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Tagestouren

Alles, was Sie über Tagestouren wissen müssen.

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Verfasst von Özge E.
Gestern aktualisiert

Auf einen Blick

  • Mit den Tagestouren können mehrere tägliche Reisen zusammen erfasst und eingereicht werden.

  • Tagestouren können sowohl über die Web-App, als auch über die mobile App eingereicht werden.

  • Tagestouren sind Reisen von 8 bis 24 Stunden Dauer, die üblicherweise eine Tagespauschale für Reisende beinhalten.


Was sind Tagestouren?

Tagestouren stellen eine besondere Form der Reisen dar, die sich durch ihre Dauer und die Art auszeichnen. Es handelt sich hierbei um Reisen, deren Gesamtdauer zwischen 8 und 24 Stunden liegt und die in der Regel eine Tagespauschale für die Reisenden beinhalten. Mit den Tagestouren können User alle relevanten Reisetage innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesammelt erfassen und einreichen. Diese Funktion vereinfacht die Spesenabrechnung für wiederkehrende Tagestouren, da Tage in Kürze ausgewählt oder abgewählt werden können.

Wichtige Details zur Dateneingabe

  • Reisezeiträume: Die Funktion unterstützt die Abrechnung von Reisen für mehrere Tage einer Woche oder eines Monats, auch für einen ganzen Monat. Während es möglich ist, auch Reisen für zurückliegende Monate einzureichen, werden Reisen, die sich über mehrere Monate erstrecken, nicht unterstützt. In diesem Fall muss für jeden Monat einzeln eine Reise angelegt werden.

  • Gemeinsame Eingaben: Allgemeine Reisedetails wie Start- und Endzeiten sowie das Reiseziel können für alle ausgewählten Tage gleichzeitig eingegeben werden. Bei Bedarf können diese Details anschließend für jeden einzelnen Tag individuell angepasst werden.

  • Pflichtfelder und optionale Felder:

    • Die Felder für Startzeit, Endzeit und Reiseziel sind immer Pflichtfelder.

    • Die Felder "Projekt" und "Kostenstelle" erscheinen nur, wenn diese für Ihr Unternehmen relevant sind. Es werden keine neuen Felder speziell für Tagestouren eingeführt.

    • Das Feld "Zweck" ist nur dann ein Pflichtfeld, wenn es in den Einstellungen aktiviert ist.

Automatische Berechnungen und Systemfunktionen

  • Tagespauschalen: Das System berechnet automatisch die entsprechenden (Halbtags-)Pauschalbeträge.

  • 3-Monats-Regel: Wie bei der klassischen Reiseabrechnung werden auch hier Benachrichtigungen zur 3-Monats-Regel ausgelöst, falls die Reise die Regel betrifft.

  • Duplikaterkennung: Ein Mechanismus zur Duplikaterkennung ist integriert. Er funktioniert sowohl innerhalb der Tagestouren als auch zwischen Tagestouren und regulären Geschäftsreisen, um doppelte Einreichungen zu verhindern.

  • Aktualisierung in Echtzeit: Die Berechnungen werden automatisch aktualisiert, sobald Sie Änderungen vornehmen, die sich auf das Ergebnis auswirken (z.B. Zeiten oder Reiseziel).

Besondere Fälle und zusätzliche Funktionen

  • Nachtreisen: Auch Reisen, die sich über Nacht erstrecken (z.B. bei LKW-Fahrern), werden von der Funktion abgedeckt.

  • Mahlzeitenabzüge: Für Tagestouren gelten die gleichen Einstellungen wie für reguläre Reisen. Falls in Ihrem Konto standardmäßig Mahlzeiten abgezogen werden, wird diese Einstellung auch für Tagestouren übernommen.

  • Zusätzliche Ausgaben: User können innerhalb derselben Einreichung zusätzliche Ausgaben (z.B. Kilometerpauschalen) hinzufügen.

Genehmigungsprozess

  • Workflow: Eingereichte Tagestouren durchlaufen den gleichen Genehmigungs- und Buchhaltungsprozess wie klassische Reisen.

  • Überprüfung: Genehmigende können die Tagestouren an- oder ablehnen, Buchhaltende können diese zusätzlich auch anpassen.

  • Duplikaterkennung: Auch im Genehmigungsprozess greift die Duplikaterkennung, um die Überprüfung zu erleichtern.

Hinweis

  • Das Feature "Tagestouren" ist kostenpflichtig. Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team, um die Freischaltung zu besprechen und diese Funktion für Ihr Konto zu aktivieren.


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