Auf einen Blick
Hier finden Buchhalter Tipps und Empfehlungen, um
die eigenen Unternehmensanforderungen in Circula abzubilden,
manuellen Aufwand zu reduzieren,
von maximaler Transparenz zu profitieren
und Fehler bei Ausgaben zu minimieren.
🗂️ Finanzielle Struktur sauber abbilden
Mit den richtigen Einstellungen lässt sich die finanzielle Struktur Ihres Unternehmens in Circula präzise abbilden und automatisieren.
Nutzen für Buchhalter:
So profitieren Sie von einem deutlich reduzierten manuellen Aufwand und einer geringeren Fehleranfälligkeit bei jeder einzelnen Ausgabe.
Hinweis
Admins Ihres Unternehmensaccounts können im Tab "Einstellungen" mittels weniger Klicks Kostenträger, Kostenstellen & Kategorien erstellen.
| Infos | ⚙️ Mögliche Anpassungen |
| Die Angabe eines Kostenträgers kann für Einreicher bei Ausgaben und Reisen verpflichtend gemacht werden
⚙️ Hinweis: | |
Drei Anwendungsoptionen:
| Standardmäßig ist das Kostenstellenfeld nur für Buchhalter sichtbar.
⚙️ Hinweis: Soll das Kostenstellenfeld auch für Einreicher verfügbar sein, wenden Sie sich bitte an das Support-Team. | |
Kategorien & Steuersätze |
| Über das Support-Team möglich:
⚙️ Nicht benötigte Standardkategorien umbenennen oder deaktivieren ⚙️ Steuersätze deaktivieren oder zusätzliche Steuersätze für Ihren Account anlegen |
🔎 Fehler früh vermeiden: Duplikate und fehlerhafte Ausgaben frühzeitig erkennen
Mit den richtigen Einstellungen erkennen Sie potenzielle Fehler oder Duplikate bei Ausgaben frühzeitig und können Korrekturen vornehmen, bevor diese verbucht werden.
Nutzen für Buchhalter:
Sie erhalten automatisch einen Warnhinweis bei möglichen Duplikaten oder bei Verstößen gegen Ihre Reisekostenrichtlinien. So reduzieren Sie Fehler, minimieren manuellen Aufwand und sorgen für maximale Transparenz in der Ausgabenprüfung.
| Infos | Aktivierung |
| ✔️ Diese Funktion ist standardmäßig freigeschaltet und muss nicht separat aktiviert werden. | |
Beispiele:
| ✔️ Die Konfiguration erfolgt durch den Admin im Circula-Account unter "Einstellungen" und ist mit wenigen Klicks abgeschlossen. |
⚙️ Manuellen Aufwand reduzieren: Kostenstellen automatisieren
Als Buchhalter haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Kostenstellen in Circula zu automatisieren. So werden Kostenstellen bei Ausgaben bereits vorausgefüllt und müssen nicht manuell ausgewählt werden.
Nutzen für Buchhalter:
Weniger manueller Aufwand bei der Prüfung von Ausgaben
Klare Verantwortlichkeiten durch gezielte Zuweisungen
Reduzierte Komplexität durch automatisierte Prozesse
| Infos | Aktivierung |
Kostenstelle pro User hinterlegen | Die Kostenstelle eines Mitarbeiters kann durch den Admin im "User Management" direkt am User hinterlegt werden. | ✔️ Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert. |
Kostenstellenfeld für Einreicher freischalten | Standardmäßig ist das Kostenstellenfeld nur für Buchhalter sichtbar. | ⚙️ Die Aktivierung erfolgt über das Support-Team. |
Buchhalteransicht für Einreicher freischalten | Standardmäßig können nur Buchhalter folgende Angaben bei Ausgaben vornehmen:
Diese Buchhalteransicht kann optional auch für Einreicher in der Web-App aktiviert werden.
⚠️ Achtung: Circula empfiehlt diese Einstellung nicht, da sie zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit führen und den manuellen Prüfaufwand für Buchhalter erhöhen kann. | ⚙️ Die Aktivierung erfolgt über das Support-Team |
Ausgaben-Gruppen mit Kostenstellen anlegen | Im "User Management" kann der Admin unter "Ausgaben-Gruppen" Gruppen mit zugehörigen Einreichern, Genehmigern und Buchhaltern anlegen. | ✔️ Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert. |
📊 Überblick & Kontrolle: So behalten Buchhalter alle Ausgaben im Blick
Als Buchhalter haben Sie die Aufgabe, sämtliche Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden im Blick zu behalten, diese sinnvoll zu strukturieren und für Exporte korrekt aufzubereiten. Dabei unterstützen Sie die Ausgabenübersicht sowie die integrierte Such- und Filterfunktion.
Nutzen für Buchhalter:
Voller Überblick über alle eingereichten, geprüften und exportierten Ausgaben
Gezielte Selektion von Daten, um aussagefähig gegenüber Mitarbeitenden und Management zu sein
Strukturierte Exporte für die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung
Hinweis
Unabhängig vom Tab gilt: Die Such- und Filterfunktion rechts oben hilft Ihnen, Ausgaben gezielt einzugrenzen und optimal vorzubereiten – sowohl für die Übersicht als auch für Exporte.
Such- und Filterfunktion in Circula
| Infos | Filtern & exportieren |
Tab "Alle"
= Ihre zentrale Übersicht | Der Tab "Alle" enthält sämtliche Ausgaben unabhängig vom Status:
Zweck des Tabs:
| Best Practice:
So haben Sie schnell eine transparente Aufstellung zur Hand.
|
= Vorbereitung für die Buchhaltung | In den Tabs "FiBu Export" und "LoBu Export" sammeln sich:
| Vor dem Export wichtig:
Nutzen Sie die Filterfunktion, um festzulegen, wie die Ausgaben gruppiert werden sollen.
Sie können z. B. filtern nach:
|
= Exportierte Datensätze verwalten | Nach dem Export erscheinen die Ausgaben im Tab "Reports":
| Deshalb gilt: Die gewünschte Struktur immer vor dem Export festlegen und entsprechend filtern. |
Haben Sie noch Fragen?
💬 Chat Support
📞 +49 30 588 491 01
✉️️ support@circula.com