicken Sie auf "Filter anwenden" und haben nun eine Übersicht aller Kreditkarten-Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden.

Unter "Prüfung & Freigabe" finden Sie als Buchhaltender in der oberen Leiste nun einen neuen Reiter mit dem Namen "Kreditkarte". Hier haben Sie eine detaillierte Übersicht aller freigegebenen und noch offenen Ausgaben. Behalten Sie somit einen klaren Überblick über offene Ausgaben und erinnern Sie Ihre Mitarbeitenden daran, alle offenen Ausgaben rechtzeitig einzureichen.

In der Übersicht aller Kreditkarten-Ausgaben haben Sie nun zudem die Möglichkeit, mehrere Ausgaben auf einmal freizugeben. Dafür klicken Sie links neben den ausstehenden Ausgaben in das kleine Feld und setzen ein Häkchen bei allen Ausgaben, die Sie gern freigeben würden. Klicken Sie nun auf das grüne Häkchen links über allen Ausgaben und fertig.

*Karten werden von Transact Payments Malta Limited gemäß einer Lizenz von VISA Europe Limited ausgegeben. Transact Payments Malta Limited ist von der maltesischen Finanzaufsichtsbehörde (Malta Financial Services Authority) als Finanzinstitut gemäß dem Financial Institution Act 1994 ordnungsgemäß zugelassen und reguliert. Registrierungsnummer C 91879.