Auf einen Blick
Sie können Essensbelege in der Circula Mobile- oder Web-App einreichen, um diese für Ihren Essenszuschuss anrechnen lassen.
Belege können nur innerhalb des Monats ihrer Ausstellung eingereicht werden, das Belegdatum ist die Grundlage für die Berechnung des Essenszuschuss.
Bei der Einreichung sind einige gesetzliche Vorgaben zu beachten.
Nach erfolgreicher Prüfung durch Circula berechnen wir automatisch den maximalen Erstattungsbetrag aus allen korrekten Einreichungen.
Vorgaben
Gemäß des BMF-Schreibens vom 18.01.2019 gelten folgende Vorgaben:
Die digitale Essenmarke ist nur zum Erwerb von arbeitstäglichen Mahlzeiten zu verwenden. Der Zuschuss darf nur für Mittags- und Abendmahlzeiten verwendet werden, die der Arbeitnehmer selbst bezahlt hat.
Maßgeblich für die Beurteilung, ob es sich um eine Frühstücks-, Mittags- oder Abendmahlzeit handelt, ist der Zeitpunkt der Essenseinnahme.
Mahlzeiten aus digitalen Essensmarken sind dafür vorgesehen, innerhalb der gesetzlichen Erholungspausen eingenommen zu werden. Im Falle einer Tätigkeit in einem Home Office oder einer täglichen Arbeitszeit von nicht mehr als sechs Stunden, können sie auch vor bzw. nach der Arbeitszeit eingenommen werden. (Siehe BMF-Schreiben vom 18.1.2019, Punkt 3.)
Lebensmittel gelten nur dann als Mahlzeit, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind - hierzu gehören Getränke, wenn Sie im Zusammenhang mit einer Mahlzeit eingenommen werden.
Non-Food-Artikel sind ausdrücklich nicht erstattungsfähig. Beispiele hierfür sind Spülmittel, Haushaltsgegenstände, Alkohol und Tabakwaren.
Anforderungen an den Beleg
Alle eingereichten Quittungen haben den Voraussetzungen des § 146a AO in Verbindung mit § 6 KassenSichV und dem § 33 UStDV zu entsprechen.
Sind auf einem Beleg Mahlzeiten von mehreren Personen ausgewiesen, sollten die von Ihnen verzehrten Mahlzeiten auf der Quittung kenntlich gemacht werden.
Sind auf dem Beleg Artikel ausgewiesen, die nicht Teil der eingereichten Mahlzeit sind, so sollte das auf der Quittung kenntlich gemacht werden.
Bitte beachten Sie, dass eventuelle Rabatte auch auf dem Beleg ersichtlich sein müssen.
Für mehr Kontext zum Rechtlichen Hintergrund des Essenszuschuss, besuchen Sie gerne unseren Artikel "Circula Essenszuschuss I Juristischer Kontext".
Wichtig
Circula prüft jede einzelne Einreichung. Nur Belege welche die oben genannten Vorgaben erfüllen können akzeptiert werden und fließen in die Berechnung mit ein.
Belege einreichen
Sie können Belege stets innerhalb des Monats ihrer Ausstellung in der Circula Mobile- oder Web-App einreichen, um diese für Ihren Essenszuschuss anrechnen lassen.
Für jeden Tag an dem Sie Essensbelege einreichen und erhalten maximal 7,23 € pro Tag. Pro Monat können Sie Belege an bis zu 15 Tagen erstattet bekommen. Dies entspricht einem steuerfreien Verpflegungszuschuss von bis zu 108,45 € pro Monat (2024).
Mobile App
Am bequemsten können Sie Belege mit der Circula mobile App einreichen, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:
Gehen Sie zu "Benefits" in der mobile App.
Klicken Sie auf den gelben Plus Button, und wählen "Mittagessen".
Scannen Sie Ihren Beleg. (Alternativ: Wählen Sie einen Beleg aus der Ablage oder aus Ihren internen Gerätespeicher.)
Optional: Markieren Sie die Gerichte oder Artikel, welche Teil Ihrer Mahlzeit waren.
Klicken Sie "Einreichen".
Im Tab "Benefits" können Sie Ihre Einreichungen überprüfen. (Jede Einreichung hat einen Status, genehmigte Quittungen zeigen den berechneten Erstattungsbetrag).
Web App
In der Circula Web App können Sie ebenfalls Essenszuschüsse einreichen, befolgen Sie hierzu die folgenden Schritte:
Klicken Sie auf "Benefits" in der Web App
Klicken Sie auf den gelben Plus Button, und wählen "Mittagessen".
Laden Sie einen Beleg hoch oder wählen Sie einen Beleg aus der Ablage.
Klicken Sie auf "Einreichen"
Im Tab "Benefits" können Sie Ihre Einreichungen überprüfen. (Jede Einreichung hat einen Status, genehmigte Quittungen zeigen den berechneten Erstattungsbetrag).
Der Lunch Benefit ist nicht freigeschalten?
Sollte Circula Lunch für Ihren Account bislang nicht freigeschalten sein, wenden Sie sich bitte an Ihre Personalabteilung.
Fragen und Antworten
Bis wann müssen meine Belege eingereicht werden?
