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Tipps für Buchhalter

So nutzen Buchhalter Circula optimal und passen es an ihre Unternehmensanforderungen an.

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Verfasst von Marie Schäfer
Gestern aktualisiert

Auf einen Blick

Hier finden Buchhalter Tipps und Empfehlungen, um

  • die eigenen Unternehmensanforderungen in Circula abzubilden,

  • manuellen Aufwand zu reduzieren,

  • von maximaler Transparenz zu profitieren

  • und Fehler bei Ausgaben zu minimieren.

🗂️ Finanzielle Struktur sauber abbilden

Mit den richtigen Einstellungen lässt sich die finanzielle Struktur Ihres Unternehmens in Circula präzise abbilden und automatisieren.

Nutzen für Buchhalter:
So profitieren Sie von einem deutlich reduzierten manuellen Aufwand und einer geringeren Fehleranfälligkeit bei jeder einzelnen Ausgabe.

Hinweis

  • Admins Ihres Unternehmensaccounts können im Tab "Einstellungen" mittels weniger Klicks Kostenträger, Kostenstellen & Kategorien erstellen.

Infos

⚙️ Mögliche Anpassungen

Kostenträger

  • Setzen sich aus einem Projektnamen und einer Kostenträgernummer zusammen

  • Entsprechen häufig Projekten, die einem Kunden zugeordnet sind

Die Angabe eines Kostenträgers kann für Einreicher bei Ausgaben und Reisen verpflichtend gemacht werden
(standardmäßig ist sie optional).

⚙️ Hinweis:
Die Aktivierung erfolgt über das Support-Team und ist kostenfrei.
Eine erneute Deaktivierung ist kostenpflichtig.

Kostenstellen

  • Bestehen aus dem Namen der Kostenstelle und einer Kostenstellennummer

  • Bilden häufig die Unternehmensstruktur, z. B. Abteilungen, ab

Drei Anwendungsoptionen:

  1. Der Buchhalter wählt die Kostenstelle manuell bei der Ausgabe aus

  2. Die Kostenstelle wird einem User im "User Management" durch den Admin zugewiesen und automatisch bei der Einreichung hinterlegt

  3. Die Kostenstelle wird einer Ausgaben-Gruppe im "User Management" durch den Admin zugewiesen und automatisch bei Einreichungen aller Gruppenmitglieder gesetzt

Standardmäßig ist das Kostenstellenfeld nur für Buchhalter sichtbar.

⚙️ Hinweis:

Soll das Kostenstellenfeld auch für Einreicher verfügbar sein, wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

Kategorien & Steuersätze

  • Standardkategorien und -steuersätze sind in Ihrem Account vordefiniert vorhanden
    → Diese können nicht selbstständig bearbeitet werden.

  • Neue Kategorien mit Buchungskonten kann Ihr Admin jederzeit erstellen und anpassen

Über das Support-Team möglich:

⚙️ Nicht benötigte Standardkategorien umbenennen oder deaktivieren

⚙️ Steuersätze deaktivieren oder zusätzliche Steuersätze für Ihren Account anlegen

Haben Sie noch Fragen?

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💬 Chat Support
​📞 +49 30 588 491 01
​✉️️ support@circula.com

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