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Tipps für Buchhalter

So nutzen Buchhalter Circula optimal und passen es an ihre Unternehmensanforderungen an.

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Verfasst von Marie Schäfer
Diese Woche aktualisiert

Auf einen Blick

Hier finden Buchhalter Tipps und Empfehlungen, um

  • die eigenen Unternehmensanforderungen in Circula abzubilden,

  • manuellen Aufwand zu reduzieren,

  • von maximaler Transparenz zu profitieren

  • und Fehler bei Ausgaben zu minimieren.

🗂️ Finanzielle Struktur sauber abbilden

Mit den richtigen Einstellungen lässt sich die finanzielle Struktur Ihres Unternehmens in Circula präzise abbilden und automatisieren.

Nutzen für Buchhalter:
So profitieren Sie von einem deutlich reduzierten manuellen Aufwand und einer geringeren Fehleranfälligkeit bei jeder einzelnen Ausgabe.

Hinweis

  • Admins Ihres Unternehmensaccounts können im Tab "Einstellungen" mittels weniger Klicks Kostenträger, Kostenstellen & Kategorien erstellen.

Infos

⚙️ Mögliche Anpassungen

Kostenträger

  • Setzen sich aus einem Projektnamen und einer Kostenträgernummer zusammen

  • Entsprechen häufig Projekten, die einem Kunden zugeordnet sind

Die Angabe eines Kostenträgers kann für Einreicher bei Ausgaben und Reisen verpflichtend gemacht werden
(standardmäßig ist sie optional).

⚙️ Hinweis:
Die Aktivierung erfolgt über das Support-Team und ist kostenfrei.
Eine erneute Deaktivierung ist kostenpflichtig.

Kostenstellen

  • Bestehen aus dem Namen der Kostenstelle und einer Kostenstellennummer

  • Bilden häufig die Unternehmensstruktur, z. B. Abteilungen, ab

Drei Anwendungsoptionen:

  1. Der Buchhalter wählt die Kostenstelle manuell bei der Ausgabe aus

  2. Die Kostenstelle wird einem User im "User Management" durch den Admin zugewiesen und automatisch bei der Einreichung hinterlegt

  3. Die Kostenstelle wird einer Ausgaben-Gruppe im "User Management" durch den Admin zugewiesen und automatisch bei Einreichungen aller Gruppenmitglieder gesetzt

Standardmäßig ist das Kostenstellenfeld nur für Buchhalter sichtbar.

⚙️ Hinweis:

Soll das Kostenstellenfeld auch für Einreicher verfügbar sein, wenden Sie sich bitte an das Support-Team.

Kategorien & Steuersätze

  • Standardkategorien und -steuersätze sind in Ihrem Account vordefiniert vorhanden
    → Diese können nicht selbstständig bearbeitet werden.

  • Neue Kategorien mit Buchungskonten kann Ihr Admin jederzeit erstellen und anpassen

Über das Support-Team möglich:

⚙️ Nicht benötigte Standardkategorien umbenennen oder deaktivieren

⚙️ Steuersätze deaktivieren oder zusätzliche Steuersätze für Ihren Account anlegen

🔎 Fehler früh vermeiden: Duplikate und fehlerhafte Ausgaben frühzeitig erkennen

Mit den richtigen Einstellungen erkennen Sie potenzielle Fehler oder Duplikate bei Ausgaben frühzeitig und können Korrekturen vornehmen, bevor diese verbucht werden.

Nutzen für Buchhalter:

Sie erhalten automatisch einen Warnhinweis bei möglichen Duplikaten oder bei Verstößen gegen Ihre Reisekostenrichtlinien. So reduzieren Sie Fehler, minimieren manuellen Aufwand und sorgen für maximale Transparenz in der Ausgabenprüfung.

Infos

Aktivierung

Erkennung von Duplikaten

  • Doppelte Ausgaben werden automatisch anhand von Betrag, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Reisedatum erkannt und entsprechend gekennzeichnet.

  • Buchhalter außerhalb von Gruppen sehen die betroffenen Belege direkt im Vergleich zur Prüfung. Buchhalter mit Gruppenzuordnung erhalten einen entsprechenden Warnhinweis.

✔️ Diese Funktion ist standardmäßig freigeschaltet und muss nicht separat aktiviert werden.

Reisekostenrichtlinien

  • Unternehmensinterne Reisekostenrichtlinien können hier gezielt in Circula abgebildet werden.

  • Für einzelne Kategorien lassen sich Betragsgrenzen definieren: pro Ausgabe oder pro Kalenderjahr. Eine Richtlinie kann für das ganze Unternehmen oder nur für ausgewählte User gelten.

Beispiele:

  • Einzelausgabe: „Für die Kategorie Taxi dürfen maximal 50 EUR pro Ausgabe eingereicht werden.“

  • Kalenderjahr: „Für die Kategorie Flüge dürfen innerhalb eines Kalenderjahres insgesamt maximal 600 EUR abgerechnet werden.“

  • Sobald ein definiertes Limit überschritten wird, werden Genehmiger und Buchhalter direkt innerhalb der betreffenden Ausgabe informiert.

✔️ Die Konfiguration erfolgt durch den Admin im Circula-Account unter "Einstellungen" und ist mit wenigen Klicks abgeschlossen.

⚙️ Manuellen Aufwand reduzieren: Kostenstellen automatisieren

Als Buchhalter haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Kostenstellen in Circula zu automatisieren. So werden Kostenstellen bei Ausgaben bereits vorausgefüllt und müssen nicht manuell ausgewählt werden.

Nutzen für Buchhalter:

  • Weniger manueller Aufwand bei der Prüfung von Ausgaben

  • Klare Verantwortlichkeiten durch gezielte Zuweisungen

  • Reduzierte Komplexität durch automatisierte Prozesse

Infos

Aktivierung

Kostenstelle pro User hinterlegen

Die Kostenstelle eines Mitarbeiters kann durch den Admin im "User Management" direkt am User hinterlegt werden.
Sie wird bei jeder neuen Ausgabe automatisch vorausgefüllt.

✔️ Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert.

Kostenstellenfeld für Einreicher freischalten

Standardmäßig ist das Kostenstellenfeld nur für Buchhalter sichtbar.
Optional kann das Feld auch für Einreicher freigeschaltet werden, sodass diese die Kostenstelle selbst auswählen können.

⚙️ Die Aktivierung erfolgt über das Support-Team.

Buchhalteransicht für Einreicher freischalten

Standardmäßig können nur Buchhalter folgende Angaben bei Ausgaben vornehmen:

  • Kostenstelle hinterlegen

  • Steuersätze anpassen

  • Beträge splitten

  • Rechnungsnummer vergeben

Diese Buchhalteransicht kann optional auch für Einreicher in der Web-App aktiviert werden.

⚠️ Achtung: Circula empfiehlt diese Einstellung nicht, da sie zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit führen und den manuellen Prüfaufwand für Buchhalter erhöhen kann.

⚙️ Die Aktivierung erfolgt über das Support-Team

Ausgaben-Gruppen mit Kostenstellen anlegen

Im "User Management" kann der Admin unter "Ausgaben-Gruppen" Gruppen mit zugehörigen Einreichern, Genehmigern und Buchhaltern anlegen.
Einer Gruppe kann eine feste Kostenstelle zugeordnet werden, die bei jeder Ausgabe der Einreicher automatisch hinterlegt wird.

✔️ Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert.

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