Zu bezuschussende Belege eines Monats müssen immer innerhalb des Monats der Ausstellung eingereicht werden, um bei der Berechnung des Zuschusses wirksam zu werden.
Bitte beachten Sie:
Für etwaige Korrekturen erweitern wir dieses Zeitfenster auf den 01. bis 03. des Folgemonats. In diesem Zeitrahmen eingereichte Benefits sollten korrekt sein und allen Vorgaben entsprechen, da ab dem 04. keine Nachreichungen mehr möglich sind.
❗️ Bitte reichen Sie also alle Belege zeitnah und korrekt ein, um Ihr Budget möglichst gut auszuschöpfen.
Kann ich mehr als 15 Belege einreichen?
Ja, natürlich! Wenn Sie mehr als 15 Belege einreichen, sorgen wir dafür, dass der höchstmögliche Betrag für Sie berechnet wird.
Wie reiche ich mehrere Belege an einem Tag ein?
Es dürfen täglich Belege von mehreren Kaufstellen eingereicht werden, wenn sie zu einer Mahlzeit zusammengefasst wurden. Die Belege können gesammelt und zusammen eingereicht werden (bis zu 3 Belege können einer Einreichung hinzugefügt werden).
Falls nachträglich noch ein Beleg dazu kommt, kann dieser auch Beleg einzeln eingereicht (Circula fügt die Belege eines Tages am Ende des Monats zusammen und berechnet den täglichen Erstattungsbetrag).
Kann ich auch Getränke einreichen?
Es dürfen auch Getränke eingereicht werden, wenn sie üblicherweise im Zusammenhang mit einer Mahlzeit eingenommen werden. Alkoholhaltige Getränke sind hiervon ausgeschlossen.
Damit wir nachvollziehen können, dass ein Getränk in Verbindung mit einer Mahlzeit eingenommen wurde, sollten Getränke stets zusammen mit anderen Lebensmitteln eingereicht werden. Die Positionen können natürlich auch auf mehrerer Belegen stehen.
Kann ich auf Vorrat für mehr als eine Mahlzeit einkaufen?
Nein. Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen.
Muss ich die Belege aufbewahren?
Circula speichert Belege revisionssicher. Falls Ihr Unternehmen keine anderen Vorgaben äußert, müssen Belege nicht aufbewahrt werden. Wir raten aber, die Belege aufzuheben, bis die Prüfung in Circula erfolgt ist.
Kann ich den Essenszuschuss nutzen, wenn ich im Home Office bin?
Ja! Im Home Office ist die Nutzung von Circula Benefits unter denselben Voraussetzungen möglich.
Kann ich den Essenszuschuss während der Kurzarbeit nutzen?
Ja! Der Zuschuss entfällt nur bei “Kurzarbeit 0” (100% Arbeitsausfall).
Kann ich Circulas Essenszuschuss nutzen wenn ich auf Geschäftsreise bin?
Nein! Da auf Geschäftsreise Tagespauschalen ausbezahlt werden können, ist der Zuschuss durch Essensgutscheine damit hier nicht möglich.
Kann ich Circulas Essenszuschuss an Tagen mit kurzen Außenterminen nutzen?
Wenn der Arbeitnehmer an einem Tag sowohl eine Auswärtstätigkeit als auch Arbeit an seiner normalen Tätigkeitsstätte verübt hat, kann er Circula Benefits an diesem Tag nutzen, wenn er keine steuerfreie Verpflegungspauschale in Anspruch genommen hat und die Auswärtstätigkeit unter 8 Stunden andauerte.
Kann ich Belege aus dem Ausland einreichen?
Die erste Tätigkeitsstätte des einreichenden Mitarbeiters muss in Deutschland sein, der Mitarbeiter muss in Deutschland steuer- und sozialversicherungspflichtig sein. Außerdem darf der Mitarbeiter sich nicht auf Geschäftsreise befinden. Sollten diese Voraussetzungen erfüllt sein, kann der Mitarbeiter Belege aus dem Ausland einreichen.
Wie erhalte ich die Erstattung vom Arbeitgeber?
Die Erstattung erfolgt im Folgemonat zusammen mit dem Gehalt. Sie erhalten den Zuschuss also ganz bequem direkt auf Ihr Konto.
Fallen für mich als Arbeitnehmer Kosten an?
Nein. Die Nutzungskosten von Circula trägt Ihr Arbeitgeber. Für Sie als Arbeitnehmer erhöht sich einfach nur das Nettogehalt.
Werden die Daten gespeichert, wenn ich mein Smartphone wechsele?
Ja! Deine Daten werden in der Circula App gespeichert. Sie können sich mit dem neuen Smartphone einloggen.
Kann ich zu einem späteren Zeitpunkt wieder von diesem Vertrag zurücktreten?
Sollten Sie sich in der Zukunft dazu entscheiden Circula Benefits nicht mehr zu nutzen, wenden Sie sich einfach an die Personalabteilung Ihres Unternehmens.
Werden meine Daten vertraulich behandelt?
Ja. Circula sorgt dafür, dass Ihre Daten sicher sind. Alle Informationen zum Datenschutz bei Circula finden Sie hier.
Weitere Informationen zum juristischen Kontext und details finden Sie in unserem Artikel "Essenszuschuss | Juristischer Kontext"
Haben Sie noch Fragen?
💬 Chat Support
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