Auf einen Blick
Mit der Frist für die Einreichung von Kreditkartenausgaben können Unternehmen eine klare und automatisierte Einreichungsfrist für Kreditkartenausgaben festlegen.
Übersicht
Viele Unternehmen stehen bei Kreditkartenausgaben vor Herausforderungen wie verspäteten Einreichungen oder fehlenden Belegen, Verzögerungen beim Monatsabschluss sowie unvollständiger Dokumentation bei Prüfungen. Die Frist für die Einreichung von Kreditkartenausgaben unterstützt Unternehmen dabei, dass Ausgaben zeitnah eingereicht werden, der Monatsabschluss schneller durchgeführt wird und eine konsistente sowie prüfbare Finanzdokumentation sicherzustellen.
📑 Für Admins
Admins und Buchhaltende profitieren davon, dass sie entscheiden können, ob die Frist für die Einreichung von Kreditkartenausgaben für ihre Organisation aktiviert wird. Dadurch erhalten sie eine klarere Struktur für die rechtzeitige Einreichung von Kreditkartenausgaben und können die Vollständigkeit der Dokumentation besser sicherstellen.
💳 Für Karteninhaber
Karteninhaber profitieren von klaren Fristen und visuellen Hinweisen, die ihnen zeigen, bis wann Kreditkartenausgaben eingereicht werden müssen. So können sie ihre Ausgaben rechtzeitig einreichen und behalten jederzeit den Überblick über offene Aufgaben. Wenn die Funktion nicht aktiviert ist, ändert sich für die User nichts.
Wichtig
Die Funktion gilt nur für Kreditkartenausgaben.
Es gibt keine Auswirkungen auf:
Ausgaben mit Rückerstattung
Organisationen ohne aktivierte Frist
Funktionsweise der Frist
Hinweis
Die Fristregel ist fest definiert und kann nicht angepasst werden.
Jede Kreditkartenausgabe muss:
innerhalb von 7 Tagen nach der Zahlung eingereicht werden
spätestens allerdings bis zum 3. Tag des folgenden Monats
Für die Berechnung wird die in der Organisation konfigurierte Zeitzone verwendet.
📑 Für Admins: Wie aktiviere ich die Frist für die Einreichung von Kreditkarten-Ausgaben?
Navigieren Sie zu "Einstellungen" und dann auf den Reiter "Kreditkarten".
Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf "Frist aktivieren".
Hinweis
Die Frist ist standardmäßig deaktiviert.
Nach der Aktivierung gilt die Regel sofort für die gesamte Organisation.
Bei einer Deaktivierung werden alle fristbezogenen Hinweise und UI-Elemente entfernt.
Tipp
Um die Frist zu deaktivieren navigieren Sie zu "Einstellungen" und dann auf den Reiter "Kreditkarten".
💳 Für Karteninhaber: Was ändert sich?
In Ihren "To-dos" erscheint eine neue Spalte: „Fälligkeitsdatum“.
Diese zeigt:
In X Tagen, wenn die Frist bevorsteht
Vor X Tagen, wenn die Ausgabe überfällig ist (rot markiert)
Wenn die Organisation keine aktive Frist hat, wird diese Spalte nicht angezeigt.
Überfällige Ausgaben
Eine Ausgabe wird als "Überfällig" markiert, wenn:
die Einreichungsfrist überschritten wurde.
die Ausgabe noch nicht vollständig eingereicht wurde.
Wenn eine Ausgabe überfällig ist:
wird der Status "Überfällig" in Rot angezeigt.
wird die Ausgabe automatisch an den Anfang der Liste verschoben.
Wenn User auf den Status klicken, sehen sie eine Erklärung:
warum die Ausgabe überfällig ist.
welche Frist im Unternehmen gilt.
Ausgabendetails (Web & Mobile)
Unter dem Namen der Ausgabe wird ein Frist-Counter angezeigt.
Wenn eine Ausgabe überfällig ist:
wird der Counter rot dargestellt
Beim Anklicken oder Antippen des Status wird eine Erklärung zur Frist und zum Status Überfällig angezeigt.
Hinweis
Auf mobilen Geräten gibt es aufgrund des begrenzten Bildschirms keine Spalte für das Fälligkeitsdatum.
Hier können Sie die Frist über den Überfälligkeits-Status und die Sortierung der Ausgaben einsehen.
Zusammenspiel mit anderen Ausgabenstatus
Entwurf: Zeigt eine zusätzliche Erinnerung zur Einreichungsfrist.
In Prüfung: Wenn eine Ausgabe verspätet eingereicht wurde, aber bereits zur Prüfung eingereicht ist, bleibt sie im Status In Prüfung.
Abgelehnt: Wenn eine verspätet eingereichte Ausgabe abgelehnt wird, erhält sie den Status Abgelehnt.
Überfällig: Der Status Überfällig gilt nur, wenn eine Ausgabe nach Ablauf der Frist noch nicht vollständig eingereicht wurde.
Häufige Fragen
Können wir die Frist anpassen?
Nein. Die Fristregel ist fest definiert, um eine konsistente Nutzung sicherzustellen.
Was passiert, wenn eine Ausgabe zu spät eingereicht wird?
Die Ausgabe wird als Überfällig markiert, bis sie eingereicht wird.
Der Freigabeprozess bleibt unverändert.
Wird die Nutzung der Kreditkarte bei überfälligen Einreichungen blockiert?
Nein. Die Funktion beeinflusst nur die Einreichung von Ausgaben sowie deren Sichtbarkeit und Nachverfolgung.
Werden überfällige Ausgaben automatisch abgelehnt?
Nein. Überfällig ist ein Status zur Kennzeichnung und Nachverfolgung und hat keinen Einfluss auf die Freigabeentscheidung.
Haben Sie noch Fragen?
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