Auf einen Blick
Die Funktion zur Erkennung unlesbarer Belege erkennt automatisch verschwommene, dunkle oder unlesbare Belege in der mobilen App.
Die Erkennung unlesbarer Belege reduziert die Frustration und den Zeitaufwand für Buchhaltende, da sie den wiederholten Einreichungszyklus von Belegen eliminiert.
Die Erkennung unlesbarer Belege verbessert die Qualität der Dokumentation, was zu schnelleren Genehmigungen führt und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellt.
Diese Funktion ist ausschließlich den Plänen Professional und Professional Plus vorbehalten.
Was ist die Funktion "Erkennung unlesbarer Belege"?
Die Funktion wurde entwickelt, um die Qualität der eingereichten Belege sicherzustellen. Wird ein Beleg hochgeladen, der unscharf, zu dunkel oder anderweitig unlesbar ist, gibt Circula eine sofortige Warnung aus und fordert den User auf, ein besseres Foto zu machen.
Dieses System löst ein zentrales Problem für Finanzprofis, da unlesbare Belege ein Hauptgrund für die Ablehnung von Spesen und Ausgaben sind und einen zeitraubenden Korrekturprozess nach sich ziehen. Indem die Funktion Qualitätsprobleme bereits bei der Einreichung erkennt, reduziert sie den administrativen Aufwand und optimiert den Genehmigungsprozess.
Vorteile der Erkennung unlesbarer Belege
Die Implementierung dieser Funktion bringt mehrere entscheidende Vorteile für das Ausgaben-Management mit sich:
Reduzierter administrativer Aufwand: Manuelle Überprüfungen und die Kennzeichnung unlesbarer Belege durch das Finanzteam entfallen. Das reduziert den Zeitaufwand für Korrekturen und Nachfragen erheblich.
Verbesserte Usererfahrung: Die Funktion ermöglicht einen „beim ersten Mal richtig“-Ansatz, der zu schnelleren Genehmigungen und einem beschleunigten Erstattungszyklus für Mitarbeiter führt.
Verbesserte Compliance: Die Funktion stellt sicher, dass eingereichte Belege gesetzliche und regulatorische Anforderungen erfüllen, wie beispielsweise die GoBD. Diese schreiben die Lesbarkeit von Finanzdokumenten für Steuer- und Prüfungszwecke vor.
So funktioniert's
Der Erkennungsprozess wird direkt auf dem mobilen Gerät des Users ausgeführt.
Lokale Verarbeitung: Die Prüfung der Bildqualität erfolgt direkt auf dem Gerät (iOS oder Android) – entweder beim Aufnehmen eines Fotos oder beim Hochladen aus der Galerie. Dabei wird das Bild nicht an einen Server übertragen.
Qualitätskriterien: Das System bewertet Bilder anhand mehrerer Kriterien, darunter Unschärfe, Kontrast, allgemeine Lesbarkeit und die Sichtbarkeit wichtiger Details.
Sofortiges User-Feedback: Wird ein Beleg als unlesbar markiert, erscheint eine Warnung. Der User kann den Beleg trotzdem einreichen, erhält aber eine proaktive Benachrichtigung über mögliche Probleme.
Benachrichtigung für Genehmigende und Buchhaltende: Wird ein so markierter Beleg eingereicht, erscheint eine entsprechende Warnung für Genehmigende und Buchhaltende im Genehmigungs- und Prüfungsprozess. Das liefert ihnen Kontext zur Qualität des Dokuments.
Benachrichtigung eines unlesbaren Belegs in der mobilen App
Hinweis
Aktuelle Einschränkung:
Die Funktion ist derzeit nur in den mobilen Apps (iOS und Android) verfügbar. Uploads über die Web-Version werden noch nicht unterstützt.
Kriterien für unlesbare Belege
Häufige Probleme:
Verschwommene Fotos: Verursacht durch Verwacklungen oder einen schlechten Fokus.
Schlechte Beleuchtung: Bilder, die zu dunkel oder überbelichtet sind.
Ausgeblichener Text: Verlust des Kontrasts, insbesondere bei Thermopapierbelegen.
Unvollständige Sichtbarkeit: Teile des Belegs sind verdeckt, gefaltet oder zerrissen.
Verzerrte Winkel: Belege, die in einem Winkel aufgenommen wurden, der den Text verzerrt.
Erwünschte Eigenschaften:
Scharfer, gut lesbarer Text.
Ausreichender Kontrast zwischen Text und Hintergrund.
Vollständige Sichtbarkeit aller wichtigen Spesenangaben.
Korrekte Beleuchtung und guter Fokus.
Häufig gestellte Fragen
In welchen Plänen wird diese Funktion verfügbar sein?
Diese Funktion ist exklusiv in den Plänen Professional und Professional Plus verfügbar. Sie ist nicht im Starter-Plan enthalten.
Funktioniert diese Funktion beim Fotografieren und beim Hochladen aus der Galerie?
Ja. Die Erkennung ist aktiv, sowohl für Fotos, die in der App aufgenommen werden, als auch für Bilder, die aus der Fotogalerie des Geräts hochgeladen werden.
Wird mich diese Funktion daran hindern, einen Beleg einzureichen?
Das System blockiert die Einreichung nicht. Es dient als Hilfestellung und gibt eine Warnung aus. Sie können den Beleg bei Bedarf trotzdem einreichen.
Was, wenn ich denke, dass die Erkennung falsch ist?
Sie können die Warnung des Systems ignorieren und den Beleg trotzdem einreichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Erkennung fehlerhaft ist. Die Funktion ist als Hilfestellung gedacht und soll kein Hindernis darstellen.
Warum ist diese Funktion nicht in der Web-App verfügbar?
Diese Funktion wurde zunächst für die mobilen Apps entwickelt, da Belege dort am häufigsten erfasst werden. Eine Unterstützung für Uploads über die Web-Version ist für eine zukünftige Version geplant.
Mein Beleg wurde als unlesbar markiert. Was soll ich tun?
Wenn ein Beleg markiert wird, empfiehlt es sich, ein neues Foto unter besseren Bedingungen aufzunehmen. Das Problem lässt sich in der Regel beheben, indem der Beleg glatt, gut beleuchtet und scharf fotografiert wird.
Haben Sie noch Fragen?
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